Zakup roweru na firmę w kosztach uzyskania przychodu?

Przeczytaj także: Zakup skutera = koszty firmy i odliczenie VAT?

Kto rozlicza koszty i dlaczego to jest ważne?
Nie każdy kto płaci podatek dochodowy może rozliczać koszty. Ten przywilej dotyczy tylko osób prowadzących działalność gospodarczą, które rozliczają się na zasadach ogólnych (skalą podatkową) lub liniowo. Rzeczywiście poniesionych kosztów nie rozliczają m.in. pracownicy etatowi, a także przedsiębiorcy korzystający z ryczałtu lub karty podatkowej.

Koszty mogą znacząco obniżyć podatek dochodowy do zapłaty. Dzieje się tak dlatego, że podatek obliczany na zasadach ogólnych lub liniowo to procent od dochodu, który stanowią przychody pomniejszone o koszty. Im większe koszty, tym mniejszy podatek. Koszty powinny więc być jak najwyższe. Trzeba jednak pamiętać, że nie każdy wydatek można rozliczyć w firmie.

Rower w firmie trzeba udowodnić – ale to nie jest trudne
Aby wydatek mógł zostać rozliczony musi spełniać pewne kryteria. Koszt musi być powiązany z uzyskaniem przychodu lub utrzymaniem (zabezpieczeniem) jego źródła. Jednocześnie przepisy nie mogą wprost wykluczać danego wydatku z kosztów.

Tak skonstruowana definicja sprawia, że często w grę wchodzą subiektywne opinie urzędników mówiące o tym, czy coś może być kosztem. Wobec tego, aby poprawnie rozliczać swoją działalność trzeba znać nie tylko same przepisy, ale także praktykę.

Rozliczanie w firmie roweru jest możliwe nie tylko w przypadku np. kuriera, czy właściciela pizzerii, jak mogłoby się wydawać. Każdy przedsiębiorca może zdecydować, że dla niego najwygodniejszym środkiem transportu jest właśnie rower. Wtedy może go rozliczyć, o ile udowodni tę potrzebę. Argumentami mogą być tutaj m.in. dojazdy:

• do biura (także coworkingowego) lub gabinetu,
• do siedziby klienta lub w miejsce wykonywania usługi,
• do sklepu, hurtowni itp. po towar lub wyposażenie,
• na konferencję branżową, szkolenie związane z działalnością, itp.

Jak widać możliwości jest dużo i są one analogiczne, jak w przypadku uzasadnienia samochodu w firmie. Oczywiście trzeba pamiętać, by każdy wydatek był udokumentowany fakturą.

W kontekście rozliczania roweru warto także pamiętać, że wydatki na rower i części do niego pozwalają odliczać 100% VAT. Nie ma tutaj ograniczeń takich, jak w przypadku samochodów.

Posiadanie w firmie samochodu nie wyklucza roweru
Z pewnością wielu przedsiębiorców rozlicza już w firmie wydatki związane z samochodem. Może to być zarówno samochód firmowy (wpisany do ewidencji środków trwałych), jak i prywatny wykorzystywany do działalności. W obu przypadkach nie wyklucza to rozliczania roweru. Wystarczy, że przedsiębiorca:

• jest w stanie udowodnić, że wykorzystuje rower do celów firmowych,
• może wykazać kiedy korzysta z roweru, a kiedy z samochodu.

Udowodnienie potrzeby posiadania roweru firmowego oprócz samochodu nie powinno być trudne. Argumentami ekonomicznymi, które przemawiają za rowerem mogą być niższe koszty, a także szybsze poruszanie się po zakorkowanym mieście. Z kolei samochód może służyć głównie do dłuższych podróży lub takich, które wymagają przewiezienia towaru.

Czy rower warty ponad 3,5 tys. zł trzeba amortyzować?
Według ogólnej zasady zakupy o wartości powyżej 3,5 tys. zł podlegają amortyzacji. Mówiąc w uproszczeniu, amortyzacja to mechanizm rozliczania wydatku „na raty”, czyli stopniowo przez okres określony w przepisach. Czy działa on w przypadku roweru?

Ogólnie amortyzacja roweru o wartości powyżej 3,5 tys. zł jest konieczna, ale istnieje opcja skorzystania z amortyzacji jednorazowej, która niejako zaprzecza idei amortyzacji – drogi zakup nie rozlicza się stopniowo, tylko jednorazowo. Taka możliwość istnieje w przypadku zakupu roweru „na firmę” przez nowych przedsiębiorców i tzw. małych podatników.