Dieta za zagraniczną podróż służbową przedsiębiorcy w KPiR

Przeczytaj także: Diety za podróż służbową w kosztach uzyskania przychodu

Przytoczona interpretacja odniosła się m.in. do zaliczania w ciężar kosztów diet przedsiębiorców prowadzących firmy transportowe (jako że tutaj mamy najczęściej z nimi do czynienia). Czytamy w niej, że:

„(…) Okoliczność, iż istotą prowadzonej działalności gospodarczej jest wykonywanie usług transportowych, nie wyklucza możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wartości diet stanowiących ekwiwalent pieniężny przeznaczony na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej, tak na obszarze kraju, jak i poza jego granicami. Nie znajduje zatem uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności (w tym wypadku usług transportowych) nie wchodzi w zakres podróży służbowych.(…)”

Minister Finansów przyznał tym samym, że także przedsiębiorca prowadzący firmę transportową, który jest jednocześnie kierowcą w swojej firmie, może w ciężar kosztów zaliczyć wartość przysługujących mu diet z tytułu zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej.

Przypomnijmy, że dieta krajowa wynosi obecnie 30 zł, diety zagraniczne są natomiast określone w różnej wysokości w zależności od tego, z którym państwem mamy do czynienia (z reguły jest to ok. 40 euro za każdy dzień podróży służbowej).

Niemniej wyjazd przedsiębiorcy-kierowcy za granicę często ma miejsce w jednym miesiącu, zaś powrót do kraju w miesiącu następnym. Stąd też rodzi się pytanie, w którym momencie wartość owych diet zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodu i ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Odpowiedzią prawidłową wydaje się być stwierdzenie: po zakończeniu podróży służbowej (a więc po fizycznym powrocie do kraju). Dlaczego?

Przypomnijmy bowiem, że w przypadku zagranicznych podróży służbowych odbywanych środkami komunikacji lądowej, czas jej trwania liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicą do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju.

Przedsiębiorca zatem nie dowie się, ile diet mu przysługuje, dopóki podróż służbowa dobiegnie do końca, a więc nie nastąpi powrót do kraju.

Co do samej wartości diet trzeba tutaj pamiętać, że te są określone w walutach obcych (np. w euro). Konieczne jest zatem ich przeliczenie na złote polskie. W tym celu prawidłowym jest zastosowanie art. 11a ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówiącego, że koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Po analizie tego przepisu rodzi się jednak kolejne pytanie: jak określić dzień poniesienia kosztu?
Odpowiedź na nie jest różna w zależności od tego, jakie księgi prowadzi dany przedsiębiorca: podatkową księgę przychodów i rozchodów czy też księgi rachunkowe? W niniejszym artykule skupiamy się na prowadzeniu PKPiR. Stąd też należy sięgnąć do regulacji zawartej w art. 22 ust. 6b ustawy mówiącej, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Diety z tytułu podróży służbowych przedsiębiorców rozliczane są tutaj za pomocą dowodu wewnętrznego. Oznacza to, że przy przeliczaniu wartości diet na złote polskie należy stosować średni kurs NBP obowiązujący w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień wystawienia takiego dowodu (oczywiście najwcześniejszym dniem jego wystawienia może być dzień zakończenia podróży służbowej, a więc powrót do kraju). Samego księgowania należy zaś dokonać w kolumnie 13 księgi „Pozostałe wydatki” pod datą wystawienia dowodu wewnętrznego.