Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów

Przeczytaj także: JPK na żądanie organu podatkowego. Co warto wiedzieć?

Kiedy księga przychodów i rozchodów może być uznana za nierzetelną?

W różnych sytuacjach KPiR może zostać uznana za prowadzoną nierzetelnie. Zdarzy się tak, jeśli na przykład w trakcie kontroli okaże się, że podatnik nie wpisał danych do księgi w odpowiednim terminie. Dodatkowo warto pamiętać, że zakup materiałów podstawowych powinien być wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, a najpóźniej przed przekazaniem do magazynu. Jeśli w trakcie kontroli okaże się więc, że w magazynie są towary, które nie są ujęte w księdze w wymaganym przepisami prawa terminie, księga będzie uznana za nierzetelną.

Przy badaniu rzetelności czy niewadliwości księgi nie jest brany pod uwagę stopień winy podatnika, tzn. czy świadomie zawyżył koszty, czy nieświadomie się pomylił. Na przykład pobyt w szpitalu jest traktowany jako zdarzenie losowe i może być czynnikiem, który zostanie wzięty pod uwagę podczas oceny prawidłowości prowadzonej księgi.

W innych sytuacjach urząd skarbowy może stwierdzić, że księga przychodów i rozchodów była prowadzona nierzetelna i szacunkowo ustalić dochód z pominięciem zapisów w niej dokonanych.

Księga może być uznana za prowadzoną nierzetelnie wówczas, gdy:

• dochód jest znacznie niższy od przeciętnie uzyskanego przez innych podatników w danej branży oraz podobnych warunkach prowadzenia działalności,
• wynika z niej ewidentna sprzeczność,
• dochód jest rażąco niższy od tego, jaki byłby konieczny do pokrycia wydatków podatnika np. kwota zakupu towarów handlowych wynosi znacznie więcej, niż kwota ewidencjonowanej sprzedaży tych samych towarów; może to oznaczać, że podatnik niepotrzebnie tworzy zapasy towarów, których nie jest wstanie sprzedać albo zaniża wartość sprzedaży, w tym przypadku remanent pozwoli ustalić jaki jest stan faktyczny.

Konsekwencje nierzetelnego prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów

Podatnicy, którzy nierzetelnie prowadzą księgę przychodów i rozchodów muszą liczyć się z tym, że podlegają karze grzywny nawet do 240 stawek dziennych (ta grzywna może przewyższyć kwotę 5 000 000 zł). W sprawach mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Takiej samej karze także podlega podatnik, który wadliwie prowadzi księgę (ta grzywna może przekraczać 30 000 zł).

O czym jeszcze pamiętać, prowadząc Księgę Przychodów i Rozchodów?

Podstawowe zasady prowadzenia KPiR:

1. Księgę prowadzi się w miejscu wykonywania działalności gospodarczej lub we wskazanym miejscu.
2. Przy komputerowym prowadzeniu księgowości należy przechowywać zapisy na trwałych nośnikach (np. CD-R czyli nośnik który uniemożliwi przypadkowe skasowanie plików archiwalnych).
3. Na dowodach księgowych nie można dokonywać żadnych poprawek oraz zapisów. Jeśli podatnik stwierdzi błąd w otrzymanym dowodzie księgowym powinien wystąpić o jego korektę (dotyczy to zwłaszcza faktur). Wszelkie opisy dokumentów dokonuje się na ich odwrocie.
4. Podatnik jest zobowiązany do przechowywania wszystkich dowodów księgowych razem z księgą przychodów i rozchodów w miejscu wykonywania działalności gospodarczej lub w miejscu wskazanym przez podatnika (np. siedziba podatnika, jeżeli jest inna aniżeli miejsce prowadzenia działalności). Dowodami księgowymi w ujęciu podatkowym są wszelkie faktury zarówno sprzedaży jak i zakupu, faktury korygujące, rachunki, noty korygujące, dokumenty celne, opłaty skarbowe, sądowe, pocztowe oraz wszystkie inne, które mogą stanowić potwierdzenie zaistnienia zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem.
5. Aby księga mogła być uznana za prawidłowo prowadzoną, musi zostać zapewnione:
   a) bezzwłoczny dostęp do treści dokonywanych zapisów,
   b) wykonywanie wydruku wszystkich danych z zachowaniem porządku chronologicznego oraz wzorem księgi,
   c) przechowywanie danych w postaci elektronicznej w sposób chroniący przed ich zniszczeniem, zatarciem albo zniekształceniem.
6. Pomimo prowadzenia księgi w wersji elektronicznej, przedsiębiorca jest zobowiązany do sporządzenia wydruków comiesięcznej ewidencji zdarzeń gospodarczych, a także podsumowania zapisów za dany miesiąc, w terminie do 20 miesiąca następującego po miesiącu, którego dane dotyczą.

Jak poprawić błąd w Księdze Przychodów i Rozchodów?

Błąd w księdze przychodów i rozchodów poprawia się poprzez skreślenie dotychczasowej treści, a następnie wpisanie nowej. Należy jednak pamiętać, że błędny zapis, który został skreślony, wciąż musi być czytelny. Ponadto przy poprawce powinien znaleźć się podpis, a także data wprowadzenia poprawki.

Jest też inna metoda. Wprowadzenie do księgi przychodów i rozchodów niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów, zapisy zmniejszające przychody albo koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus („-”) lub kolorem czerwonym. Co ważne, nie można poprawiać błędów w księdze poprzez zamazanie ich korektorem albo taśmą korygującą, ścieranie gumką lub kilkukrotne przekreślanie. Jeśli kontrola dopatrzy się tego typu formy wprowadzania poprawek, może wówczas potraktować księgę jako wadliwą.