Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów

Przeczytaj także: JPK na żądanie organu podatkowego. Co warto wiedzieć?

Jak prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów

Prowadzona przesz podatnika księga przychodów i rozchodów powinna być spójna i jednolita. Karty w KPiR powinny być kolejno ponumerowane, a księga zbroszurowana. Podczas ewidencjonowania sprzedaży (a także wydatków) podatnik powinien uwzględnić kolejny numer wpisu, datę uzyskanego przychodu (datę wydatku) i kwotę. Każde zdarzenie gospodarcze powinno zawierać także dane kontrahenta i zwięzły opis transakcji (np. zakup materiałów biurowych). Zapisy w ewidencji należy wprowadzać chronologicznie, na podstawie dowodów księgowych (przede wszystkim faktury, rachunki), starannie, czytelnie i regularnie, w języku polskim i w polskiej walucie. Wpisy powinny być wprowadzane po zakończeniu każdego dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu.

Księga przychodów i rozchodów może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Ponieważ wymaga się, aby wpisy do księgi były czytelne i staranne, forma elektroniczna jest o wiele bardziej wygodnym rozwiązaniem. W razie pomyłki - zamiast kreślić – wystarczy bowiem edytować wpis.

Wady w Księdze Przychodów i Rozchodów

Co ważne, księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy. Zgodnie z § 11 pkt. 2 Rozporządzenia MF z dnia 26-08-2013 r. w sprawie prowadzenia Księgi przychodów i rozchodów, za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz objaśnieniami do wzoru księgi opracowanego przez Ministra Finansów. Konieczne jest więc zachowanie tego samego układu KPiR, jak wskazano we wzorze podanym w rozporządzaniu. Forma graficzna księgi może być dowolna.

Wady w księdze to:

• brak dat,
• niechronologiczne zapisy,
• zaklejanie zapisów,
• brak wszystkich danych kontrahenta.

Jeśli więc podatnik prowadzący księgę przychodów i rozchodów w wersji elektronicznej nie uzupełnia danych dotyczących kontrahenta lub przedmiotu działalności i często wpisuje dane w nieodpowiednich kolumnach, to w ten sposób narusza przepisy i prowadzona przez niego księga jest wadliwa.

Rzetelne prowadzenie KPiR według prawa

Zgodnie z § 11 pkt. 3 i 4 Rozporządzenia Ministerstwa Finansów z dnia 26-08-2013 r. w sprawie prowadzenia Księgi przychodów i rozchodów, za rzetelną uznaję się księgę przychodów i rozchodów, której zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Dopuszcza się popełnienie błędu, który nie spowoduje, że księga zostanie uznana za nierzetelną. Błąd nie może jednak przekraczać 0,5 proc. przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy albo przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego (czy też organ kontroli skarbowej) stwierdzi istnienie tego błędu.

Jeśli na przykład podatnikowi zdarza się nie ewidencjonować przychodów albo błędnie wpisać kwoty przychodu, a niewpisane kwoty przychodu stanowią 0,48 proc. przychodu wskazanego w KPiR za rok podatkowy 2012, to księgę uzna się za prowadzoną rzetelnie. Natomiast jeżeli w roku 2013 niewpisane kwoty przychodu oraz błędnie wpisane kwoty stanowić będą 0,60 proc. przychodu wykazanego w KPiR za dany rok podatkowy, księga zostanie uznana za prowadzoną nierzetelnie.

Księga przychodów i rozchodów nie zostanie uznana za nierzetelną w sytuacjach, gdy:

• błędne zapisy są skutkiem ewidentnej pomyłki, a podatnik posiada prawidłowe dowody księgowe dokumentujące dane zdarzenie gospodarcze,
• podatnik uzupełnił zapisy albo dokonał korekty przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego, czy też organu kontroli skarbowej,
• błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania (np. przez pomyłkę zawyżono przychody firmy), pod warunkiem że nie jest to błąd podlegający na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych i kosztów robocizny,
• na skutek nieszczęśliwego wypadku albo zdarzenia losowego podatnik nie był w stanie prowadzić księgi.