Zakup laptopa na raty = korekta kosztów w podatku dochodowym

Przeczytaj także: Powrotna korekta kosztów w podatku dochodowym nadal występuje

Na takie zakupy spora część przedsiębiorców się decyduje. Wydatek związany z zakupem laptopa czy tableta rozkłada się tutaj bowiem na dosyć długi okres, przez co miesięczna rata jest mało odczuwalna dla finansów szczęśliwego posiadacza. Oczywiście jeżeli zakup taki jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, wydatek z tym związany jest kwalifikowanych do kosztów uzyskania przychodu firmy. Nie można jednak zapominać, że zakupy na raty wiążą się z dodatkowymi trudnościami na gruncie podatku dochodowego. Dlaczego?

Wartość oferowanego przez operatora telefonii cyfrowej sprzętu dostarczanego wraz z zawarciem stosownej umowy na świadczenie usług telekomunikacyjnych wacha się od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych. Z reguły jednak jego cena nie przekracza netto istotnego na gruncie podatku dochodowego limitu 3,5 tys. zł. Dzięki czemu zakupione urządzenie nie musi tutaj być uznawane za środek trwały i podlegać amortyzacji. Przedsiębiorca jego wartość może odnieść bezpośrednio w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Niestety takie korzystne na początku rozwiązanie (płacimy bowiem pierwszą ratę, zaś w kosztach księgujemy pełną wartość sprzętu, wynikającą z faktury) na późniejszym etapie powoduje pewne komplikacje i istotnie traci na atrakcyjności. Wszystko przez tzw. korektę kosztów w podatku dochodowym, która wynika z art. 15b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i odpowiednio art. 24d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

I tak przedsiębiorcy muszą pamiętać, że w przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwoty wynikającej z faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) - kwoty wynikającej z umowy albo innego dokumentu, i nieuregulowania tej kwoty w terminie 30 dni od daty upływu terminu płatności, są obowiązani do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwotę wynikającą z tych dokumentów.

Jeżeli natomiast termin płatności jest dłuższy niż 60 dni, zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwotę wynikającą z dokumentów wskazanych wyżej dokonuje się z upływem 90 dni od daty zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodów, o ile nie została ona uregulowana w tym terminie.

Stosownego zmniejszenia należy dokonać w miesiącu, w którym upływają powyższe terminy. Późniejsze uregulowanie zobowiązania powoduje zaś prawo do zwiększenia kosztów o kwoty wcześniej skorygowane. Jak nietrudno zauważyć, przytoczone regulacje nie należą do najprostszych, dlatego też przedstawmy je na przykładzie zakupu laptopa.

Załóżmy że przedsiębiorca dokonał zakupu od operatora telefonii komórkowej laptopa 22 kwietnia 2014 r. Na zakup ten otrzymał fakturę opiewającą na całą wartość sprzętu, tj. 3 000 zł netto, przy czym zapłata została rozłożona na 30 równych miesięcznych rat. Pierwsza z nich (w wysokości 100 zł), z terminem płatności do 25 kwietnia, została uregulowana w dniu zakupu, każda następna jest natomiast płatna do 25 dnia danego miesiąca. Raty te są regulowane w terminie.

Przedmiotowy laptop został uznany za wyposażenie firmy i odniesiony w ciężar kosztów w dacie faktury w kwocie 3 000 zł.
Pierwsza rata została zapłacona w kwietniu, druga w maju, trzecia w czerwcu, a czwarta w lipcu zgodnie z harmonogramem. Termin płatności pierwszej i drugiej raty jest krótszy niż 60 dni (odpowiednio 25 kwiecień i 25 maj). Stąd też należy zbadać, czy ich zapłata nastąpiła przed 30 dniem licząc od upływu terminu płatności. Przedsiębiorca płacił w terminie, stąd też warunki te zostały zachowane. Rata 3 i 4 są płatne odpowiednio do 25 czerwca i 25 lipca 2014 r. Termin ich płatności jest zatem dłuży niż 60 dni (podobnie zresztą jak i termin płatności każdej kolejnej raty). Stąd też należy zbadać, czy zostały one uregulowane do 90-tego dnia od dnia ujęcia kosztu w księgach.

Przedmiotowy laptop został zaliczony w ciężar kosztów 22 kwietnia 2014 r. 90 dni od tej daty upływa zatem 20 lipca 2014 r. Niewątpliwie w tym terminie została uregulowana rata za czerwiec, zaś rata za lipiec może zostać zapłacona już po upływie owych 90 dni (przedsiębiorca ma na to czas bowiem do 25 lipca). Co za tym idzie, już ta rata winna podlegać korekcie (jeżeli do 20 lipca nie zostanie zapłacona), niemniej z uwagi na to, że korekta miałaby miejsce w miesiącu, w którym rata ta zostanie uregulowana, nie ma potrzeby tworzenia sztucznego zapisu, który w pierwszej kolejności zmniejszyłby koszty, w drugiej zaś je powiększył.
Niestety miesiąc lipiec jest tym, w którym podatnik i tak będzie musiał dokonać korekty kosztów o wartość tych rat, które zostaną uregulowane w terminach późniejszych.

Jak zostało to już wyżej wskazane, korektą nie zostaną objęte raty za cztery pierwsze miesiące: tj. kwiecień, maj, czerwiec i lipiec (łączna wartość tych rat wynosi 400 zł). Ponieważ w lipcu upływa 90-ty dzień licząc od daty zaliczenia zakupu w ciężar kosztów uzyskania przychodu, w tym też miesiącu podatnik będzie musiał skorygować te koszty o nieuregulowaną część zobowiązania, a więc o 2 600 zł (3 000 zł – 400 zł).
Koszty te następnie będzie zwiększał w każdym miesiącu o zapłaconą ratę (a więc 100 zł). Co za tym idzie, zakup przedmiotowego laptopa docelowo w pełni znajdzie się w kosztach uzyskania przychodu dopiero po upływie 30 miesięcy od jego zakupu (wrzesień 2016 r.), chyba że przedsiębiorca postanowi wcześniej spłacić raty.

Na zakończenie dodajmy, że korekta kosztów obejmuje swym zakresie także zakupy na raty składników majątku zaliczonych do środków trwałych.