Niezapłacone składki ZUS od wynagrodzeń w kosztach firmy?

Przeczytaj także: Składki ZUS pracowników w kosztach uzyskania przychodu

Przypomnijmy, pracownicze składki ZUS nie są finansowane jedynie z wynagrodzenia samych zainteresowanych. Sporą ich część z własnych środków musi pokryć pracodawca. Można by rzec, że uwzględniając wszelkie obciążenia z tego tytułu (w tym także ubezpieczenie zdrowotne i fundusz pracy), ciężar ubezpieczeń pracowników ponoszą po połowie pracownicy (z wynagrodzenia) i pracodawca (z własnych środków). Szczegóły w tym zakresie można znaleźć tutaj: Składki ZUS z tytułu umowy o pracę.
Pracownicy oczywiście nie przekazują samodzielnie składek do ZUS. Wyręcza ich z tego obowiązku zakład pracy, pełniący tutaj funkcję płatnika. Wygląda to w ten sposób, że z wynagrodzenia brutto pracodawca potrąca wszelkie obciążenia i te przekazuje odpowiednim instytucjom, zaś pracownikowi wypłaca wynagrodzenie pomniejszone o te obciążenia.

Co mówią przepisy podatkowe?
Kosztem pracodawcy jest wynagrodzenie brutto pracownika oraz ta część jego składek, która jest finansowana ze środków zakładu pracy. Ustawodawca przy tym wymaga, iż aby powyższe w kosztach uzyskania przychodu mogły się znaleźć, muszą zostać fizycznie przekazane pracownikowi (bądź postawione do jego dyspozycji) oraz na konto ZUS. Konieczne zatem jest zapłacenie składek oraz wypłacenie wynagrodzenia. Co ważne, w zależności od konkretnej sytuacji, zarówno wynagrodzenia jak i składki ZUS będą zaliczane do kosztów stricte kasowo (a więc dopiero po ich uregulowaniu) bądź memoriałowo (w miesiącu, którego wynagrodzenie dotyczy).
Szczegóły w tym zakresie można znaleźć m.in. w artykułach: Składki ZUS pracowników w kosztach uzyskania przychodu i Grudniowe wynagrodzenia w kosztach firmy.

Wracając do pytania postawionego we wstępie należy pamiętać, że kosztem pracodawcy są składki dotyczące pracowników w części finansowanej ze środków pracodawcy oraz wynagrodzenie brutto pracownika, a nie osobno wynagrodzenie netto (po potrąceniach) i potrącone z tego wynagrodzenia składki na ubezpieczenie społeczne.

Jak bowiem mówi art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności m.in. ze stosunku pracy.
Art. 23 ust. 1 pkt 55a przytoczonej ustawy dodaje zaś, że do kosztów podatkowych nie zalicza się także nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek.

Analizując powyższe można zatem dojść do wniosku, że jeżeli pracodawca wypłacił, tudzież postawił do dyspozycji pracownika jego wynagrodzenie, to jest kosztem uzyskania przychodu. Elementem tego wynagrodzenia są z kolei składki m.in. na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez pracownika, które to pracodawca potrąca i następnie odprowadza na odpowiednie konto ZUS. Niemniej przepisy nie zabraniają w takim przypadku zaliczenia w ciężar kosztów tej części wynagrodzenia pracownika, które przypada na nieprzekazane składki z niego potroącone.
Datę zaliczenia w ciężar kosztów potrąconych, lecz nieodprowadzonych składek w dalszym ciągu wyznacza tutaj moment obciążenia kosztów kwotą samego wynagrodzenia za pracę.

Inaczej jest ze składkami pracowniczymi w części finansowanej przez pracodawcę. Jeżeli te w określonym terminie nie zostaną uregulowane, nie staną się kosztem tak długo, aż fizycznie nastąpi ich przekazanie do ZUS.