Rozliczenie podatku VAT od usług księgowych w 2014 r.

Przeczytaj także: Usługi księgowe a moment powstania przychodu

Art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b) stawy o VAT wskazuje, że w przypadku m.in. stałej obsługi prawnej i biurowej obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, o ile ta jest wystawiona w terminie. Zdaje się jednak, że przepis ten nie ma zastosowania do usług biura rachunkowego, które przecież nie zajmuje się obsługą biurową firmy lecz przede wszystkim jej rozliczeniami podatkowymi.

Także w innych częściach art. 19a ustawy o VAT nie znajdziemy nawet wzmianki o szczególnych zasadach określania powstania obowiązku podatkowego określonego stricte do usług księgowych. Niemniej ust. 3 przytoczonej regulacji wskazuje, że usługę, dla której w związku z jej świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. Usługę świadczoną w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi.

Słusznym wydaje się być stwierdzenie, że powyższe regulacja tyczy się także usług księgowych prowadzonych przykładowo przez biura rachunkowe. W przypadku tego typu usług bowiem w zasadzie niemalże zawsze są określone okresy rozliczeniowe (w przypadku tzw. stałej obsługi księgowej) i to w dodatku miesięczne. Usługi biur rachunkowych polegają przede wszystkim na księgowaniu dokumentów, sporządzaniu deklaracji VAT, obliczaniu wysokości zaliczek na podatek dochodowy czy też rozliczeń w innych podatkach (np. VAT).
Wydaje się w związku z tym, że datą wykonania takiej usługi będzie w zasadzie 20. dzień każdego miesiąca - do tego terminu należy bowiem z reguły ustalić zaliczkę na podatek dochodowy za miesiąc poprzedni. Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby taki okres rozliczeniowy przyjąć.

Warto jednak pamiętać, że nie każdy podatnik płaci podatek dochodowy, tudzież płaci go w sposób zryczałtowany, ustalany przez organ podatkowy, zaś na zasadach ogólnych rozlicza podatek VAT, gdzie termin do złożenia deklaracji i wpłaty podatku przypada na 25. dzień miesiąca. Część podatków natomiast ma nieregularny termin ich rozliczania (chociażby PCC).
Ponadto o ile w przytoczonej regulacji ustawodawca wskazał, że w przypadku gdy w związku ze świadczeń usług ustalane są następujące po sobie terminy rozliczeń, obowiązek podatkowy co do zasady powstaje z upływem każdego takiego okresu, tak nie mówi nic o tym, w jaki sposób owe okresy rozliczeniowe winny być ustalane. Tę kwestię pozostawił on całkowicie w gestii podatników. W przypadku usług księgowych można zatem przyjąć np. okres od 21 danego miesiąca do 20 kolejnego miesiąca (a więc odzwierciedlenie rozliczeń z punktu widzenia podatku dochodowego), czy też od 26 danego miesiąc do 25 kolejnego miesiąca (patrząc na podatek od towarów i usług).

Nie ma jednak przeszkód, aby okres rozliczeniowy pokrywał się tutaj z miesiącem kalendarzowym, co przez wiele biur rachunkowych jest praktykowane. Trzeba bowiem pamiętać, że rozliczenie podatków za dany okres (a więc np. miesiąc) nie jest jedyną czynnością wykonywaną przez biuro rachunkowe. Bardzo często wachlarz świadczonych usług jest dużo szerszy. Wymienić tutaj można np. bieżące informowanie właściciela firmy o stanie rozliczeń, wydawanie pracownikom zaświadczeń o zarobkach, sporządzanie dokumentacji kadrowo-płacowej (w tym na potrzeby ZUS), uzgadnianie sald czy też pomoc w zakresie kontaktów z urzędami skarbowymi i innymi instytucjami (w tym także reprezentowanie podatnika podczas przeprowadzanej u niego kontroli).

Warto jednak dla celów dowodowych określić wybrany okres rozliczeniowy w zawartej umowie na świadczenie usług rachunkowych z daną firmą.

Jeżeli strony umowy postanowią, że usługa księgowa jest rozliczana w miesięcznych okresach rozliczeniowych, tożsamych z miesiącami kalendarzowymi, obowiązek podatkowy od takich usług będzie powstawał ostatniego dnia każdego miesiąca. Fakturę za taką usługę trzeba natomiast wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po tym, którego ona dotyczy (a więc przykładowo fakturę za usługi księgowe wykonane w miesiącu maju 2014 r. należy wystawić najpóźniej 15 czerwca).

Warto przy tym pamiętać, że dla powyższych usług mają zastosowanie także przepisy dotyczące zaliczek. Co za tym idzie, jeżeli przed wykonaniem usługi (a więc przykładowo przed końcem miesiąca) podatnik otrzyma np. zaliczkę, fakturę winien wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłatę otrzyma. Obowiązek podatkowy zaś od takiej zaliczki powstanie w dacie jej otrzymania.