Ewidencja przebiegu pojazdu na potrzeby odliczenia VAT

Przeczytaj także: Odliczenie VAT od samochodów w 2014 r.: istotne terminy

Stosownie do art. 86a ust. 7 ustawy o VAT ewidencja powinna zawierać następujące elementy:

1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
   a) kolejny numer wpisu,
   b) datę i cel wyjazdu,
   c) opis trasy (skąd – dokąd),
   d) liczbę przejechanych kilometrów,
   e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
   – potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Podatnik ma pełną swobodę w zakresie ukształtowania formy, w jakiej ewidencja przebiegu pojazdów będzie przez niego prowadzona. Przykładowa ewidencja zawierająca wszystkie wymagane przepisami prawa elementy może przybrać następującą formę:

Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy, dla których są zobowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, powinni również złożyć w urzędzie skarbowym informację o tych pojazdach, według wzoru ustalonego przez Ministra Finansów. Stosownie do rozporządzenia z dnia 21 marca 2014 r. informację o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej należy składać na formularzu VAT-26. Druk VAT-26 będzie służył zarówno zgłoszeniu, jak i aktualizacji informacji dotyczących wykorzystywania pojazdów wyłącznie w działalności gospodarczej.