Kasa fiskalna w sprzedaży online? Można jej uniknąć

Przeczytaj także: Kasa fiskalna gdy podatnik czynny lub zwolniony z VAT

Niektórzy przedsiębiorcy nie mają wyjścia – muszą zainstalować kasę fiskalną

Zgodnie z przepisami instalacja kasy fiskalnej dotyczy tylko przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Co za tym idzie, jeśli handlujesz tylko z innymi firmami to takiego urządzenia nie musisz kupować i dopełniać związanych z nim obowiązków.

Ale oczywiście w przypadku wielu usług online nabywcami są przede wszystkim osoby prywatne, a nie inne firmy. Sprzedawca, który kieruje swoją ofertę do osób prywatnych, musi znać zasady stosowania kasy fiskalnej, aby wiedzieć czy i kiedy pojawia się konieczność zakupu tego urządzenia.

Najważniejsza zasada mówi o tym, kiedy zakup i instalacja kasy fiskalnej są narzucone odgórnie. Są bowiem takie działalności, których charakter nie pozwala na zastosowanie żadnych zwolnień. Konieczność instalacji kasy fiskalnej pojawia się m.in. w związku ze sprzedażą:

• tytoniu oraz alkoholu,
• wyrobów z metali szlachetnych i z udziałem tych metali,
• sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego,
• sprzętu fotograficznego (z wyłączeniem części i akcesoriów fotograficznych),
• oprogramowania i muzyki zapisanych na nośnikach fizycznych (płyty DVD, CD, pamięć flash).

Kasę fiskalną trzeba stosować, gdy w ofercie sklepu znajduje się choćby jeden towar, którego sprzedaż odgórnie obliguje do jej instalacji. Co więcej w takim przypadku paragony należy wydawać na cały asortyment.

Kiedy przedsiębiorca uniknie kasy fiskalnej?

Jeśli jednak prowadzona sprzedaż nie kwalifikuje się do powyższych kategorii, to przedsiębiorca może rozważać zwolnienie z kasy. Podstawowe zwolnienie opiera się na kwocie obrotu. Obowiązku stosowania kasy fiskalnej nie mają właściciele serwisów internetowych jeśli ich obroty na rzecz osób prywatnych nie przekraczają kwoty 20 tys. zł netto rocznie. Po przekroczeniu limitu przedsiębiorca ma dwa miesiące na zakup oraz instalację kasy.

A co jeśli przedsiębiorca prowadzi firmę krócej niż 12 miesięcy? W tej sytuacji limit oblicza się proporcjonalnie do czasu działania. Np. założenie firmy pod koniec roku sprawia, że limit nakazujący kupno kasy jest niski.

Przepisy przewidują jednak szereg zwolnień z kasy fiskalnej, które sprawiają, że sprzedaży, która spełnia pewne kryteria, nie wlicza się do kwoty limitu – jest zwolniona niezależnie od niego.

Jednym z najczęściej stosowanych jest to dotyczące rodzaju działalności. Przepisy bowiem nie tylko odgórnie narzucają obowiązek stosowania kasy, ale także wymieniają szereg czynności, które są z tej konieczności odgórnie zwolnione. Dotyczy to np. usług:

• pocztowych i kurierskich,
• finansowych i ubezpieczeniowych,
• prawnych,
• w zakresie edukacji (z pewnymi wyjątkami).

Oprócz tego jest jeszcze kilka innych zwolnień wymagających spełnienia różnych kryteriów związanych np. ze sposobem dokumentowania transakcji, a także ze sposobem płatności. Takie zwolnienie wprost odnosi się do sprzedaży online.

Jeśli płatność trafia na konto przedsiębiorcy kasy fiskalnej można uniknąć

Sprzedając online można korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, które opiera się na dwóch warunkach, które trzeba spełnić łącznie. W większości działalności online jest to możliwe. Warunki są następujące:

1. Płatność za towar sprzedawany wysyłkowo lub za usługę następuje za pośrednictwem banku, czyli trafia na konto przedsiębiorcy. Zapłata może nastąpić np. przelewem bankowym, kartą kredytową, przekazem pocztowym, itp.

2. Przedsiębiorca prowadzi ewidencję, w której zapisuje dane klientów, które da się połączyć z transakcjami. Chodzi o to, aby istniała możliwość połączenia nabywców z konkretnymi płatnościami. W tym celu można np. poprosić klientów o odpowiednie opisywanie przelewów.

Uwaga: W przypadku sprzedaży wysyłkowej niezbędne jest także zapisywanie adresów nabywców. Natomiast jeśli chodzi o usługi, adresy nie są konieczne.

Wspominaną ewidencją można prowadzić w postaci zwykłej tabelki w arkuszu kalkulacyjnym. Nie trzeba nawet jej drukować – wystarczy samo posiadanie na wypadek kontroli. To o tyle istotne, że ewidencja jest dowodem potwierdzającym prawo do zwolnienia.