Otrzymanie zaliczki a faktura zaliczkowa/końcowa

Przeczytaj także: Oszustwa podatkowe nie pozbawiają prawa do korygowania VAT

W myśl art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, otrzymanie przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty, powoduje powstanie z tego tytułu obowiązku podatkowego z chwilą jej otrzymania i w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Powyższe powoduje także konieczność wystawienia tzw. faktury zaliczkowej (co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym zapłatę otrzymano). Warto tutaj pamiętać, że dla powstania obowiązku podatkowego od otrzymanej zaliczki nie ma znaczenia to, czy fakt ten zostanie potwierdzony fakturą, czy też nie.

Faktura dokumentująca otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży winna zawierać ściśle określone elementy. Zostały one wymienione w art. 106f ust. 1 ustawy o VAT. Są to mianowicie informacje wymienione w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 (a więc dotyczące „standardowych” faktur, w postaci chociażby określenia daty wystawienia, numeru, określenia stron transakcji z NIP-ami, czy daty zapłaty) poszerzone o:

• otrzymaną kwotę zapłaty
• kwotę podatku wyliczoną tzw. metodą „w stu”
• dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Na fakturze takiej winny się znaleźć pewne informacje dodatkowe dotyczące niektórych szczególnych czynności, które to powinny się znaleźć także w przypadku faktur dokumentujących sprzedaż (np. określenie samofakturowanie, odwrotne obciążenie, metoda kasowa, itd.)

Jeżeli faktura zaliczkowa (bądź faktury zaliczkowe) nie obejmuje całej należności za daną czynność, dostawca (bądź usługodawca) po dostawie towaru lub wykonaniu usługi winien wystawić tzw. fakturę końcową (zwaną również rozliczeniową). Dokument ten wystawia się z zastosowaniem ogólnych zasad przewidzianych dla faktur (co do zasady w terminie nie późniejszym, niż 15. dzień miesiąca następującego po tym, w którym miała miejsce dostawa towaru czy wykonanie usługi).

Jak mówi art. 106f ust. 3 ustawy o VAT, jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi (a więc końcowej/rozliczeniowej) sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura końcowa powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (a więc faktur zaliczkowych).

Gdy kilka faktur zaliczkowych
W praktyce często występuje sytuacja, że podatnik przed dokonaniem dostawy towaru czy wykonaniem usługi otrzymuje kilka zapłat w związku z którymi wystawia więcej niż jedną fakturę zaliczkową. W takich sytuacjach warto pamiętać, że kolejne faktury zaliczkowe nie muszą już zawierać informacji o fakturach zaliczkowych wystawionych wcześniej do danego zamówienia/umowy (aczkolwiek podawanie takich informacji nie jest zabronione, a niejednokrotnie także ułatwi rozliczenia pomiędzy kontrahentami). Niemniej jeżeli otrzymane zaliczki czy przedpłaty pokryją całą wartość transakcji należy pamiętać, aby ostatnia z nich zawierała numery poprzednich faktur zaliczkowych. Co ważne, w takim przypadku nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej/rozliczeniowej po dokonaniu dostawy towaru czy wykonaniu usługi.

Wnioski
Podsumowując tzw. faktura końcowa (wystawiana po dokonaniu dostawy towarów czy wykonaniu usługi, jeżeli wcześniej otrzymano np. zaliczki) różni się od „zwykłej faktury” tym, że sumę wartości towarów lub usług (podobnie jak i podatku) pomniejsza się w niej o wartość otrzymanych wcześniej części należności. Ponadto faktura taka winna zawierać numery faktur zaliczkowych, wystawionych przed wydaniem towaru czy wykonaniem usługi.

W przypadku, gdy fakturami zaliczkowymi podatnik udokumentował całą należność, po dokonaniu dostawy bądź wykonaniu usługi nie powinien wystawiać faktury końcowej. W ostatniej fakturze zaliczkowej należy jednak podać numery wszystkich wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych.

Warto wiedzieć
Nie każda wpłacona zaliczka powoduje powstanie obowiązku podatkowego oraz konieczność wystawienia faktury zaliczkowej. Chodzi tutaj o czynności określone w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, tj.:

• dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• usługi telekomunikacyjne i radiokomunikacyjne,
• usługi wymienione w poz. 140–153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,
• usługi najmu, dzierżawy, leasingu lub usługi o podobnym charakterze,
• usługi ochrony osób oraz usługi ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• usługi stałej obsługi prawnej i biurowej,
• usługi dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.