Ujmowanie odpisów amortyzacyjnych w księdze podatkowej

Przeczytaj także: Faktura na oboje małżonków jako dowód księgowy w KPiR

Odpowiedź może się tutaj wydać zaskakująca dla niektórych przedsiębiorców, niemniej brzmi ona: na podstawie takiego, który zawiera odpowiednie informacje oraz został sporządzony rzetelnie i prawidłowo.

Na wstępie przypomnijmy jednak, że kosztem uzyskania przychodu zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) nie są wydatki m.in. na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych, z tym że wydatki te, pomniejszone o sumę dokonanych odpisów amortyzacyjnych, są kosztem z chwilą odpłatnego zbycia.

Bieżącym kosztem działalności gospodarczej są jednak co do zasady dokonywane od wartości początkowych środków trwałych odpisy amortyzacyjne (przy czym ustawodawca przewidział tutaj pewne wyłączenia z kosztów).

Dokonany odpis amortyzacyjny należy oczywiście ująć w odpowiednim urządzeniu księgowym, którym jest chociażby podatkowa księga przychodów i rozchodów (w przypadku mniejszych firm). Zasady prowadzenia księgi ustawodawca zawarł w stosownym rozporządzeniu wykonawczym, które określa nie tylko, w którym momencie zapisów należy dokonać, ale także na podstawie jakich dowodów księgowych.

W rozporządzeniu tym niestety (podobnie jak i w samej ustawie o podatku dochodowym) nie znajdziemy określonego wprost dokumentu, na podstawie którego odpisy amortyzacyjne powinny być ujmowane w księdze. Przepisy rozporządzenia mówią jedynie, że zapisy w księdze winny być dokonywane na podstawie rzetelnych i prawidłowych dowodów.

W praktyce księgowania naliczonych odpisów amortyzacyjnych dokonuje się najczęściej na podstawie jednego z dwóch rodzajów dowodów. Pierwszym jest ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jest to dokument o stosunkowo szerokim zakresie informacji, podanym w art. 22n ust. 2 ustawy (choć nie wynika to wprost z przytoczonego przepisu, ewidencja środków trwałych winna zawierać także informację, jakiego podatnika dotyczy, a więc go wskazywać). Warto pamiętać, że prowadzenie ewidencji jest obowiązkowe. W przypadku jej braku dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli podatnik zdecyduje się na ujmowanie w kosztach odpisów amortyzacyjnych na podstawie ewidencji środków trwałych, nie musi tutaj sporządzać dodatkowych dokumentów na tę okoliczność.

Drugim sposobem jest zaś sporządzenie we własnym zakresie dowodu księgowego. Sporządza się go na podstawie danych wynikających z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Warto pamiętać, iż winien on zawierać ściśle określone dane, które ustawodawca wymienił w §12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi. Niejako „adaptując” ten przepis do dowodu księgowego, na podstawie którego w kosztach zostanie ujęty odpis amortyzacyjny, dane te są następujące:

• wiarygodne określenie wystawcy (nazwa z adresem)
• data wystawienia dowodu oraz data dokonania stosownej operacji gospodarczej, przy czym jeżeli daty te są takie same, wystarczy podanie jednej z nich
• wskazanie przedmiotu operacji gospodarczej oraz jej wartości (czyli przykładowo określenie: Amortyzacja za miesiąc kwiecień 2014 r., kwota 3 000,00 zł)
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Tak sporządzony dowód księgowy winien być oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający jego powiązanie z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Warto wiedzieć
Podstawą ujęcia odpisów amortyzacyjnych w księdze podatkowej nie powinien być dowód wewnętrznych. §14 ust. 1 rozporządzenia określa bowiem zamknięty katalog kosztów (wydatków), na które taki dowód może zostać sporządzony. Katalog ten nie obejmuje odpisów amortyzacyjnych.