Duplikat faktury w księdze przychodów i rozchodów

Przeczytaj także: Ujęcie duplikatu faktury kosztowej w kosztach podatkowych firmy

Sytuacja jest prosta, gdy wydatek dokumentowy duplikatem faktury został już uprzednio do kosztów uzyskania zaliczony na podstawie pierwotnego dokumentu, który w późniejszym czasie uległ zniszczeniu bądź zaginął. Tutaj bowiem duplikat nie będzie po raz drugi w kosztach uwzględniany. Będzie on jedynie potwierdzał poniesienie wydatku już wcześniej w rachunku podatkowym uwzględnionego.

Z reguły jednak faktura ulega zniszczeniu czy też zaginięciu jeszcze przed jej zaksięgowaniem, a więc przed ujęciem kosztu w rachunku podatkowym. Jak w takiej sytuacji rozliczyć duplikat faktury?

Niestety ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak też rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie wskazują wprost, w jaki sposób winien zachować się tutaj podatnik. Ustawodawca wskazał jedynie, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Od tej zasady występują co prawda pewne wyjątki, jednakże żaden z nich nie dotyczy kwestii wyżej omawianej. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi mówi natomiast, że zapisów w niej należy dokonywać w porządku chronologicznym m.in. na podstawie prawidłowo wystawionych faktur. I w zasadzie tyle wynika z regulacji prawnych.

Ich interpretacji pod kątem powyższego problemu dokonał zaś Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 12 stycznia 2011 r., nr IBPBI/1/415-965/10/RM. W rozpatrywanej sprawie wnioskodawca był wspólnikiem spółki jawnej zajmującej się świadczeniem usług transportowych. W sierpniu 2010 r. spółka otrzymała duplikaty faktur za usługi podwykonawcy wykonane i zafakturowane w roku 2009 (w grudniu). Spółka zwróciła się o wystawienie duplikatów po wezwaniu kontrahenta do zapłaty faktur (które nigdy do niej nie dotarły).

Organ podatkowy podkreślił w interpretacji, że duplikaty faktur nie dokumentują innego niż faktury pierwotne zdarzenia gospodarczego. Jedyne co, to potwierdzają one dla celów dowodowych fakt zaistnienia danych zdarzeń gospodarczych w przeszłości, co uprzednio zostało już udokumentowane fakturami, które uległy zniszczeniu lub zaginięciu.

Odnosząc się do przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych regulujących określenie dnia poniesienia kosztu organ podatkowy uznał, że otrzymane duplikaty faktur należało ująć w datach wystawienia oryginałów faktur, a nie w sierpniu 2010 r. tj. w dacie wystawienia duplikatów.

Co za tym idzie, podatnicy winni się tutaj każdorazowo cofać z księgowaniem do miesiąca, w którym został wystawiony dokument pierwotny. Powyższe nie sprawia większych trudności, gdy duplikat taki zostanie wystawiony w tym samym miesiącu, co sama faktura, ewentualnie w miesiącu następnym ale jeszcze przed zamknięciem księgi.

Co jednak w sytuacji, gdy duplikat dotrze do nabywcy po kilku miesiącach?
Zasadniczo w takim przypadku również należałoby się cofnąć z rozliczeniem do miesiąca, w którym został wystawiony oryginał faktury, a następnie ponownie podsumować koszty i obliczyć na nowo dochód oraz zaliczkę na podatek.

Niemniej wydaje się być dopuszczalnym tutaj także zaksięgowanie tego duplikatu w dacie jego wystawienia. Chociaż sposób ten nie wynika z żadnych przepisów, nie powinien być kwestionowany przez organy podatkowe. Trzeba bowiem pamiętać, że podatek dochodowy jest podatkiem rocznym. Dochód ustala się tutaj narastająco od początku roku. Zaproponowane postępowanie nie spowoduje uszczuplenia należności budżetowych, gdyż koszt zostanie ujęty później niż powinien, ale w tym samym roku podatkowym.

Dużo gorzej jest w sytuacji, gdy duplikat faktury dotyczy poprzedniego roku podatkowego. Zgodnie bowiem z przytoczoną wyżej interpretacją, należałoby go odnieść do kosztów tego roku, którego faktycznie dotyczył. Jeżeli księga za ten rok została już zamknięta, należałoby na jej papierowej wersji lub na wydruku dopisać koszt wynikający z duplikatu i ponownie zsumować koszty całego roku oraz ustalić dochód i należny podatek. Niestety jeżeli w międzyczasie zostało także złożone zeznanie podatkowe, konieczna będzie jego korekta.