Rozliczenie odpisów na ZFŚS

Przeczytaj także: Odpis na ZFŚS za lata ubiegłe w kosztach uzyskania przychodu

Wydatki z funduszu na działalność socjalną nie są kosztem
Świadczeń wypłacanych z ZFŚS na rzecz pracowników przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nie są bowiem kosztem podatkowym wydatki poniesione na działalność socjalną, o której mowa w ustawie o ZFŚS. Natomiast kosztem podatkowym, jak już była mowa wcześniej, są odpisy i zwiększenia dokonywane na fundusz.

Środki pieniężne przekazywane na ZFŚS należy gromadzić na odrębnym koncie bankowym
Równowartość dokonanych odpisów na dany rok przekazuje się na rachunek bankowy ZFŚS w dwóch ratach: w terminie do 31 maja oraz do 30 września. Do 31 maja przekazuje się kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości dokonanych odpisów (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Przykład: Terminy przekazania odpisu
Spółka w 2013 roku naliczyła odpis na ZFŚS w wysokości 28.700 zł, zatem na wyodrębniony rachunek bankowy jest zobowiązana przekazać do 31 maja kwotę: 28.700 × 75% = 21.525 zł. Natomiast do 30 września: 28.700 zł – 21.525 zł = 7.175 zł.

Ustawa wskazuje terminy, których nie należy przekraczać. Można zatem przekazać środki na rachunek ZFŚS wcześniej, niż to określają przepisy. Rozliczenie odpisów na ZFŚS ewidencjonuje się na koncie zespołu 8 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”. ZFŚS może być odrębnym kontem lub wydzieloną analityką do konta „Fundusze specjalne”. Po stronie Ma tego konta ujmuje się zwiększenia funduszu, natomiast po stronie Wn – zmniejszenia. Odpis na ZFŚS najczęściej rozlicza się w czasie poprzez konto zespołu 6 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Warto przy tym pamiętać, że czynnych rozliczeń międzyokresowych dokonuje się, jeśli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (art. 39 ust. 1 UoR). Poza tym czas i sposób ich rozliczenia powinny być uzasadnione charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ust. 3 UoR). Ujęcie odpisu na ZFŚS w księgach rachunkowych zależy od sposobu, w jaki prowadzona jest ewidencja kosztów, którą zawiera polityka (zasady) rachunkowości spółki (art. 10 ust. 1 UoR). Jeśli ewidencja kosztów prowadzona jest wyłącznie na kontach zespołu 4, do ksiąg rachunkowych należy wpisać zapisy:

1. Odpis na ZFŚS:
   • Wn„ Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
   • Ma „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.
2. Zarachowanie kosztów do rozliczenia w czasie:
   • Wn„ Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
   • Ma „Rozliczenia kosztów”.
3. Rozliczenie miesięcznej raty odpisu:
   • Wn„ Rozliczenie kosztów”,
   • Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

W przypadku gdy ewidencja prowadzona jest zarówno na kontach zespołu 4, jak i 5, w księgach rachunkowych dokonuje się następujących księgowań:

1. Odpis na ZFŚS:
   • Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
   • Ma „ZFŚS”.
2. Przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie:
   • Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
   • Ma „Rozliczenie kosztów”.
3. Rozliczenie miesięcznej raty odpisu:
   • Wn konto zespołu 5,
   • Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Natomiast jeśli ewidencjonuje się koszty wyłącznie na kontach zespołu 5, do ksiąg rachunkowych wprowadza się zapisy:

1. Odpis na ZFŚS:
   • Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, odpisy i wpłaty na ZFŚS,
   • Ma „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.
2. Rozliczenia odpisu w miesięcznych ratach:
   • Wn konto zespołu 5,
   • Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Bez względu na sposób rozliczania kosztów w każdej sytuacji przekazanie środków na rachunek ZFŚS ewidencjonuje się:

• Wn„ Rachunek ZFŚS”,
• Ma „Rachunek bankowy – bieżący”.

Przeciętna liczba zatrudnionych może się w ciągu roku zmienić, dlatego też na koniec roku należy dokonać korekty odpisu na ZFŚS. W ewidencji księgowej korektę odpisu na dany rok ujmuje się w księgach rachunkowych tego roku. Korekta może powodować:

• zwiększenie odpisu, jeśli przeciętna liczba zatrudnionych wzrosła,
• zmniejszenie odpisu, gdy przeciętna liczba zatrudnionych zmalała.

W księgach rachunkowych, zakładając, że prowadzona jest ewidencja na kontach zespołów 4 i 5, korektę odpisu można ująć następująco:

1. Zwiększenie odpisu na ZFŚS:
   • Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
   • Ma „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”;
   równolegle:
   • Wn konto zespołu 5,
   • Ma „Rozliczenie kosztów”.
2. Przelew środków z rachunku bieżącego na rachunek ZFŚS:
   • Wn „Rachunek ZFŚS”,
   • Ma „Rachunek bankowy – bieżący”.

Natomiast zmniejszenie odpisu zaksięgujesz następująco:

1. Zmniejszenie odpisu na ZFŚS:
   • Wn „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”,
   • Ma „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”;
   równolegle:
   • Wn „Rozliczenie kosztów”,
   • Ma konto zespołu 5.
2. Przelew z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący jednostki:
   • Wn „Rachunek bankowy – bieżący”,
   • Ma „Rachunek ZFŚS”.

Podstawa prawna:

• ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.),
• art. 15, art. 16 ust. 1 pkt 9, pkt 45 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.),
• art. 5, art. 7 i art. 8, art. 15 ust. 1 i 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054),
• art. 10 ust. 1, art. 39 ust. 1 i 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).