Samochód w firmie: odliczenie VAT a zawiadomienie urzędu skarbowego

Przeczytaj także: Odliczenie VAT od paliwa po 1 kwietnia 2014 r.

Niestety ustawa, która wejdzie w życie 1 kwietnia 2014 roku, pozwoli na odliczenie pełnego VAT-u jedynie w nielicznych przypadkach. Większość przedsiębiorców będzie miała możliwość odliczenia tylko 50% VAT-u wynikającego z faktury na zakup samochodu oraz wydatków związanych z jego eksploatacją. Wysokość odliczenia będzie zależała od sposobu użytkowania samochodu. Tym samym przedsiębiorca odliczy:

• 50% VAT – jeśli używa samochodu w tzw. systemie mieszanym, czyli zarówno na cele firmowe, jak i prywatne;
• 100% VAT – w sytuacji, gdy pojazd służy mu wyłącznie na potrzeby związane z działalnością gospodarczą.

Kiedy pojazd zostanie uznany za przeznaczony wyłącznie na potrzeby firmowe?
W myśl nowych przepisów przedsiębiorca odliczy 100% VAT jeśli będzie używał samochodu jedynie w celach służbowych. Stanie się tak w przypadku, gdy:

• konstrukcja pojazdu sprawia, że może być przeznaczony tylko do działalności gospodarczej (np. koparka, ładowarka);
• sposób wykorzystania potwierdzony ewidencją przebiegu pojazdu wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością.

W drugim przypadku przedsiębiorca zostanie zobligowany do złożenia informacji o pojazdach do naczelnika urzędu skarbowego. Będzie należało to zrobić w terminie 7 dni od dnia dokonania pierwszego wydatku związanego z samochodem po wejściu w życie ustawy. W przypadku zmiany wykorzystania samochodu (np. z użytku firmowego na mieszany) aktualizacji należy dokonać najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje się tej zmiany.

Istota konstrukcji pojazdu
W kontekście odliczania całego VAT-u istotne jest, jakie właściwie pojazdy przepisy uznają za takie, których konstrukcja sprawia, że można ich używać tylko w firmie. Do tej grupy zaliczane są choćby wspominane już koparka i ładowarka, które w myśl przepisów o ruchu drogowym uznawane są za pojazdy specjalne.

Konstrukcja umożliwia również odliczenie pełnego VAT-u w dwóch innych przypadkach:

1. Pojazdów, które posiadają jeden rząd siedzeń, oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
   • klasyfikowanych zgodnie z przepisami do podrodzaju „wielozadaniowy”, „van” (VAT-1);
   • z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków (VAT-3).
2. Pojazdów, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu (VAT-4).

Spełnienie wymagań dla samochodów VAT-1, VAT-3 i VAT-4 będzie stwierdzane na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów. Konieczne będzie także uzyskanie zaświadczenia wydanego przez tę stację oraz wpisu do dowodu rejestracyjnego, zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań. Co istotne zaświadczenia (VAT-1, VAT-3, VAT-4) wydane przed dniem wejścia w życie nowelizacji zachowują ważność.

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu do celów VAT?
Przedsiębiorca odliczy 100% VAT od samochodu również w sytuacji, gdy używa go jedynie na potrzeby firmowe. Istotne staje się w takim przypadku, aby przedsiębiorca posiadał regulaminy, zarządzenia itp., z których wynika, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej i nie ma innej możliwości jego użycia.

Oprócz tego przedsiębiorca zobligowany będzie prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu do celów VAT. Taki dokument powinien zawierać:

1. numer rejestracyjny pojazdu;
2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3. stan licznika przebiegu pojazdu na dzień:
   • rozpoczęcia prowadzenia ewidencji;
   • na koniec każdego okresu rozliczeniowego;
   • na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
4. wpis osoby kierującej samochodem – przy każdym wykorzystaniu pojazdu – zawierający:
   • kolejny numer wpisu;
   • datę i cel wyjazdu;
   • opis trasy (skąd – dokąd);
   • liczbę przejechanych kilometrów;
   • imię i nazwisko osoby kierującej.
5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W przypadku, gdy przedsiębiorca udostępni chwilowo samochód osobie niebędącej jego pracownikiem, np. klientowi, ewidencja będzie musiała zawierać:

• kolejny numer wpisu;
• datę i cel udostępnienia pojazdu;
• stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu;
• liczbę przejechanych kilometrów;
• stan licznika na dzień zwrotu pojazdu;
• imię i nazwisko osoby, której pojazd został udostępniony.

Ewidencja ma służyć udowodnieniu, że przedsiębiorca wykorzystuje samochód wyłącznie na cele związane z prowadzoną działalnością. Obowiązek jej prowadzenia nie odnosi się jednak do użytkowania pojazdów, których konstrukcja sprawia, że mogą być przeznaczone tylko na cele firmowe.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca spełni wszystkie wymagane przez przepisy warunki, a samochód zostanie uznany za przeznaczony jedynie do celów firmowych, możliwe będzie odliczenie 100% VAT od jego zakupu, wydatków eksploatacyjnych, nabycia paliwa czy też leasingu. Jednak w przypadku, gdy wszystkie warunki nie są spełnione, odliczenie całości VAT-u będzie niemożliwe. To istotna kwestia ze względu na fakt, że organ podatkowy może zakwestionować rozliczenie i zobowiązać właściciela firmy do zapłaty różnicy w podatku oraz odsetek od zaległości podatkowych.


Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy