Jak udokumentować 8% stawkę VAT na usługi budowlane?

Przeczytaj także: Budownictwo mieszkaniowe w podatku VAT: powierzchnia użytkowa

Art. 41 ust. 12 ustawy o VAT mówi, że 8% stawkę podatku stosuje się do dostawy, budowy, remontu, modernizacji, termomodernizacji lub przebudowy obiektów budowlanych lub ich części zaliczonych do budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym. Przez budownictwo objęte społecznym programem mieszkaniowym rozumie się z kolei obiekty budownictwa mieszkaniowego lub ich części, z wyłączeniem lokali użytkowych, oraz lokale mieszkalne w budynkach niemieszkalnych sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych w dziale 12, a także obiekty sklasyfikowane w Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych w klasie ex 1264 - wyłącznie budynki instytucji ochrony zdrowia świadczących usługi zakwaterowania z opieką lekarską i pielęgniarską, zwłaszcza dla ludzi starszych i niepełnosprawnych.

Trzeba przy tym pamiętać, że do budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym nie zalicza się:

1. budynków mieszkalnych jednorodzinnych, których powierzchnia użytkowa przekracza 300 m²;
2. lokali mieszkalnych, których powierzchnia użytkowa przekracza 150 m².

Jeżeli powierzchnia nieruchomości przekracza powyższe limity, preferencyjną stawkę podatku należy stosować tylko do części podstawy opodatkowania odpowiadającej udziałowi powierzchni użytkowej kwalifikującej do budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym w całkowitej powierzchni użytkowej.

Aby zatem np. usługi remontowe mogły być opodatkowane 8% stawką podatku, muszą być wykonywane w nieruchomościach wyżej wymienionych. Przedsiębiorca, który zamierza tę stawkę stosować, powinien jednak zadbać o dowody, które potwierdzą wykonywanie usług w budynkach czy lokalach objętych społecznym programem mieszkaniowym. Trzeba bowiem pamiętać, że w przypadku kontroli podatkowej fiskus może o nie poprosić w celu sprawdzenia prawidłowości zastosowanej stawki podatku. Ciężar dowodu spoczywa tutaj na podatniku, w tym także udowodnienie, że dana usługa w ogóle została wykonana.

Niestety przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, poza wymogami formalnymi stosowania 8% stawki VAT do usług budowlanych czy remontowych, nie odnoszą się do zakresu dokumentacji, która tym usługom winna towarzyszyć. Dokumentacja taka wydaje się zaś być bardzo istotną tym bardziej, że część wskazanych wyżej usług jest wykonywana na zlecenie osób niemających działalności gospodarczej i może być dokumentowana samym paragonem z kasy fiskalnej a nie fakturą. Co za tym idzie, w przyszłości problematyczne może być określenie nawet samego zleceniodawcy, nie mówiąc już o nieruchomości, na której usługi były wykonywane.

Jak zatem dokumentować takie usługi, aby fiskus nie mógł ich podważać? Odpowiedzi w tym zakresie należy szukać w przepisach Ordynacji podatkowej, która niestety również nie wskazuje wprost o jakie dokumenty tutaj chodzi. Otóż art. 180 §1 tej ustawy mówi, że dowodem jest wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (występuje tutaj zatem otwarty katalog dowodów).

Dowodem zatem może być każda posiadana przez podatnika informacja potwierdzająca dane zdarzenie, w tym także w razie konieczności zeznania świadków. Niemniej podstawowym dowodem w przypadku usług budowlanych jest niewątpliwie zawarta z nabywcą umowa, w której zostaną określone warunki jej wykonania, w tym przede wszystkim miejsce i czas (tak aby konkretną sprzedaż można było z tą umową połączyć). Ważne są także dane identyfikacyjne stron tej umowy jak też zakres prac. W umowie takiej warto także zawrzeć informację o powierzchni remontowanej, budowanej czy modernizowanej nieruchomości (z uwagi na ograniczenia w zakresie stosowania stawki preferencyjnej).

Innym dokumentem jest stosowany często w budownictwie protokół zdawczo-odbiorczy, który potwierdza zakres wykonywanych prac jak i moment ich wykonania (który oczywiście winien zostać podpisany prze wykonawcę i zleceniodawcę). Dokument ten nie zawsze jednak występuje, zgłasza gdy np. zlecającym remont jest osoba prywatna. Sama umowa zlecenia wykonania określonych prac może z kolei zostać zawarta w formie ustnej. Jak zatem w takim przypadku dowodzić faktycznego wykonania usługi w nieruchomościach objętych społecznym programem mieszkaniowym?

Kolejną grupę dowodów stanowią dokumenty zapłaty za wykonane usługi. Oczywiście na pierwszym miejscu jest tutaj przelew bankowy, niemniej w przypadku zapłaty gotówkowej prawidłowe wystawienie dokumentu KP „Kasa przyjmie” również ma znaczenie dowodowe.
Ostatecznie można się także zwrócić do zleceniodawcy, aby ten potwierdził zarówno miejsce jak i zakres wykonywanych usług w postaci jego oświadczenia czy też jako zeznanie w charakterze świadka (w trakcie toczącej się kontroli czy już postępowania podatkowego).

Warto przy tym pamiętać, że powyższe to jedynie przykłady dowodów, zaś ich katalog jest otwarty. Podatnik może wykorzystać także każde inne posiadane dokumenty, dzięki którym uwiarygodni prawo do stosowania 8% stawki podatku VAT w budownictwie mieszkaniowym.