Kasa fiskalna: paragon gdy otrzymanie i zwrot zaliczki

Przeczytaj także: Kasa fiskalna 2013: ewidencja otrzymanych zaliczek

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Tak mówi obecnie obowiązujący art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Od reguły tej występuje kilka wyjątków, a dotyczą one m.in. mediów, usług najmu, stałej obsługi prawnej i biurowej itp. (które to zostały wymienione w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT).
Warto przy tym pamiętać, że w praktyce przyjęło się, iż obowiązek podatkowy od otrzymanych zaliczek powstaje tylko w przypadku, gdy są one wpłacane na poczet konkretnej transakcji (czyli gdy ta została zidentyfikowana).

Jeżeli wpłacającym zaliczkę jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej tudzież rolnik ryczałtowy, wpłata taka winna zostać zaewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej z chwilą jej otrzymania. Mówi o tym §3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Oczywiście do zaliczki takiej należy stosować te same stawki podatku, które będą mieć zastosowanie do transakcji, na poczet której zaliczka jest wpłacana.

Postępowanie w przypadku otrzymania zaliczki zostało zatem przez ustawodawcę dosyć dokładnie określone. Jak jednak zachować się w przypadku zwrotu zaliczki, która uprzednio została zaewidencjonowana na kasie fiskalnej?

Przede wszystkim należy pamiętać, że urządzenie to nie zezwala na „skorygowanie” dokonanych wcześniej zapisów. Ustawodawca nie zawarł wprost także żadnych regulacji określających to, jak postąpić w przypadku zwrotu otrzymanej wcześniej zaliczki. Przepisy rozporządzenia odnoszą się tutaj bowiem jedynie do zwrotów towarów i uznanych reklamacji, które skutkują zwrotem całości lub części należności z tytułu dokonanej sprzedaży, czy też oczywistych pomyłek. Jak nietrudno zauważyć, zwrot otrzymanej uprzednio zaliczki trudno zakwalifikować do którejkolwiek z wymienionych wyżej czynności.

Niemniej zwrot takiej zaliczki winien zostać w rachunku podatkowym uwzględniony. Skoro bowiem wcześniej otrzymana zaliczka zwiększyła podstawę opodatkowania VAT-em, jej późniejszy zwrot powinien tę podstawę zmniejszyć. Gdzie ją jednak wykazać, skoro powyższe ewidencje nie zawierają dla takiej sytuacji miejsca?

Otóż prawidłowym wydaje się tutaj być zaprowadzenie trzeciej ewidencji, na co uwagę zwrócił chociażby Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 26.07.2013 r. nr IPPP2/443-471/13-2/RR.

Organ podkreślił, że w praktyce może dojść do sytuacji, które nie zostały przewidziane w przepisach przytoczonego wyżej rozporządzenia. Zdarzenia takie winno się ujmować w odrębnej od wymienionych wcześniej ewidencji korekt, która będzie stanowiła podstawę do prawidłowego sporządzenia deklaracji. Niestety w przepisach nie znajdziemy jakichkolwiek informacji na temat, co taka ewidencja winna zawierać (podatnika nie wiążą tutaj przepisy dotyczące ewidencji zwrotów towarów czy oczywistych pomyłek). Zakres danych leży tutaj zatem w gestii podatnika, niemniej powinny one być na tyle szczegółowe, aby pozwoliły na jednoznaczną identyfikację danego zdarzenia.