Faktury za media na przełomie roku w KPiR i podatku VAT

Przeczytaj także: Faktura VAT: data otrzymania a zapisy w KPiR

W podatku od towarów i usług faktury za szeroko rozumiane media (czyli m.in. energię elektryczną, wodę, gaz, usługi telekomunikacyjne) są rozliczane w sposób szczególny zarówno po stronie podatku należnego jak i naliczonego.

W zakresie odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących takie usługi podstawowe znaczenie ma termin ich płatności.

Jak bowiem stanowi art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT, w przypadku nabycia towarów i usług, o których mowa w art. 19 ust. 13 pkt 1 (a więc dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, świadczenia usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy), jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności. Podatnicy przy tym obniżenia takiego mogą dokonać również w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, a gdy z jakichś względów odliczenia nie dokonają w tych terminach, mogą to zrobić poprzez korektę deklaracji.

Przypomnijmy w tym miejscu, że powyższe zasady zmienią się w przyszłym roku. Otóż od 2014 r. odliczenia VAT od mediów będzie można dokonać w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy. Z reguły będzie to okres, w którym zostanie wystawiona faktura (jako że to ona w tym przypadku będzie generowała powstanie obowiązku podatkowego, o ile zostanie wystawiona na czas). Odliczenie będzie przy tym możliwe w okresie nie wcześniejszym niż ten, w którym podatnik otrzyma fakturę. Pozostanie przy tym prawo do odliczenia podatku w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych poczynając od tego, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy.
Dodajmy w tym miejscu, że w art. 11 ustawy nowelizującej ustawę o podatku od towarów i usług (m.in. w zakresie odliczania podatku naliczonego w przyszłym roku) wskazano, że do rozliczeń za okresy rozliczeniowe, które upływają w dniu 31 grudnia 2013 r., stosuje się przepisy art. 86 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2014 r.

Inaczej jest na gruncie podatku dochodowego. Jeżeli podatnik na potrzeby tego podatku prowadzi księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną, potrącenia kosztów dokonuje w tym roku, w którym zostały one poniesione ( o czym mówi art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Dniem poniesienia kosztu jest tutaj dzień, wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy). Od reguły tej występują pewne wyjątki (dotyczące chociażby wynagrodzeń czy składek ZUS), jednakże nie obejmują one szeroko rozumianych mediów.

Przy prowadzeniu księgi podatkowej metodą uproszczoną nie dokonuje się podziału kosztów na bezpośrednio i pośrednio związanych z uzyskanymi przychodami. Nie przypisuje się także ponoszonych wydatków do okresów, których one faktycznie dotyczą. Najistotniejsza jest tutaj data dowodu, na podstawie którego dany wydatek jest ujmowany w księdze.

Co za tym idzie, na gruncie podatku dochodowego faktury za media podatnik winien ująć w księdze przychodów i rozchodów pod datą wystawienia faktur je dokumentujących i to nawet wówczas, gdy dotyczą one przyszłych okresów rozliczeniowych (w tym także przyszłego roku). W podatku VAT natomiast obecnie istotny jest termin płatności określony na fakturach za media – stanowi on bowiem pierwszy okres rozliczeniowy, w którym podatek naliczony można odliczyć.