Wigilia dla kontrahentów w koszty uzyskania przychodu?

Przeczytaj także: Spotkanie wigilijne w koszty podatkowe?

Rozpatrując, czy dany wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów zawsze trzeba najpierw ustalić, czy ma on związek z uzyskiwanymi przychodami. Jeżeli ten test wypadnie pozytywnie, pozostaje jeszcze sprawdzenie, czy dany rodzaj wydatków nie został wymieniony w katalogu zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (odpowiednio w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT). Znajduje się tam lista wydatków, które nawet jeżeli mają bezpośredni wpływ na uzyskiwany przychód, nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Jednym z nich są wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W związku z brakiem ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja” w ostatnich latach fiskus ustawicznie kwestionował możliwość rozliczenia w kosztach podatkowych wydatków na zakup usług gastronomicznych. Sądy administracyjne wydawały natomiast odmienne wyroki, raz uznając, że przez „reprezentację” należy rozumieć sytuacje związane z reprezentowaniem firmy na zewnątrz, innym razem, że aby móc mówić o „reprezentacji” wyłączającej możliwość rozliczenia w kosztach, musi wystąpić element okazałości. Sytuację podatników znacznie poprawia wydana przez Ministra Finansów interpretacja ogólna z 25 listopada br., sygn. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, która uwzględniając korzystny dla przedsiębiorców wyrok NSA z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11 wydany w składzie 7 sędziów, wskazuje kiedy można bezpiecznie rozliczyć zakup usług gastronomicznych na spotkanie z kontrahentami.

Motywacja i integracja jest potrzebna
W przypadku organizacji wigilii tylko dla pracowników nie trzeba się zastanawiać nad pojęciem reprezentacji. Przedsiębiorcy organizując takie spotkanie mają możliwość zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów podatkowych, jeżeli zamierzonym celem pracodawcy była integracja pracowników, poprawa atmosfery pracy i wzrost motywacji do wykonywania obowiązków służbowych. Jeżeli natomiast celu takiego nie było, samo spotkanie polegające na konsumpcji nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Takie stanowisko potwierdził także Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z 15 marca 2013 r., sygn. IPTPB3/423-418/12-6/GG. Wynika z tego, że spotkania wigilijne powinny służyć budowaniu motywacji do pracy i w ten sposób wpływać na efektywność pracowników, co uzasadnia zaliczenie przeznaczanych na taki cel środków do kosztów uzyskania przychodów. Dobrze jest, gdy spotkanie jest połączone z omówieniem wyników firmy lub planami na przyszły rok. Warto też sporządzić dokumentację przebiegu spotkania (np. agenda, wykorzystywane materiały do prezentacji).

Należy także pamiętać o właściwym udokumentowaniu wydatków poniesionych na organizację firmowej wigilii. Jeżeli tylko część poniesionych wydatków stanowić będzie koszt podatkowy, należy wyodrębnić ich wartość z całości środków poprzez określenie kwoty przypadającej na pracowników i osoby spoza firmy (jeżeli nie ma podstaw do ich rozliczenia w kosztach). Uchroni to przedsiębiorcę przed zakwestionowaniem przez organ podatkowy zaliczenia całości wydatków poniesionych na organizację imprezy do kosztów uzyskania przychodów, co zostało zaznaczone w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, nr ILPB3/423-119/07-2/MC: „Należy jednak zaznaczyć, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie wydatki związane z organizacją imprez integracyjnych przeznaczonych tylko dla pracowników. Zatem wydatki na zorganizowanie spotkań Wigilijnych, w których oprócz pracowników uczestniczą osoby im towarzyszące lub członkowie ich rodzin, można uznać za koszt uzyskania przychodu jedynie w części przeznaczonej dla pracowników, jeżeli istnieje możliwość ich wydzielenia.”

Jeżeli w spotkaniu uczestniczą także osoby spoza firmy, np. osoby towarzyszące, to w tej części wydatki nie powinny być uwzględnione kosztach podatkowych. W takim przypadku trudno racjonalnie uzasadnić związek takiego wydatku z uzyskiwanymi przychodami, co już na tym etapie dyskwalifikuje możliwość ich rozliczenia w kosztach.