Składki ZUS pracowników w kosztach uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Kontrola z ZUS: składki w koszty podatkowe

Prawo pracy daje pracodawcom pewną autonomiczność w zakresie określania terminu wypłaty wynagrodzenia. To, w jakim terminie zostanie ono z kolei wypłacone wpływa na termin odprowadzenia składek naliczonych od tych wynagrodzeń do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Termin przekazania składek jest z kolei bardzo istotny w zakresie zaliczenia ich w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Pracownik winien zostać przy tym powiadomiony o częstotliwości, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia. Wynagrodzenie przysługuje mu za pracę wykonaną, zaś za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia jedynie w sytuacjach określonych przepisami prawa.

Wypłaty wynagrodzenia należy dokonywać co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie takie wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. Mówi o tym art. 85 Kodeksu pracy.

Jak zatem wynika z powyższego, pracodawca ma pewną dowolność w określeniu terminu wypłaty wynagrodzenia, niemniej wypłata ta nie może nastąpić później, niż do 10-tego dnia miesiąca następującego po tym, za który jest ono należne. Nie ma przy tym przeszkód, aby było ono wypłacane za dany miesiąc na jego końcu.

To, jaki termin wypłaty wynagrodzenia zostanie przez pracodawcę przyjęty, ma niebagatelne znaczenie dla odprowadzanych od tych wynagrodzeń składek ZUS. Zgodnie bowiem z art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnik składek zatrudniający m.in. pracowników, opłaca składki za dany miesiąc nie później niż w terminie do 15 dnia następnego miesiąca. Jeżeli zatem przykładowo wynagrodzenie za listopad płatne byłoby do końca listopada, składki ZUS z tego tytułu należałoby uiścić do 16 grudnia 2013 r. (15 grudzień to niedziela). Gdyby z kolei wynagrodzenie za listopad było płatne do 10 grudnia i w tym też miesiącu zostało wypłacone, składki ZUS należy przekazać na właściwego konto do 15 stycznia 2014 r.

Natomiast to, kiedy wskazane składki zostaną do ZUS przekazane, jest bardzo istotne z punktu widzenia podatku dochodowego (oczywiście w części tych składek sfinansowanych przez zakład pracy). Składki te (w części finansowanej przez płatnika) stanowią bowiem koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, jednakże pod warunkiem, że zostaną opłacone:

• z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
• z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym - w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego następnego miesiąca.

Jeżeli powyższe terminy zostaną uchybione, składki te będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu z chwilą ich faktyczne zapłaty.

Jak nietrudno zauważyć, składki ZUS od wynagrodzeń pracowników (w części finansowanej przez zakład pracy) stanowią koszty podatkowe firmy miesiąca, za który wynagrodzenia są należne, gdy zarówno same wynagrodzenia, jak naliczone od nich składki, zostaną wypłacone w odpowiednich terminach.

Jak to wygląda w praktyce? Wracając do naszego przykładu, gdyby wynagrodzenie za listopad zostało w tym miesiącu wypłacone, obliczone od niego składki winny został przekazane do ZUS najpóźniej w terminie 16 grudnia. Gdy termin ten zostanie dochowany, składki staną się kosztem miesiąca, za który było należne wynagrodzenie, a więc listopada. Jeżeli jednak wynagrodzenie za listopad zostałoby zapłacone do 10 grudnia, termin przekazania składek do ZUS przypadnie na 15 stycznia. W przypadku zapłaty ich w tym terminie składki te stałyby się kosztem podatkowym miesiąca stycznia 2014 r.(a więc 2 miesiące później). Aby w tym przypadku pracodawca mógł zaliczyć wartość składek przez siebie finansowanych do kosztów listopada, musiałyby one zostać przekazane do ZUS do 16 grudnia 2013 r. (a więc miesiąc przed czasem).