Podatek VAT: faktura (elektroniczna) w 2014 r.

Przeczytaj także: Elektroniczne archiwum dokumentacji podatkowej dopuszczalne

Za fakturę należy zatem uznać każdy dokument (zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej), który spełnia określone przepisami prawa wymogi. Tym samym, zarówno wersja papierowa, jak i elektroniczna stanowią równorzędne formy tego dokumentu. W konsekwencji, przepisy określające sposób wystawiania faktur dotyczyć będą zarówno dokumentów w formie elektronicznej, jak i papierowej. Na ich podstawie podatnik będzie zobowiązany do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności każdej faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Tym samym faktura, której autentyczność pochodzenia zapewniono to taka, co do której nie ma wątpliwości, że podmiot widniejący na niej jako sprzedawca zrealizował transakcję udokumentowaną fakturą. Jedną z form gwarantowania autentyczności pochodzenia faktury papierowej może być jej podpisanie przez osobę upoważnioną do wystawiania faktur (jednakże należy pamiętać, iż podpisywanie faktur nadal nie jest obowiązkowe). Z kolei, w przypadku faktur elektronicznych wymóg zapewnienia autentyczności pochodzenia zostanie spełniony m.in. w sytuacji, gdy strony określą ścieżkę postępowania w tym zakresie. Przykładowo wskażą za pomocą jakiej formy elektronicznej faktura będzie wysyłana (np. poprzez http://www.prawo.egospodarka.pl/96169,Czy-e-mail-stanowi-skuteczne-powiadomienie-pisemne,1,92,1.html e-mail>) oraz z jakiego adresu mailowego sprzedawcy faktury będą wysyłane i jakiego adresu mailowego do ich odbioru będzie używał nabywca.

Jako integralność treści faktury należy rozumieć to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Integralność faktury zostaje zatem zachowana wówczas, gdy od wystawienia dokumentu nie dokonano zmian w jego treści. Przesłanka ta jest szczególnie ważna w przypadku faktur elektronicznych, a jej spełnienie oznacza, że użyty format pliku gwarantuje, iż osoba posiadająca przeciętną wiedzę z zakresu informatyki nie jest w stanie edytować jego treści i dokonać zmian w otrzymanej fakturze.

Zapewnienie czytelności faktury polega w przypadku faktur papierowych na wystawieniu oraz przechowywaniu ich tak, aby zapisy na fakturze w normalnym stanie rzeczy nie ulegały zniszczeniu, czy wyblaknięciu. W stosunku do faktur elektronicznych zapewnienie czytelności danych zakłada możliwość odczytania danych zawartych w fakturze elektronicznej przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Przepisy nie wskazują żadnych przykładowych ścieżek audytu w tym zakresie. Zapewnić zatem należy takie procedury wewnętrznej kontroli, które pozwolą jednoznacznie wykazać, że dana faktura dotyczy konkretnej transakcji. Zapewnienie wiarygodnej ścieżki audytu będzie polegało w szczególności na dopasowaniu do faktur dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty.

Przepisy wskazują przykładowe sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności danych zawartych w treści faktury elektronicznej. Warunki te zostaną spełnione w szczególności, w przypadku wykorzystania:

• bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy o podpisie elektronicznym , weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Na koniec warto również wspomnieć, iż po 1 stycznia 2014 r., podobnie jak obecnie, dla stosowania faktur elektronicznych konieczna jest akceptacja odbiorcy. Tym samym, aby wysyłać kontrahentom faktury drogą elektroniczną, należy uzyskać zgodę nabywcy towarów lub usług. Przepisy nie precyzują w jakiej formie takiej akceptacji należy dokonać, może być to zatem forma dowolnie uzgodniona przez obie strony transakcji.