Podatek PIT i VAT: faktura za paliwo bez numeru rejestracyjnego

Przeczytaj także: Samochód osobowy: w 2013 r. faktura bez numeru rejestracyjnego

Faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu. Tak stanowił §5 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, w brzmieniu obowiązującym do końca 2012 r.

Obecnie takiego obowiązku już nie ma, zatem faktura dokumentująca zakup paliwa wlewanego do baku samochodu nie musi zawierać jego numeru rejestracyjnego. Warto pamiętać, że numer ten nie musi się obecnie znajdować także na fakturach dokumentujących wydatki poniesione na wykorzystywane w firmie samochody osobowe niewprowadzone do ewidencji środków trwałych podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Wcześniej obowiązek taki wynikał z pkt 13 objaśnień do prowadzenia księgi: Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu.

Mimo, że faktura za paliwo obecnie nie musi zawierać numeru rejestracyjnego pojazdu, pozostałe obowiązki ciążące na podatnikach z tytułu prawidłowego rozliczenia podatków nadal zostały zachowane. Brak tego numeru może przy tym nastręczać dodatkowych trudności w zakresie wywiązywania się z tych obowiązków.

Trzeba bowiem pamiętać, że przy braku numeru rejestracyjnego na fakturze trudniej będzie udowodnić chociażby to, czy w zakresie podatku VAT zakupione paliwo służy czynnościom opodatkowanym, zostało nabyte do samochodu ciężarowego czy osobowego. Tymczasem w stosunku do samochodów osobowych prawo do odliczenia podatku VAT od nabywanego paliwa w ogóle nie występuje. Co za tym idzie, przy braku numeru rejestracyjnego podatnik będzie musiał dowodzić w inny sposób, jakim celom paliwo służyło oraz do napędu którego pojazdu zostało wykorzystane.

Co się zaś tyczy podatku dochodowego, z regulacji samej ustawy nie wynika ani też nie wynikało, iż warunkiem ujęcia wydatku związanego z zakupem paliwa w kosztach podatkowych jest zamieszczenie na fakturze numeru rejestracyjnego pojazdu (niemniej dowodem zakupu paliwa była prawidłowo wypełniona faktura, która zgodnie z przepisami VAT-owskimi numer rejestracyjny winna posiadać). Warto tutaj jednak przytoczyć wyrok NSA z 11 maja 2012 r., sygn. akt II FSK 2253/10:
„(…) Nie budzi w świetle orzecznictwa, jak i piśmiennictwa wątpliwości, że stosownie do definicji kosztów uzyskania przychodów zawartej w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., nie każdy faktycznie poniesiony wydatek może być zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu. Przede wszystkim, niezbędnym jest, aby podatnik wykazał, że bez jego poniesienia przychód by nie wystąpił. W tym celu podatnik powinien dysponować dowodami, zawierającymi niezbędne informacje do stwierdzenia występowania związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągniętym przychodem. Organy podatkowe stan faktyczny w sprawie ustalają bowiem na podstawie dowodów dokumentujących zdarzenia i na tej podstawie wyprowadzają wnioski co do związku danego wydatku z przychodem. Zatem, dowody przedkładane przez podatnika muszą poddawać się ocenie podatkowej i muszą one mieć związek ze zdarzeniem, którego koszt chce podatnik uwzględnić w rachunku podatkowym.(…)”

Ponadto przedsiębiorcy wykorzystujący w prowadzonej działalności gospodarczej samochody osobowe nieuznane za środki trwałe (za wyjątkiem tych w leasingu) muszą pamiętać, że wydatki z nimi związane mogą odnosić w ciężar kosztów firmy jedynie do wysokości limitu tzw. kilometrówki. Co za tym idzie, muszą wyodrębnić faktury dokumentujące zakupy związane z tymi pojazdami od pozostałych. Konieczne jest także sporządzenie zestawienia tych dokumentów – jego brak automatycznie dyskwalifikuje poniesione wydatki z kosztów uzyskania przychodu.

Brak numeru rejestracyjnego na fakturach niewątpliwie nie jest niezbędny do wypełnienia wyżej opisanych obowiązków ciążących na podatnikach, niemniej może je utrudnić i wymagać posiadania dodatkowych dowodów wykazujących związek danego wydatku z przychodami firmy. Dlatego też spora część przedsiębiorców mimo braku takiego obowiązku, decyduje się w dalszym ciągu na umieszczaniu tego numeru na fakturach za paliwo. Nie jest to bowiem zabronione.