Przegląd techniczny kasy fiskalnej

Przeczytaj także: Płatność kartą a zwolnienie z kas fiskalnych

Powyższe wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, której to art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11 mówią, że podatnicy ewidencjonujący obrót na kasie fiskalnej są m.in. obowiązani zgłaszać kasy rejestrujące do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących jak też poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.

Szczegóły w zakresie przeglądów technicznych reguluje natomiast rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących. I tak §33 ust. 1 tego rozporządzenia wskazuje, że obowiązkowego przeglądu technicznego kasy należy dokonać nie rzadziej nić co 2 lata. Warto przy tym dodać, iż ustawodawca w ust. 4 przytoczonego przepisu wskazuje, że terminy przeglądów liczy się zgodnie z przepisami art. 12 §3-5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa. Ta w art. 12 §4 mówi, że terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było - w dniu, który poprzedzałby bezpośrednio ten dzień. Jeżeli jednak ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy (art. 12 §5 Ordynacji podatkowej).

Nieco inaczej jest z w przypadku kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami. Tutaj obowiązkowego przeglądu należy dokonać nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika. Przegląd taki musi jednak być przeprowadzany nie rzadziej niż co 25 miesięcy .Terminy określone w miesiącach przy tym kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca (art. 12 §3 Ordynacji podatkowej).

Ustawodawca wskazał przy tym, że termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego liczony jest od dnia fiskalizacji kasy. Zakładając zatem, że fiskalizacja „zwykłej” kasy nastąpiła przykładowo 17 lipca 2013 r., pierwszy obowiązkowy przegląd techniczny tego urządzenia powinien mieć miejsce nie później niż 17 lipca 2015 r.

Co się natomiast tyczy odzyskania kasy fiskalnej, która wcześniej została utracona w wyniku kradzieży, obowiązkowemu przeglądowi technicznemu należy ją poddać przed jej ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji, przy czym jej ponowne zastosowanie może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu takiego przeglądu.

Co jest przy tym niezwykle ważne – podatnik stosujący kasę rejestrującą zgłasza ją do obowiązkowego przeglądu technicznego do podmiotu prowadzącego serwis kas. Tym samym to na podatniku (a nie serwisie) ciąży obowiązek dbania o to, aby termin przeprowadzenia przeglądu nie został przekroczony.

Co natomiast grozi za nieterminowy przegląd kasy fiskalnej? Otóż podatnik, który nie dopilnował terminu musi liczyć się z pewnymi konsekwencjami finansowymi. W art. 111 ust. 6 ustawy o VAT ustawodawca wskazał bowiem, że jeśli podatnik w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania nie dokona w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, zobowiązany jest do zwrotu odliczonej lub otrzymanej kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy.

Jakie czynności wykonuje się podczas przeglądu? Określa je §34 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. I tak obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:

1. stanu plomb na obudowie kasy, a w przypadku kas bez programu aplikacyjnego (drukarek fiskalnych) - również stanu plomb na module fiskalnym kasy, oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;
2. stanu obudowy kasy;
3. czytelności dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę;
4. programu pracy kasy i programu archiwizującego, jego wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;
5. poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie emisji dokumentów fiskalnych;
6. poprawności działania wyświetlacza klienta;
7. stanu pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego kasy co do zgodności z dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;
8. stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy.

Ponadto przegląd taki obejmuje także:

1. wpis jego wyniku do książki kasy;
2. dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności kopii faktury.