Kasa fiskalna 2013: ewidencja otrzymanych zaliczek

Przeczytaj także: Nazwa towaru na paragonie fiskalnym: zmiany w 2013 r.

Paragon fiskalny jest podstawowym dowodem dokumentującym zawarcie danej transakcji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Faktury wystawia się tutaj tylko na żądanie klienta (ale i tak sprzedaż taką na kasie trzeba zaewidencjonować). W praktyce występują niekiedy problemy, w którym momencie sprzedaż ująć, w tym m.in. w przypadku otrzymania zaliczki na przyszłą dostawę towaru/świadczenie usługi.

W pierwszej kolejności należy wskazać, że obowiązek podatkowy z tytułu dostawy towarów oraz świadczenia usług dla powyższych podmiotów co do zasady powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi (o czym mówi art. 19 ust. 1 ustawy o VAT). W tym też dniu sprzedaż taka winna zostać zaewidencjonowana na kasie fiskalnej.

Sytuacja wygląda nieco inaczej w przypadku zaliczek otrzymanych przed wydaniem towaru czy wykonaniem usługi. Otóż tutaj art. 19 ust. 11 ustawy o VAT wskazuje, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą ich otrzymania. Warto przy tym pamiętać, że powyższe tyczy się każdej należności otrzymanej przed faktyczną sprzedażą, czyli też zadatku, raty, przedpłaty itp.

W zakresie ewidencjonowania takich należności przed dostawą towaru czy wykonaniem usługi na kasie rejestrującej, warto wspomnieć, że przepisy poprzedniego rozporządzenia regulującego ewidencjonowanie sprzedaży przy pomocy tych urządzeń milczały w tej materii. Kwestia ta została uregulowana dopiero od 1 kwietnia 2013 r., kiedy to weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących.

Niemniej w okresie wcześniejszym przyjęta została praktyka, zgodnie z którą otrzymanie zaliczki winno zostać zaewidencjonowane na kasie fiskalnej w dacie powstania obowiązku podatkowego, a więc w dniu jej otrzymania.

Obecnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących powyższe jedynie potwierdza. Zgodnie bowiem z jego §3 ust. 2 otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania (a więc powstania obowiązku podatkowego).

Niemniej przepisy w dalszym ciągu nie regulują sytuacji, w której to zaliczka wpływa na rachunek bankowy i zaewidencjonowanie jej na kasie fiskalnej w dacie otrzymania może być kłopotliwe, czy wręcz niemożliwe. Z reguły bowiem o jej otrzymaniu podatnik dowiaduje się z opóźnieniem, gdy otrzyma wyciąg bankowy (np. następnego dnia), zaś konstrukcja kasy fiskalnej nie pozwala na zarejestrowanie na niej obrotu wstecz. Co za tym idzie, zaliczka taka może być zaewidencjonowana dopiero w dniu, w którym podatnik dowiedział się o jej otrzymaniu (czyli po uzyskaniu stosownej informacji z banku o wpływie zaliczki na konto), a nie w dniu jej faktycznego otrzymania (a więc uznania rachunku kwotą zaliczki).

Wydaje się, że w takich sytuacjach w dalszym ciągu będzie aktualna dotychczasowa praktyka organów podatkowych nakazująca ewidencjonowanie takich zaliczek w dniu, w którym podatnik dowiedział się o otrzymanej zaliczce. Taki tryb postępowania wskazał m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 28 grudnia 2012 r., nr ITPP1/443-1208a/12/AJ, w której to czytamy:

„(…) Odnosząc się zatem do kwestii terminu zaewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej dokonanych transakcji, za które zapłata następuje na rachunek bankowy należy stwierdzić, że uwzględniając fakt, iż o dokonanych wpłatach Wnioskodawca dowiaduje się dopiero z chwilą pozyskania informacji z banku (z chwilą otrzymania wyciągu), należy przyjąć za dopuszczalne zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej wpłaty, dokonanej przez klienta na rachunek bankowy w dniu, w którym podatnik pozyskał taką informację z banku, również wtedy gdy sytuacja taka ma miejsce na przełomie miesiąca rozliczeniowego.

(…) ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej powinno się odbywać z chwilą dokonania sprzedaży (świadczenia usługi), nie później jednak niż w momencie powstania obowiązku podatkowego, czyli z chwilą wykonania usługi (art. 19 ust. 1) lub otrzymania każdej z zaliczek – o czym stanowi art. 19 ust. 11 ustawy – co ma miejsce w niniejszej sprawie i determinuje moment dokonania odpowiednich zapisów przy zastosowaniu kasy rejestrującej.(…)”

Organ podatkowy w powyższej interpretacji podkreślił przy tym, że techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. Na tę kwestię uwagę należy zwrócić szczególnie na przełomie miesiąca, gdzie fizyczna wpłata w tym miesiącu jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej dopiero w miesiącu następnym (tj. z chwilą uzyskania z banku informacji o jej wystąpieniu). W takich przypadkach na podatniku i tak ciąży obowiązek prawidłowego rozliczenia obrotu i kwot podatku należnego z tej wpłaty za miesiąc, w którym ona wystąpiła. Powinien on przy tym pomniejszyć o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym zostały one na kasie fiskalnej zaewidencjonowane (a więc ten, w którym podatnik pozyskał informację o dokonanej wpłacie). Powyższe powinno zostać odzwierciedlone w rejestrach prowadzonych na potrzeby podatku VAT.