Podróż służbowa samochodem pracownika

Przeczytaj także: Podróż służbowa prywatnym samochodem: kilometrówka

Czy wydatki te mogą być kosztem uzyskania przychodów?
Stosownie do przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej ustawa o PDOP), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 powołanej ustawy. W przypadku wykorzystywania pojazdów niestanowiących składników majątkowych Podatnika, wydatki wynikające z takiego użytkowania mogą być uwzględnione w kosztach dla celów podatkowych. Należy bowiem zauważyć, iż wykorzystywane dla celów służbowych samochody umożliwiają pracownikom sprawne i efektywne wykonywanie swoich obowiązków pracowniczych. W konsekwencji, wydatki związane z używaniem oraz eksploatacją samochodów niestanowiących własności Podatnika będą mieć przełożenie na osiągane przychody.

Ograniczenia w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania samochodów nie będących własnością podatnika zostały przewidziane m.in. w art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o PDOP.
Stosownie do brzmienia tego przepisu, nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Wobec powyższego należy określić limit kosztów uzyskania przychodów w odniesieniu do zwrotu pracownikowi kosztów używania samochodu prywatnego na cele służbowe w podróży służbowej oraz zasady dokumentacji tych zwrotów dla celów podatku dochodowego.
Podstawa prawna dla zwrotu pracownikowi kosztów użytkowania samochodu prywatnego
W myśl § 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (dalej: Rozporządzenie) z tytułu podróży służbowej, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:
   • przejazdów i dojazdów,
   • noclegów,
   • innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Odpowiednio zaś do § 5 ust. 3 Rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Powyższe regulacje Rozporządzenia stanowią dla Podatnika podstawę do zwrotu pracownikowi wydatków poniesionych w związku z odbytą podróżą służbową.

Dokumentowanie wydatków
Jednocześnie jak wynika z przytoczonych przepisów zwrot wydatków za używanie samochodu prywatnego w podróży służbowej ustala się na podstawie liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr. Przepisy nie wymagają, by pracownik przedstawił dowody poniesienia wydatków na okoliczność użytkowania samochodu, jak faktury za nabyte paliwo. Dla pracodawcy podstawą do określenia kosztu uzyskania przychodów będzie wyłącznie rozliczenie podróży służbowej, którego element składowy powinna stanowić ewidencja przebiegu pojazdu. Kwota zwrotu przysługująca pracownikowi nie zależy w tym przypadku od ilości zużytego paliwa, lecz od faktu rzeczywistego wykorzystania samochodu prywatnego w podróży służbowej.

Odrębną kwestią jest natomiast zwrot na rzecz pracownika innych wydatków, takich jak opłaty parkingowe czy opłaty za przejazd autostradą, jeżeli Podatnik dokonuje takich zwrotów. Zgodnie z dominującym aktualnie stanowiskiem organów podatkowych zwrot tych dodatkowych wydatków objęty jest limitem określonym w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o PDOP. Jak czytamy w piśmie Ministra Finansów z dnia 08.04.2010 r., sygn. DD6/033-101-2/MZG/09/PK-579: Limitem określonym w art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych objęte są zatem wszelkie wydatki dotyczące używania samochodu prywatnego do celów prowadzonej przez podatnika działalności. Tym samym kosztami uzyskania przychodów będą wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, z zastrzeżeniem art. 16 ust. 5 ww. ustawy. (analogicznie m.in.: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w piśmie z dnia 01.08.2011r., sygn. IBPBI/2/423-431/11/PC).

Stosując się do aktualnie prezentowanej przez organy podatkowe wykładni przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30) ustawy o PDOP Podatnik powinien wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów zwrot dodatkowych wydatków, tak więc dla celów ustawy o PDOP bez znacznie pozostaje fakt dokumentowania tych opłat.
Tym niemniej zastrzec należy, iż dowody na okoliczność poniesienia przez pracownika innych wydatków związanych z użytkowaniem samochodu prywatnego ma znacznie dla celów prawidłowego rozliczenia delegacji oraz możliwości zastosowania zwolnienia z opodatkowania tego zwrotu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, tak więc dowody te powinny być przez pracowników przedstawione w rozliczeniu delegacji.

Podsumowanie
Podsumowując kosztem uzyskania przychodów z tytułu użytkowania przez pracownika samochodu prywatnego w celu odbycia podróży służbowej dla Pracodawcy może być wyłącznie kwota wynikająca z prawidłowo sporządzonej ewidencji przebiegu pojazdu. Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

1. nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
2. numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika,
3. kolejny numer wpisu,
4. datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd),
5. liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu,
6. kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu,
7. podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Podatnik jest zobowiązany posiadać ewidencję przebiegu udostępnianych samochodów – jej brak jest równoznaczny z brakiem prawa do uznania wydatków związanych z wykorzystywaniem pojazdów za koszty uzyskania przychodu. Jednocześnie ewidencja przebiegu pojazdu wyznacza górną granicę limitu, do którego będzie można uznać poniesione wydatki za koszty uzyskania przychodu. Aczkolwiek zwrot wydatków może nastąpić w wysokości faktycznie poniesionej, to kosztem uzyskania przychodów Podatnika będzie jedynie zwrot nieprzekraczający kwoty limitu ustalonej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Reasumując, dokonany zwrot wydatków na używanie przez pracownika samochodu prywatnego dla celu odbycia podróży służbowej, by mógł stanowić koszt uzyskania przychodów powinien być udokumentowany poprzez polecenie wyjazdu służbowego, oraz ewidencję przebiegu pojazdu.