Księgi rachunkowe: paragon jako dowód księgowy

Przeczytaj także: Paragon za przejazd autostradą a koszty w księgach

Jeżeli jednostka prowadzi księgi rachunkowe, to jest zobowiązana stosować przepisy o dowodach księgowych, które znajdują się w ustawie o rachunkowości. Wydatki ponoszone na zakup materiałów w jednostkach handlu detalicznego lub w innych jednostkach, gdzie nie ma możliwości uzyskania faktury, mogą być udokumentowane paragonem lub pokwitowaniem zapłaty, pod warunkiem że wymienione dokumenty zawierają dane, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości.

Artykuł 20 ustawy o rachunkowości nakazuje każde zdarzenie gospodarcze udokumentować dowodem, który spełnia wymogi określone w art. 21, natomiast art. 22 podaje, jakie cechy powinny mieć dowody księgowe. Jest to minimum wymogów, którym powinny odpowiadać dowody księgowe.

Według art. 21 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego
   Dowód musi zawierać określoną przepisami albo utrwaloną przez praktykę pełną nazwę lub symbol np.: Faktura VAT, KP – kasa przyjmie, PZ – przyjęcie materiałów, Raport kasowy, Paragon, Polecenie przelewu itd. oraz numer.
2. Określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej
   Dowód musi zawierać dane, które umożliwią identyfikację stron uczestniczących w operacji gospodarczej. Powinna to być nazwa i adres, jeżeli takie dane są na pieczątce, to może to być pieczątka firmy.
3. Opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych
   Na dowodzie umieszcza się opis operacji, tzn. nazwę danej transakcji oraz jej wartość. Jeżeli operacja jest mierzona w jednostkach naturalnych, to na dowodzie podaje się także ich ilość. Na dowodzie mamy w tym przypadku nazwę, jednostkę miary, ilość, cenę i wartość. Jeżeli dowód jest wystawiony w walucie obcej, to wartość operacji należy przeliczyć na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu dokonania operacji gospodarczej.
4. Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu
   Różne daty dokonania operacji oraz sporządzenia dowodu mamy wtedy, gdy odbiór towaru lub usługi nastąpił wcześniej, a dokument potwierdzający ich sprzedaż, np. faktura VAT, wystawiona została w dniach następnych.
5. Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów
   Jeżeli dowód potwierdza przyjęcie lub wydanie składnika aktywów, przeniesienie prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu, to na dowodzie muszą być podpisy osób wydających i przyjmujących te składniki, w pozostałych przypadkach podpisy osób mogą być zastąpione znakami umożliwiającymi ustalenie tych osób.
6. Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

Dekret umożliwia połączenie dowodu z zapisami w księgach. Dekretacja musi być zgodna z zakładowym planem kont.

Wymagania dotyczące dokumentów określone w ustawie o rachunkowości są bardzo ogólne, bardziej szczegółowe wymagania dotyczące dokumentacji mamy w ustawie o VAT.

Zakup materiałów oraz usług może być udokumentowany paragonem lub pokwitowaniem zapłaty, pod warunkiem że dokumenty te są zaopatrzone w datę oraz dane jednostki wydającej te dokumenty, jest na nich ilość, cena jednostkowa oraz wartość transakcji, natomiast pozostałe dane odbierający dokument może uzupełnić sam. Chodzi tu przede wszystkim o nazwę i adres firmy dokonującej zakupu. Ustawa o rachunkowości nie zabrania takiego postępowania, a jest ono znane z rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – § 14 tego rozporządzenia.

Jednak jeżeli firma jest płatnikiem podatku VAT, a kupowane towary i usługi są opodatkowane VAT oraz służą sprzedaży opodatkowanej, to we własnym interesie nie powinna stosować takiej dokumentacji jak paragon, dowód zapłaty. Nawet najdrobniejsze zakupy powinny być udokumentowane fakturą VAT, żeby można było odliczyć podatek VAT naliczony w zakupach.

Podstawa prawna:

• art. 20, art. 21; art. 22 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
• § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Czasopismo "Rachunkowość dla Praktyków" to praktyczne wskazówki dotyczące najnowszych zmian w podatkach, rachunkowości i ubezpieczeniach społecznych, przeznaczone dla doświadczonych księgowych i głównych księgowych, dla kogoś takiego jak Ty!