Informacja PIT-11: najczęstsze problemy

Przeczytaj także: Pracodawco pamiętaj: PIT-11 za 2021 r. należy złożyć do 31 stycznia

Problem 1. PIT-11 wysłany nieterminowo do fiskusa

PIT-11 za 2010 r. zarówno do urzędu skarbowego, jak i do pracownika należało przekazać w terminie do końca lutego. Obowiązek ten można wypełnić, przekazując informację bezpośrednio zatrudnionej osobie, za pokwitowaniem, nadając przed tą datą w urzędzie pocztowym, przekazując do urzędu skarbowego za pomocą systemu e-Deklaracje bądź przesyłając pracownikowi (jak wynika na razie z odosobnionego orzecznictwa) pocztą e-mail. Co jednak zrobić, gdy druk PIT został wysłany po 28 lutego?

Sankcją za niedopełnienie omawianego obowiązku jest kara grzywny przewidziana w art. 80 § 2 Kodeksu karnego skarbowego. W praktyce jednak czyny tego rodzaju kwalifikowane są często jako czyny mniejszej wagi, karane jako wykroczenie w postępowaniu mandatowym (do 2772 zł).
Organy ścigania nieczęsto zajmują się sprawami nieprzekazania bądź nieterminowego przekazania PIT-11, by jednak uniknąć odpowiedzialności karnoskarbowej, gdy stwierdzimy naruszenie obowiązków związanych z terminowym przekazaniem tej informacji, warto wystąpić z tzw. czynnym żalem. Polega on na zawiadomieniu urzędu skarbowego na piśmie bądź do protokołu o niedopełnieniu obowiązków. Sprawca, który wystąpi z czynnym żalem, nie podlega karze. Warto skorzystać z tej możliwości, bo choć wymaga ona nieco wysiłku, to pozwala na uniknięcie kary bez ponoszenia żadnych kosztów. Niezależnie od czynnego żalu konieczne jest jednak niezwłoczne uzupełnienie nieprzesłanych informacji podatkowych.

Bardziej skomplikowana jest sytuacja, gdy płatnik w ogóle nie przekaże PIT-11 – wówczas pracownik rozliczyć będzie musiał swoje dochody szacunkowo, na podstawie posiadanych danych. Sytuacja taka często skutkuje skargą podatnika w urzędzie skarbowym i kontrolą u płatnika, a ta, oprócz związanych z nią samą nieprzyjemności, może skończyć się wszczęciem postępowania karnoskarbowego.

Problem 2. PIT wysłany do niewłaściwego urzędu

Jeden z egzemplarzy PIT przesłać należy urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Może się jednak zdarzyć, że skierujemy go do organu niewłaściwego, co często wynika choćby z zaniedbań pracowników, którzy nie poinformowali o zmianie swojego miejsca zamieszkania. Nie należy dokonywać jednak w takim wypadku korekt bądź składać druku ponownie, dlatego że organ podatkowy ma obowiązek z urzędu przekazać PIT-11 organowi właściwemu miejscowo.

Problem 3. Zwrot przesyłki wysłanej pocztą

Optymalnym rozwiązaniem jest przekazanie PIT-11 do rąk własnych pracownika i odebranie pokwitowania, które będzie dowodem, że pracodawca spełnił swoje ustawowe obowiązki. Jeśli brak jest takiej możliwości, możemy doręczyć go w jakikolwiek sposób, ale zawsze warto zadbać o dowód przekazania informacji. Najczęściej firmy przesyłają PIT pocztą i może się zdarzyć, że pracownik nie odbierze adresowanej do niego przesyłki lub odmówi jej odbioru. Pomimo tego pracodawca może uznać, że dopełnił obowiązku przekazania informacji. Problem może powstać, gdy przesyłka wróci z adnotacją, że podatnik nie mieszka pod wskazanym adresem. Jeżeli list nadany był na ostatni znany pracodawcy adres zamieszkania, to również należy uznać obowiązek płatnika za wypełniony. Uważam jednak, że jeśli pracodawca zna również adres zameldowania pracownika (szczególnie byłego), to powinien ponowić próbę, wysyłając PIT na ten adres. Można bowiem domniemywać, że pracownik zamieszkuje tam, gdzie jest zameldowany.

Na marginesie warto wskazać, że nie ma co prawda obowiązku wysyłania informacji PIT-11 za zwrotnym poświadczeniem odbioru, należy jednak pamiętać, że wysyłając zwykłą przesyłkę poleconą (a tym bardziej przesyłkę nierejestrowaną), pozbawiamy się możliwości udowodnienia, ze pracownik PIT odebrał bądź mógł odebrać.

Problem 4. PIT e-mailem bez potwierdzenia

Szczególną uwagę należy poświęcić potwierdzeniom odbioru PITów-11 wysłanych e-mailem przez płatników. Ci, którzy zdecydowali się na taki krok, na podstawie wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 22 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 486/10) powinni we własnym interesie zadbać o dowód doręczenia dokumentów pracownikowi. Spodziewać się bowiem można, że w przypadku ewentualnej kontroli dokumentacja płatników korzystających z tej formy wysyłki informacji pracownikom będzie szczegółowo weryfikowana. Zgodnie z ww. wyrokiem w razie wątpliwości to na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania, że podatnik otrzymał PIT-11. Jeśli więc nie mamy podpisanego elektronicznie przez podatnika potwierdzenia odbioru, dobrze jest uzyskać tradycyjne pokwitowania od pracowników. Pokwitowanie można zdobyć jeszcze z początkiem marca – w takim wypadku ważne jest jednak, aby wynikało z niego, że roczne rozliczenie zostało przekazane do końca lutego.

Podstawa prawna:

• art. 31, art. 39, art. 45 ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.)
• art. 26 § 1, art. 81, art. 104 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j.: Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.)
• art. 16, art. 80 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 ze zm.)