Hotel dla kontrahenta to koszty reprezentacji

Przeczytaj także: Koszty firmy: reprezentacja szeroko rozumiana

Zgodnie z definicją zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) oraz art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej updop), kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie znalazły się one w katalogach wydatków z kosztów tych wyłączonych. Te zostały określone odpowiednio w art. 23 updof i art. 16 updop.

Wydatek w postaci noclegu dla kontrahenta wydaje się pierwszą część przepisu spełniać. Niestety w katalogu wyłączeń z kosztów ustawodawca wymienił koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 23 ust. 1 pkt 23 updof i art. 16 ust. 1 pkt 28 updop).

O ile zaś ustawy posługują się pojęciem reprezentacji, nie wskazują jej definicji. Przyjmuje się tutaj zatem definicję słownikową, która to traktuje reprezentację jako okazałoś, wytworność w czyim sposobie życia, związana ze stanowiskiem czy pozycją społeczną. Wydatki reprezentacyjne przejawiają się natomiast swoją wyjątkowością, odbiegając od zwyczajowo przyjętych w danej dziedzinie czy okolicy.

Obecnie organy podatkowe uważają, że poprzez reprezentację należy rozumieć wszelkie działania związane z tworzeniem pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz, przede wszystkim wobec kontrahentów, wśród których znajdują się wydatki wskazane we wstępie.

W powyższym tonie wypowiedział się m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 10 grudnia 2009 r., nr ITPB3/423-605b/09/PS, w której to stwierdził, że „(…)Zapewnienie kontrahentom zakwaterowania podczas tych spotkań (nocleg w hotelu) ma niewątpliwy wpływ na sposób postrzegania Spółki przez te podmioty. Wydatki te wykraczają więc poza poziom gościnności zwyczajowo przyjęty w tego typu kontaktach i służą budowaniu określonego wrażenia w odbiorze firmy Wnioskodawcy. Powoływanie się w tym kontekście przez Wnioskodawcę na okoliczność, że pokrywanie kosztów noclegu kontrahentów jest działaniem niewykraczającym poza zwykłe ramy grzeczności, gościnności i szacunku dla klienta, co z kolei przyjmuje się za powszechnie obowiązujące kanony kultury, nie odbiera tej czynności cech reprezentacji. Zapewnienie noclegu kontrahentom to bowiem nic innego, jak działania dla zapewnienia im wygody i komfortu, mające na celu zaprezentowanie Spółki jako prestiżowego partnera. Oznacza to, że przedmiotowe wydatki mają znamiona wydatków na reprezentację Spółki(…)”

Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 20.08.2008 r. nr IPPB1/415-683/08-2/JB: „(…) wydatki na bilety lotnicze, pociąg, autobus oraz koszty noclegów związane z organizacją wyjazdu na targi potencjalnych klientów poniesione przez Firmę X wiążą się z tworzeniem oraz utrwalaniem dobrego wizerunku firmy na zewnątrz, a zatem nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Zapewnienie klientom dojazdu oraz noclegu na targi wpływać będzie niewątpliwie na lepsze postrzeganie przez nich Firmy i utrwalanie jej pozytywnego obrazu. Powyższe wydatki mają charakter okazałości i wystawności, odbiegają bowiem od zasad ogólnie przyjętych w kontaktach z innymi podmiotami gospodarczymi, a więc uznać je należy za wydatki reprezentacyjne, które wyłączone zostały na mocy art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z kosztów uzyskania przychodów.(…)”

Podsumowując zafundowanie kontrahentom noclegu czy też opłacenie im podróży z jednej strony służy osiąganiu przychodów bądź zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, z drugiej jednak jako wydatki mające charakter okazałości i wystawności odbiegając od zasad ogólnie przyjętych bądź mające na celu zaprezentowanie podatnika z jak najkorzystniejszej strony poprzez zapewnienie kontrahentom wygody i komfortu, zostały z podatkowych kosztów uzyskania przychodów wykluczone.