Wynagrodzenia pracownicze a księga podatkowa i koszty

Przeczytaj także: Księgi rachunkowe: przejście na PKPiR a koszty pośrednie

Przypomnijmy, art. 22 ust. 6ba ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) mówi, iż należności z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy oraz z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną a także zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Podobnie jest ze składkami ZUS w części finansowanej przez płatnika oraz ze składkami na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (art. 22 ust. 6bb updof). Te uznaje się za koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że składki te zostaną opłacone do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego wynagrodzenie dotyczy, a jeżeli wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane w miesiącu następnym – składki te stanowią koszt uzyskania przychodu miesiąca, którego wynagrodzenie dotyczy, o ile zostaną zapłacone do 15. dnia miesiąca, w którym wynagrodzenie zostało wypłacone.

W przypadku nie spełnienia powyższych warunków, wydatki na wynagrodzenia oraz składki ZUS należy odnosić w ciężar kosztów w dacie ich faktycznej zapłaty. Jak już wskazano wyżej, powyższe przepisy mają zastosowanie niezależnie od rodzaju prowadzonych przez podatnika urządzeń księgowych (księgi rachunkowe czy PKPiR). Kiedy w praktyce wydatki te ujmować? Przedstawmy na przykładach różne sytuacje:

Przykład 1
W zakładzie pracy wynagrodzenie jest płatne na koniec miesiąca. Wynagrodzenie za luty zostało wypłacone 26 lutego 2010 r. Składki ZUS od tych wynagrodzeń finansowane przez płatnika zostały zapłacone 15 marca 2010 r.

W takiej sytuacji wydatki z tytułu wynagrodzeń oraz zapłaconych składek ZUS będą stanowiły koszty uzyskania przychodów miesiąca lutego 2010 r.

Przykład 2
W zakładzie pracy wynagrodzenie jest płatne do dnia 10 następnego miesiąca. Wynagrodzenie za luty zostało wypłacone 10 marca 2010 r. Składki ZUS od tych wynagrodzeń finansowane przez płatnika z kolei, zgodnie z obowiązującymi przepisami, zostały zapłacone 15 kwietnia 2010 r.

W takiej sytuacji wydatki z tytułu wynagrodzeń stanowią koszty uzyskania przychodów miesiąca lutego 2010 r. Z kolei zapłacone składki ZUS należy zaliczyć do kosztów miesiąca kwietnia. Koszty miesiąca lutego stanowiłyby one jedynie w sytuacji ich uregulowania do 15 marca 2010 r.

Przykład 3
Wynagrodzenie w zakładzie pracy wypłacane jest do 10 następnego miesiąca. Z powodu trudności finansowych wynagrodzenie za luty zostało wypłacone dopiero 19 marca 2010 r. Składki ZUS finansowane przez płatnika zostaną uregulowane natomiast dopiero w maju 2010 r.

W takiej sytuacji wynagrodzenia stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu ich faktycznej wypłaty, tj. w marcu 2010 r. Podobnie będzie ze składkami ZUS – staną się one kosztem miesiąca, w którym zostaną zapłacone.

Na zakończenie dodajmy, iż wydatki z tytułu wynagrodzeń należy ujmować w kolumnie 12 księgi „Wynagrodzenia w gotówce i w naturze” natomiast składki ZUS w kolumnie 13 księgi „Pozostałe wydatki”.