Koszty firmy: czy zobowiązania można regulować z cudzego konta bankowego?

Przeczytaj także: Które formy regulowania zobowiązań wyłączają koszty podatkowe?

Czym jest koszt uzyskania przychodu?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 za koszt uzyskania przychodu uznaje się wydatki, które przyczyniają się do osiągnięcia przychodów oraz zabezpieczenia lub zachowania ich źródła. Co więcej, przepisy wyszczególniają również katalog wydatków, które bezwzględnie nie mogą stanowić kosztu firmowego. Katalog ten został określony w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Aby wydatek mógł zostać ujęty w kosztach firmowych, musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie może mieć znamion wydatku prywatnego, może bowiem zostać zakwestionowany przez organy podatkowe w przypadku ewentualnej kontroli. Co ważne, wydatek taki musi zostać faktycznie poniesiony przez przedsiębiorcę.

Zapłata za wydatki gotówką

Najczęstszymi formami zapłaty są przelew oraz gotówka. Należy jednak pamiętać, że w przypadku płatności gotówkowych występują pewne ograniczenia.

Zgodnie z art. 22p ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wydatki przewyższające wartość 15 000 zł, za które zapłata nastąpiła gotówkowo, nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodów. A zatem zakupy, których wartość przewyższa 15 000 zł, powinny być regulowane za pośrednictwem rachunku bankowego.

Firmowy rachunek bankowy – czy jest obowiązkowy?

Przepisy nakładają na przedsiębiorcę obowiązek regulowania zobowiązań z kontrahentami za pośrednictwem rachunku bankowego, jeżeli wartość transakcji przekracza 15 000 zł. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy prowadzący księgowość uproszczoną mają obowiązek posiadania firmowego rachunku bankowego. Przelewy mogą być dokonywane również z prywatnego konta przedsiębiorcy, przy czym należy pamiętać, że wówczas opłaty za prowadzenie rachunku bankowego, prowizje i opłaty za przelewy mogą zostać zakwestionowane jako koszt przez organy podatkowe. Warto zatem zastanowić się nad założeniem indywidualnego konta dla działalności.

Zapłata za faktury z konta małżonka – czyli jaki wpływ ma umowa majątkowa małżeństwa?

Podatnicy często dokonują zapłaty za zakupy firmowe, wykorzystując konta małżonka. Warto jednak zwrócić uwagę, że taki sposób zapłaty może ograniczyć możliwość ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.

Przepisy nie odnoszą się stricte do tej kwestii. Można jednak przyjąć podobną zasadę jak w przypadku regulowania zobowiązań podatkowych z konta małżonka. Jak wskazuje art. 26 Ordynacji podatkowej: Podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki. Z tego wynika, że przedsiębiorca prowadzący działalność jest zobowiązany do zapłaty zobowiązań podatkowych i odpowiada za to swoim majątkiem. Natomiast art. 29 § 1 ww. ustawy wskazuje, że: W przypadku osób pozostających w związku małżeńskim odpowiedzialność, o której mowa w art. 26, obejmuje majątek odrębny podatnika oraz majątek wspólny podatnika i jego małżonka.

Uważa się zatem, że przedsiębiorca jest zobowiązany do zapłaty podatków z własnych środków pieniężnych, natomiast zapłata z innego rachunku bankowego może zostać zakwestionowana przez organy. Wyjątkiem jest jednak możliwość zapłaty z konta małżonka, jeżeli posiadają oni wspólność majątkową. Podobna interpretacja mogłaby pojawić się w przypadku zapłaty za wydatki.

Wspólność majątkowa a zapłata za faktury z konta małżonka

Małżonkowie, którzy posiadają wspólność majątkową, dysponują swoim majątkiem wspólnie. W związku z tym na możliwość ujęcia wydatku w kosztach podatkowych nie powinien wpływać fakt, czy zapłata za fakturę nastąpiła z konta małżonka, czy samego przedsiębiorcy.

Przykład 1.
Pani Żaneta prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą zakupiła na cele firmowe biurko. Płatność dokonana została z konta męża, z którym ma wspólność majątkową. Czy opłacony w ten sposób wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodów?

Tak, jeżeli małżonkowie posiadają wspólność majątkową, wówczas wydatek nie powinien zostać zakwestionowany przez organy podatkowe.

Intercyza a wydatki opłacone z konta małżonka

Jeżeli małżonkowie posiadają rozdzielność majątkową, wówczas faktury kosztowe opłacone przez przedsiębiorcę za pośrednictwem rachunku bankowego żony lub męża mogą wzbudzać wątpliwości, czy wydatek został faktycznie poniesiony przez przedsiębiorcę. W przypadku rozdzielności majątkowej każde z małżonków posiada bowiem swój oddzielny majątek. Jeżeli zasada faktycznego poniesienia kosztu nie zostanie spełniona, wydatek nie stanowi kosztu podatkowego.

Przykład 2.
Pan Artur zakupił do firmy tablet. Zapłaty za fakturę dokonał z konta żony, z którą podpisał intercyzę. Czy wydatek może stanowić koszt firmowy?

Nie, z uwagi na fakt, że małżonkowie posiadają rozdzielność majątkową, koszt podatkowy może być zakwestionowany przez organy, nie został bowiem faktycznie poniesiony przez przedsiębiorcę.

Reasumując, przepisy nie określają jednoznacznie, czy przelew za faktury z konta małżonka może uniemożliwić ujęcie wydatku w kosztach firmowych. Przedsiębiorca powinien jednak przed dokonaniem płatności zastanowić się, jakie mogą być konsekwencje takiego sposobu zapłaty. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zapłata gotówkowa do kwoty 15 000 zł lub przelew z firmowego rachunku bankowego.