Koszty uzyskania przychodu w rocznym PIT 2018

Przeczytaj także: Koszty uzyskania przychodu w PIT za 2017 r.

Umowa o pracę: koszty ryczałtowe lub rzeczywiste przejazdy

Zdecydowana większość polskich podatników utrzymuje się z pensji otrzymywanej od pracodawcy. Przychody z pracy to zatem najczęściej występujące źródło przychodów, z którego trzeba się rozliczyć z fiskusem (na ogół na zeznaniu PIT-37). Przychody te są opodatkowane skalą podatkową. Podstawę obliczenia podatku stanowi zaś dochód pomniejszony o przysługujące odliczenia. W celu ustalenia dochodu natomiast od uzyskanego przychodu należy odjąć koszty jego uzyskania.

Niestety etatowcy nie uwzględnią w rachunku podatkowym kosztów faktycznie poniesionych przy uzyskaniu przychodu. Zdecydowana większość z nich będzie musiała je zastosować w wysokości z góry określonych ryczałtów, które to nie były waloryzowane od wielu lat i są stosunkowo niskie.

Ustawodawca określił je w wysokościach kwotowych. W efekcie nie wpływa na nie wartość uzyskanego wynagrodzenia jak też ewentualne faktyczne wydatki, które pracownik musi ponieść aby dane wynagrodzenie uzyskać (np. wynajem dodatkowego lokum w przypadku miejsca pracy położonego w znacznej odległości od miejsca zamieszkania). Większego znaczenia nie ma także wymiar etatu pracownika jak i liczba przepracowanych w danym miesiącu dni czy godzin.

Koszty są jednak w pewnym zakresie zróżnicowane. Niemniej to uzależnione jest od tego, czy pracownik mieszka w tej samej miejscowości, w której pracuje. Istotna jest także ilość etatów, chociaż maksymalne kwoty takich kosztów powodują, że wielość stosunków zatrudnienia w ostatecznym rozrachunku nie ma tutaj zbyt dużego znaczenia, a często wiąże się z dopłatą podatku w rocznym PIT.

Miesięczne kwoty wymienione w pkt 1 i 3 są stosowane do każdego etatu (na etapie liczenia zaliczki na podatek przez płatnika - zakład pracy). W PIT rocznym jednakże suma wartości miesięcznych kosztów nie może przekroczyć limitów rocznych, o których mowa wyżej w ramce w punktach 2 i 4. Limitów tych nie pilnują jednakże płatnicy na etapie ustalania zaliczek na podatek – każdy z nich stosuje koszty w zryczałtowanej wysokości. Dopiero w rocznym PIT sam zainteresowany dokonuje stosownego ograniczenia., Efekt na ogół jest taki, że przy braku ulg podatkowych podatnik mający kilka etatów musi po prostu dopłacić podatek należny fiskusowi.

Zobrazujmy to na przykładzie
Pracownik pracuje w trzech firmach na 1/4 etatu w każdej. Zakłady pracy są położone w innych miejscowościach, niż pracownik mieszka, dlatego też przysługują mu podwyższone koszty uzyskania przychodu w wysokości 139,06 zł miesięcznie z każdego etatu i w takiej wysokości są one uwzględniane przez płatników przy obliczaniu zaliczki od wypłacanego wynagrodzenia. Zastosowane w ciągu roku koszty przez zakłady pracy za 12 miesięcy wniosą w związku z tym 12 x 139,06 zł x 3 = 5 006,16 zł.

Roczny ustawowy limit kosztów przysługujących temu pracownikowi wynosi 2 502,56 zł i do takiej wysokości będzie musiał on je ograniczyć w składanym zeznaniu. Jego dochód w związku z tym wzrośnie o: 5 006,16 zł - 2 502,56 zł = 2 503,60 zł

Zakładając, że podatnik nie ma odliczeń, które „pochłonęłyby” tą różnicę oraz że płaci on podatek wg 18% stawki PIT, dopłata podatku w PIT rocznym z uwagi na ograniczenie kosztów wyniesie ok. 451 zł.

Warto wiedzieć
Zdaniem organów podatkowych koszty uzyskania przychodu przysługują pracownikom za miesiące przepracowane, a nie miesiące, w których wynagrodzenie jest wypłacane.

Koszty „rzeczywiste”, czyli bilety za przejazdy komunikacją publiczną

Kiedy pracownik rozliczy w rocznym PIT faktyczne koszty związane z uzyskaniem przychodu z pracy? Niestety katalog kosztów rzeczywistych jest istotnie ograniczony, podobnie jak i sposób ich dokumentowania. Jako koszty faktyczne ustawodawca nakazuje przyjąć tutaj wyłącznie koszty dojazdu do miejsca pracy i powrotu do miejsca zamieszkania. Koszty te nie są wprawdzie limitowane, co jednak nie oznacza, że nie są one ograniczone w inny sposób.

Jeżeli roczne zryczałtowane koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

W rocznym PIT nie można niestety uwzględnić kosztu paliwa wlewanego do własnego samochodu, którym dojeżdża się codziennie do pracy, wydatków na taksówkę, czy też przejazdu busami należącymi do prywatnych przewoźników i to nawet wówczas, gdy skorzystanie z tzw. „komunikacji publicznej” nie będzie możliwe. Nie można tutaj odliczyć także innych kosztów (np. wynajmu mieszkania czy podnoszenia kwalifikacji zawodowych niezbędnych w pracy, które pracownik pokrył z własnej kieszeni itd.).

Imiennego biletu okresowego nie można też zastąpić innym dowodem, np. biletem na okaziciela, jednorazowym, czy nawet wystawioną przez przewoźnika fakturą.

Menedżer oraz członek zarządu mają ryczałtowe koszty kwotowe

Koszty uzyskania przychodu w wysokości 111,25 zł miesięcznie i nie więcej niż 2 002,05 zł rocznie (jeżeli przychody takie uzyskiwane są z więcej niż jednego stosunku prawnego) należy stosować również w stosunku do niektórych przychodów zaliczanych do tzw. działalności wykonywanej osobiście. Chodzi tutaj o:

• przychody otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek
• przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych
• przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej

Inna działalność wykonywana osobiście, czyli umowa o dzieło czy zlecenie – to koszty procentowe

Kolejną grupą podatników są zatrudnieni na podstawie tzw. umów cywilnoprawnych, czyli umów zlecenie i o dzieło (potocznie nazywanych śmieciowymi). Z podatkowego punktu widzenia takie stosunki zatrudnienia są korzystniejsze od etatu. Stosuje się bowiem do nich koszty uzyskania przychodu określane ryczałtowo, ale liczone są procentowo od przychodu, a nie w stałych wartościach.


Tutaj również ustawodawca dopuszcza zastosowanie kosztów rzeczywiście poniesionych (gdy są one wyższe od ryczałtowych). W odróżnieniu od etatowców nie są to tylko przejazdy. W faktycznie poniesionych wydatkach ustawodawca pozwala uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem danego zlecenia bądź dzieła (obowiązuje ogólna zasada zaliczania wydatków za koszty - tak jak dla firm), a nie tylko samych przejazdów.

Inne źródła z kosztami jak przy zleceniu

Procentowe koszty uzyskania przychodu (w wysokości 20% uzyskanego przychodu) stosuje się także do przychodów z innych źródeł, ale uzyskanych wyłącznie na podstawie umowy, do której stosuje się przepisy prawa cywilnego dotyczące umowy zlecenia lub o dzieło.

50%, czyli wysokie koszty z limitem przy prawach autorskich

Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy, z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami - koszty uzyskania przychodu stosuje się w wysokości 50% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Nadto koszty w tej wysokości stosuje się (art. 22 ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy):

• z tytułu zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego
• z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną

Niestety 50% koszty podatkowe są ograniczone odgórnym limitem. Nie mogą one przekroczyć kwoty 85 528 zł.

Co po przekroczeniu limitu?
Zdaniem organów podatkowych, po przekroczeniu wskazanego limitu (dla 50% kosztów uzyskania przychodu) podatnik nie ma prawa do innych kosztów określonych w sposób ryczałtowy. Może wówczas stosować jedynie koszty faktycznie poniesione. W efekcie przy części honorariów opodatkowany będzie nie dochód, a uzyskany przychód.

Działalność gospodarcza – dochody rzeczywiste

Przedsiębiorcy płacący podatek od dochodu w swoich rozliczeniach uwzględniają koszty faktycznie poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ustalane na podstawie posiadanych dowodów księgowych oraz prowadzonych ksiąg, mając na uwadze z jednej strony przepisy o momencie rozpoznania kosztu, z drugiej zaś katalog wyłączeń z kosztów podatkowych. W bardzo podobny sposób koszty rozliczają rozliczający przychody z prywatnego najmu (tutaj inny jest jednak moment rozpoznania zarówno kosztów jak i przychodów podatkowych).

Oczywiście korzystający z form zryczałtowanych kosztów takich nie rozliczają w ogóle.