Podróż służbowa przedsiębiorcy w podatku dochodowym

Przeczytaj także: Dokumentowanie kosztów podróży służbowej w KPiR

Wydatki związane z odbywaniem takiej podróży mogą zostać ujęte w kosztach firmy. Muszą jednakże być należycie udokumentowane, poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu i nie mogą zostać wymienione w art. 23 ust. 1 updof.

O jakie wydatki tutaj chodzi? Naturalnie otwierają je koszty przejazdu. I tak w przypadku podróży publicznymi środkami transportu (pociąg, autobus, prom, samolot) koszty zostaną rozpoznane w wysokości ceny biletu za przejazd bądź faktury. Nie ma tutaj ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu. Gdy korzystamy z taksówki, dobrze zaopatrzyć się w fakturę.

Podróżując samochodem stanowiącym środek trwały firmy przedsiębiorca zaliczy do kosztów faktycznie poniesione wydatki na jego eksploatację (czyli np. zakup paliwa, opłaty parkingowe, za autostrady czy inne drogi płatne, a także mycie, remonty, wymiany eksploatacyjne itd.). Wydatki takie w przyszłym roku będą limitowane, gdy korzystamy z samochodu osobowego. W kosztach rozpoznamy z reguły jedynie 75% poniesionych wydatków.

Sytuacja wygląda podobnie w przypadku podróży odbytej samochodem osobowym niestanowiącym środka trwałego firmy. Tutaj jednakże wysokość powyższych wydatków jest limitowana do wartości wyznaczonej tzw. kilometrówką.

Również tutaj nastąpią zmiany w 2019 r. Z jednej strony zniknie kilometrówka, niemniej wykorzystanie do celów firmowych samochodu prywatnego przedsiębiorcy pozwoli na rozliczenie w kosztach jedynie 20% faktycznie poniesionych wydatków na auto.

Nocleg

Przedsiębiorca rozlicza w kosztach podatkowych koszty noclegu w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem. Nie ma tutaj kwot zryczałtowanych czy limitów stosowanych w przypadku podróży służbowej pracowników.

Przejazdy lokalne

Przedsiębiorca korzystający z przejazdów środkami komunikacji miejscowej może zaliczyć do kosztów podatkowych poniesione z tego tytułu wydatki w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd czy innym dokumentem z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku na konkretny środek transportu. Nie stosuje się tutaj ryczałtów dotyczących pracowników.

Wyżywienie

Kosztem przedsiębiorcy są także przysługujące mu diety, do wysokości przysługujących pracownikom. W rachunku podatkowym przedsiębiorca nie ujmie za to faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie, pomimo posiadanych rachunków. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Jest to też jedyny koszt określany ryczałtowo a nie w wysokości faktycznie poniesionej.

Inne wydatki

Przedsiębiorca może w kosztach rozliczyć również inne wydatki związane z odbytą podróżą służbową, w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem. Są to na ogół różnego rodzaju opłaty za wstęp na targi, wystawy, pokazy, za bagaż, spotkania biznesowe itp. – niezbędne do prawidłowego wykonania czynności podczas podróży służbowej, o ile nie znalazły się w katalogu wydatków nieuznawanych za podatkowe koszty uzyskania przychodu.