Ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej przy spóźnionej zapłacie za towar

Przeczytaj także: Błędna stawka VAT na kasie fiskalnej nie wymaga zapłaty podatku

Przede wszystkim: kasa fiskalna

Sprzedaż towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT winna być ewidencjonowana przy pomocy kasy fiskalnej.

Szczegóły w stosowaniu tych urządzeń określa stosowne rozporządzenie wykonawcze (tj. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących). I tak podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej musi pamiętać o tym, aby:

• drukować paragony fiskalne (lub faktury) z każdej sprzedaży i wydawać je nabywcy, gdzie paragon powinien zawierać m.in. datę oraz godzinę sprzedaży
• sporządzać dobowe raporty fiskalne po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym
• sporządzać raport okresowy po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

Paragon fiskalny jest podstawowym dowodem potwierdzającym dokonanie sprzedaży na rzecz osoby fizycznej. Powinien on dokumentować każdą taką sprzedaż, chyba że dostawca korzysta z przysługującego mu w tym zakresie zwolnienia.

Moment ujęcia sprzedaży na kasie fiskalnej

Sprzedażą jest odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług. Ujęcie sprzedaży na kasie fiskalnej ściśle wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego. Zgodnie zaś z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy co do zasady powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, czy otrzymania zaliczki, zadatku, przedpłaty (od ogólnej reguły występują pewne wyjątki, nad którymi jednak nie będziemy się skupiać).

Dlatego właśnie ewidencjonowanie obrotu winno się tutaj odbywać w momencie powstania obowiązku podatkowego od danej transakcji. Późniejsze ujęcie takiej sprzedaży (np. w dacie dokonania zapłaty przez nabywcę) prowadziłoby bowiem do powstawania niezgodności pomiędzy ewidencją a rzeczywistym przebiegiem operacji. To z kolei może przełożyć się na nieprawidłowe sporządzenie deklaracji oraz ustalenie zobowiązania podatkowego za dany okres rozliczeniowy.

W związku z tym, pomimo braku otrzymania zapłaty, paragon fiskalny winien zostać wystawiony w dacie sprzedaży towaru.

A może faktura?

W przypadku sprzedaży dla osób prywatnych faktury wystawia się dopiero na żądanie nabywcy (art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, z pewnymi wyjątkami). Wówczas to do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika (sprzedawcy) dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż (art. 106h ust. 1 ustawy o VAT).

Nie jest tutaj jednakże dopuszczalne wystawienie faktury w miejsce paragonu.