Umowa najmu z osobą prywatną w kosztach podatkowych

Przeczytaj także: Terminowe umowy najmu: płatność gotówką a koszty podatkowe

Na jakiej podstawie podatnik może ująć w kosztach uzyskania przychodów wydatki na czynsz oraz opłaty eksploatacyjne, jeżeli wynajmujący nie ma obowiązku wystawiania faktur z tytułu sprzedaży usług najmu?

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP to związek z prowadzoną działalnością oraz cel poniesionego wydatku są decydujące przy dokonywaniu kwalifikacji wydatków podatnika do kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto, w myśl przepisu art. 15 ust. 4e ustawy o PDOP za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Stosownie zaś do art. 180 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

W związku z powyższym, podstawą do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatku na czynsz oraz opłaty za media może być sama umowa najmu, a także inne dokumenty, które potwierdzać będą cel i związek tych wydatków z prowadzoną przez podatnika działalnością (przykładowo dokumenty potwierdzające najem nieruchomości na siedzibę).

Zauważyć przy tym należy, że opłaty eksploatacyjne związane z użytkowaniem lokalu mają charakter zmienny. Dodatkowo zatem, w celu potwierdzenia prawidłowości dokumentowania wydatku na media, każdorazowo po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, do zawartej umowy może zostać dołączona faktura wystawiona na wynajmującego lub sporządzone na podstawie takiej faktury rozliczenie należnych opłat (np. przesłane drogą mailową).