Umowa najmu w podatku dochodowym oraz VAT

Przeczytaj także: Płatności gotówkowe: czy fiskus zmienia zdanie?

Najem jest usługą - zarówno na tle podatku VAT jak i dochodowego. Usługa taka (gdy ma miejsce pomiędzy przedsiębiorcami) winna być dokumentowana fakturą. Za jaki okres dokument należy wystawić? - taki jaki, strony przyjęły jako okres rozliczeniowy. Kiedy fakturę wystawić? - to już nie jest takie proste.

Co z VAT-em?

W przypadku najmu obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia faktury, o ile ta zostanie wystawiona terminowo. Jaki jest termin wystawienia takiego dokumentu? Należy go sporządzić najpóźniej z chwilą upływu terminu płatności. Gdy nie zdążymy na czas - VAT i tak wystąpi w dacie upływu terminu płatności. A kiedy fakturę wystawić najwcześniej?

Ustawa o VAT w art. 106i ust. 7 mówi, że faktury co do zasady nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed:

1. dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
2. otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Od tej reguły występują jednak pewne wyjątki, a jeden z nich odnosi się właśnie do usług najmu, gdy faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

W związku z tym faktury za najem można wystawiać nawet za cały rok z góry - jako że nie ma tutaj najwcześniejszego ustawowego momentu na tę czynność. Niestety minusem przedwczesnego wystawienia faktur będzie powstanie obowiązku podatkowego już a dacie ich wystawienia.

Rozwiązaniem nieprawidłowym jest natomiast wystawienie faktur z „rocznym” opóźnieniem - zgodnie z art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT faktury za najem powinny być wystawione najpóźniej z upływem przyjętego terminu płatności.

Najem w podatku dochodowym

PIT sytuacja wygląda zgoła inaczej. Po stronie przychodów bowiem otrzymane czy nawet potencjalne wynagrodzenie należy wykazać z końcem przyjętego okresu rozliczeniowego dla danej umowy najmu.

Dla powstania przychodu nie ma zatem znaczenia data wystawienia faktury, jak też to kiedy i czy w ogóle najemca zapłacił umówiony czynsz za przyjęty okres rozliczeniowy.

Najemca (prowadzący PKPiR) koszt rozpozna natomiast co do zasady w dacie wystawienia faktury dokumentującej najem. Dla niego istotne są jednak także inne aspekty takiej usługi. Mianowicie najemca musi sprawdzić, czy wymagane będzie regulowanie płatności za najem przelewami w celu rozpoznania ich w kosztach podatkowych, czy też przepisy dopuszczają tutaj gotówkę.

Otóż art. 22 ust. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej mówi, że limit dla transakcji gotówkowych zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami wynosi 15.000 zł. Odnosi się on do jednorazowej wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności. Gdy transakcja opiewa na większą wartość zapłata powinna nastąpić za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi natomiast, że niezastosowanie się do powyższych zasad regulowania zobowiązań skutkuje pozbawieniem przedsiębiorcy (najemcy) kosztów podatkowych w tej części, w jakiej zapłata nastąpiła bez pośrednictwa jego rachunku płatniczego.

Przepisy nie określają przy tym, co należy rozumieć pod pojęciem transakcji. A w przypadku najmu - jako umowy długoterminowej - postępowanie nie zawsze jest takie samo.

Otóż w praktyce przyjęło się, że jeżeli umowa najmu zostanie zawarta na czas nieokreślony świadczenia takich usług, to wskazany limit odnosi się do wartości najmu za przyjęty okres rozliczeniowy (miesiąc, kwartał itp.). Łącznej wartości usługi nie da się tutaj bowiem ustalić. Jeżeli cena najmu za taki okres rozliczeniowy nie przekroczy 15.000 zł (brutto), najemca może płacić gotówką i rozpoznawać z tego tytułu koszty uzyskania przychodu.

Jeżeli natomiast umowa zostanie zawarta na czas określony, to opłaty za cały okres trwania takiej umowy będą traktowane jako jedna transakcja. Gdy przekroczą one limit 15.000 zł - każde wynagrodzenie za najem winno być regulowane przelewem. W przeciwnym razie kwoty zapłacone gotówką nie zmniejszą dochodu do opodatkowania po stronie najemcy.