Koszty pracownika w rocznym PIT: tylko okresowe bilety imienne

Przeczytaj także: Praca na etacie: koszty uzyskania przychodu

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca pracuje na uczelniach. Na stałe mieszka w K., zaś pracuje w Instytucie w W. oraz uczelni wyższej w K. Do pracy wnioskodawca dojeżdża pociągami. Koszty przejazdów są dużo wyższe od kosztów ryczałtowych stosowanych przy wynagrodzeniu z umowy o pracę.

Niestety imienne bilety okresowe na podróż pociągiem mogą być wystawiania jedynie w przypadku, gdy odległość z miejsca wyjazdu do miejsca przyjazdu nie przekracza 240 km. Odległość pomiędzy K. i W. jest znacznie większa, dlatego bilety okresowe na tej trasie nie istnieją.

Koszty przejazdów wnioskodawcy do pracy w W. w roku 2015, udokumentowane imiennymi biletami kolejowymi jednorazowymi opiewają na kwotę 8.016,50 zł oraz fakturami z tytułu dojazdów z miejsca zamieszkania na dworzec PKP w K. i z powrotem na łączną kwotę 2.138,50 zł, jak też imiennym biletem okresowym MPK na dojazd z dworca PKP w W. do zakładu pracy na kwotę 50 zł. Łączne koszty dojazdu do pracy to zatem 10.205 zł. Niemniej prawo do uwzględniania wskazanych kosztów w rocznym PIT zakwestionował zainteresowanemu urząd skarbowy wskazując, że powinien on tutaj posiadać imienne bilety okresowe.

Wnioskodawca zadał pytanie, w jaki sposób ma udokumentować faktycznie poniesione koszty dojazdu do podstawowego miejsca pracy skoro dokumenty, którymi dysponuje są nieuznawane, a te których urząd skarbowy wymaga nie są wystawiane? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) Zasady ustalania kosztów uzyskania przychodów zostały uregulowane w rozdziale 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.).

W myśl art. 22 ust. 1 tej ustawy – kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. wawritto - Fotolia.com

Podróż pociągiem w kosztach uzyskania przychodu

Pracownik musi legitymować się imiennymi biletami okresowymi, aby mógł je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wynagrodzenia z pracy. Gdy tych nie ma, koszty będą mu przysługiwać w ryczałtowej wysokości.

Co do zasady, kosztami uzyskania przychodów są zatem – wszelkie wydatki pod warunkiem, że:
• istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionymi wydatkami a przychodami (wydatki poniesione zostały w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów);
• nie jest to wydatek wskazany w zamkniętym katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy.

W niektórych, ściśle określonych przypadkach, jednak ustawodawca w inny sposób określił koszty uzyskania przychodu. Dotyczy to np. kosztów zryczałtowanych ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych, z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich.

Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:
1. wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1.335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,
2. nie mogą przekroczyć łącznie 2.002 zł 05 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,
3. wynoszą 139 zł 06 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1.668 zł 72 gr, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę,
4. nie mogą przekroczyć łącznie 2.502 zł 56 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Z powyższego wynika, że art. 22 ust. 2 ww. ustawy jest przepisem szczególnym w stosunku do przepisu art. 22 ust. 1. Wyłącza on jego zastosowanie poprzez ograniczenie wysokości kosztów uzyskania przychodów m.in. ze stosunku pracy, do ściśle określonej wartości, nie pozwalając tym samym na uznanie za koszty uzyskania przychodów z powyższego tytułu „wszelkich kosztów poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów określonych w art. 23”.

Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy zgodnie z zasadą ustanowioną w art. 22 ust. 2 określone zostały więc w kwocie zryczałtowanej, wysokość której uzależniono od tego, czy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego lub więcej stosunku pracy oraz od tego, czy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Jednakże, w myśl art. 22 ust. 13 ww. ustawy – przepisów ust. 2 pkt 3 i 4 oraz ust. 11 nie stosuje się w przypadku, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Zgodnie z treścią w art. 22 ust. 11 ww. ustawy – jeżeli roczne koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 2, są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Wykładnia gramatyczna tego przepisu wskazuje, że koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy podatnik może przyjąć w wysokości faktycznie poniesionych tylko wówczas, gdy spełnione są jednocześnie następujące przesłanki:
1. wydatki dotyczą dojazdu do zakładu pracy lub zakładów pracy środkami transportu wskazanymi w tym przepisie,
2. zostały faktycznie poniesione przez podatnika i są wyższe od określonych ustawowo kosztów zryczałtowanych,
3. zostały udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Użyty przez ustawodawcę zwrot „wyłącznie” jest jednoznaczny i zobowiązuje do udokumentowania wydatków faktycznie poniesionych imiennymi biletami okresowymi, tj. biletami, które w swej treści określają osobę uprawnioną do korzystania z niego i uprawniają do korzystania z komunikacji przez pewien okres czasu. Gdyby ustawodawca dopuszczał możliwość udokumentowania powyższych wydatków zwykłymi biletami (nie imiennymi, jednokrotnego przejazdu) lub innymi dokumentami (rachunek, faktura VAT), to takie uregulowanie zawarłby wprost w treści wskazanego powyżej przepisu art. 22 ust. 11 ustawy. Skoro zapis zawarty w analizowanym przepisie jest jednoznaczny, to brak jest możliwości zastąpienia imiennego biletu okresowego jakimkolwiek innym dokumentem.

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca nie wskazał definicji pojęcia „imiennego biletu okresowego”, wobec czego należy odwołać się do znaczenia językowego składowych tego pojęcia.

Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2005, s. 53: „bilet” to „karteczka, kartonik, będący dokumentem uprawniającym do czegoś jej posiadacza albo nabywcę”. Na s. 274 Słownika, zdefiniowano słowo: „imienny” jako „określający imię i nazwisko (to znaczy odpowiednią osobę); zawierający spis nazwisk”, a na s. 600, słowo „okresowy” jako „obejmujący pewien okres; dotyczący danego okresu”.

Bilet ten w swej treści musi zatem określać osobę uprawnioną do korzystania z niego – imienny bilet i dodatkowo musi to być bilet uprawniający do korzystania z komunikacji przez pewien okres czasu. (...)

Wobec powyższego należy stwierdzić, że w tak przedstawionym stanie faktycznym, ponoszone przez Wnioskodawcę koszty związane z dojazdem do pracy (z wyjątkiem imiennych biletów okresowych MPK), wbrew stanowisku Wnioskodawcy, nie mogą być uwzględnione w zeznaniu podatkowym, ponieważ nie został spełniony warunek określony we wskazanym wyżej art. 22 ust. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Imiennych biletów jednokrotnego przejazdu P. oraz faktur z tytułu dojazdów na dworzec PKP i z powrotem, nie można utożsamiać z imiennym biletem okresowym, o którym mowa w tym przepisie. Niewątpliwie imienny bilet jednorazowy jest w swej istocie znakiem legitymacyjnym potwierdzającym, że dana osoba posiada uprawnienie do skorzystania z usługi oferowanej przez przewoźnika. Bilet stanowi dowód przysługiwania określonego prawa. Ustawodawca jednak wyraźnie zaznaczył w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, że wydatki faktycznie poniesione mogą być „wyłącznie” udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

Cech biletu nie można przypisać fakturze, która jest jedynie dokumentem sprzedaży, rodzajem rachunku zawierającego szczegółowe dane o transakcji, a więc dokumentem, który potwierdza nabycie towaru/usługi, nie uprawnia natomiast do wielokrotnego skorzystania z powtarzalnej usługi.

Zatem imienne bilety jednokrotnego przejazdu oraz faktury dokumentujące dojazd z miejsca zamieszkania na dworzec PKP i z powrotem, nie mogą stanowić podstawy do rozliczenia kosztów faktycznie poniesionych w rocznym zeznaniu podatkowym Wnioskodawcy.

Jeszcze raz należy podkreślić, że gdyby ustawodawca dopuszczał możliwość udokumentowania powyższych wydatków zwykłymi biletami lub innymi dokumentami np. fakturą, to wynikałoby to wprost z treści wskazanego powyżej przepisu art. 22 ust. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro ustawodawca w tymże przepisie, jednoznacznie wskazał, że wysokość wydatków faktycznie poniesionych na dojazd do zakładu pracy ma być udokumentowana „imiennymi biletami okresowymi”, dodając określenie „wyłącznie”, to brak jest możliwości zastąpienia imiennego biletu okresowego jakimkolwiek innym dokumentem. (...)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów