Jak szczegółowa ewidencja VAT (sprzedaży i zakupu) w 2017 r.?

Przeczytaj także: JPK (VAT) obowiązkowo z podpisem elektronicznym

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Jest też czynnym podatnikiem VAT i prowadzi ewidencje niezbędne do rozliczenia tego podatku. W ewidencji takiej ujmuje w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Zarówno w ewidencji VAT sprzedaży jak i zakupu prezentowane są transakcje w agregacji dla poszczególnych stawek VAT. Ujmowane są tutaj m.in. numer faktury, dane stron, daty etc. oraz pozycje kwotowe dla poszczególnych stawek VAT.

Spółka zadała pytanie, czy taki sposób prowadzenia ewidencji VAT będzie właściwy w stanie prawnym obowiązującym od 2017 r. czy też konieczne będzie ujmowanie w rejestrach każdej pozycji z faktury? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Zgodnie z art. 2 pkt 22 cyt. ustawy przez pojęcie sprzedaży należy rozumieć zarówno odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. Gerhard Seybert - Fotolia.com

Ewidencje sprzedaży i zakupu VAT muszą być szczegółowe

Ale nie na tyle, aby zawierały każdą pozycję z ujętych w nich fakturach. Nie mają one bowiem za zadanie wyparcia dokumentów źródłowych, a prawidłowe rozliczenie podatku VAT.

Stosownie do art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi ust. 3 art. 106b na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1. czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1,
2. sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118
- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Ponadto, zgodnie z art. 99 ust. 1 ustawy o VAT - podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, z zastrzeżeniem ust. 2-10, art. 130c i art. 133.

Kwestię ewidencji reguluje art. 109 ust. 3 ustawy, zgodnie z którym podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, art. 130d, art. 134 oraz art. 138 – dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Ustawodawca przepisem art. 109 ust. 3 ustawy, nakłada na podatnika obowiązek prowadzenia ewidencji zawierającej dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, obejmującej m.in. dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania oraz wysokości podatku należnego. Wprawdzie ustawodawca nie określił formy w jakiej ewidencja powinna być prowadzona, ale istotne jest aby zawierała wszystkie wymienione w powyższym przepisie elementy.

Ewidencja jest odzwierciedleniem stanu rzeczywistego, powinna zatem obejmować wszystkie dokonane przez podatnika czynności podlegające opodatkowaniu jak i dane dotyczące podatku naliczonego podlegającego odliczeniu. Dane, które podatnik wpisuje do deklaracji podatkowej składanej w urzędzie skarbowym stanowią odzwierciedlenie danych wynikających z prowadzonej przez niego ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupów VAT.

W świetle art. 109 ust. 3 ustawy, Wnioskodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję dotyczącą podatku od towarów i usług w taki sposób ,aby ewidencja ta zawierała wszystkie dane niezbędne do poprawnego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Stosownie do treści przepisu art. 109 ust. 3 nadanej ustawą z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r. poz. 846), która wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2017 r. podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Zatem zarówno w obecnie obowiązującej, jak i w wersji, która wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2017 r. treści przepisu art. 109 ust. 3 sformułowano obowiązek prowadzenia przez podatników ewidencji służącej prawidłowemu rozliczeniu podatku należnego i naliczonego, skutkiem czego będzie dokonanie tego rozliczenia w postaci deklaracji dla podatku VAT.

Należy jednakże zauważyć, że przepis art. 109 ust. 3 ustawy obowiązujący od 1 stycznia 2017 r. obliguje podatników do uwzględnia w prowadzonej ewidencji także innych danych służących identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numeru, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest sposób prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2017 r., w szczególności, czy koniecznym będzie prezentowanie w ewidencji VAT każdej pozycji z faktury, czy też wystarczającym będzie wskazanie w ewidencji zarówno zakupu, jak i sprzedaży następujących danych faktury: numeru, danych stron, dat etc. oraz pozycji kwotowych dla poszczególnych stawek.

W rozpatrywanej sprawie należy wskazać, że zobowiązania w podatku od towarów i usług powstają na mocy samego prawa. Jednocześnie w zakresie rozliczania się z podatku znajduje zastosowanie mechanizm samoobliczenia podatku, co następuje poprzez wypełnienie i złożenie deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy. W związku z tak przyjętym modelem powstawania zobowiązań podatkowych w podatku od towarów i usług, a także przyjętym sposobem rozliczania się z podatku, szczególnej wagi nabiera obowiązek odpowiedniego utrwalania wszelkich danych mających znaczenie dla wymiaru podatku. Ustawa przyjmuje zasadę utrwalania tych danych w ramach ewidencji prowadzonych przez podatnika, których obowiązek prowadzenia nakłada na podatnika przywołany powyżej art. 109 ust. 3 ustawy zarówno w brzmieniu obecnym, jak i wchodzącym w życie z dniem 1 stycznia 2017 r.

Jednakże, jak już wskazał wyżej tut. organ, nowa treść przepisu art. 109 ust. 3 ustawy nakłada na podatników VAT oprócz danych dotyczących rozliczenia podatku należnego i naliczonego także obowiązek uwzględnienia danych służących identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numeru, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Tak więc w przypadku transakcji, których stroną będzie kontrahent prowadzący działalność gospodarczą w kraju lub za granicą z dniem 1 stycznia 2017 r. konieczne będzie przedstawienie w prowadzonej ewidencji dla potrzeb podatku VAT poszczególnych transakcji zawartych z podmiotami gospodarczymi i wpisanie numerów identyfikacji podatkowej, którymi się one posługują jako podmioty gospodarcze.

W związku z tym, że dotychczas prowadzona przez Spółkę ewidencja zawiera – jak wynika z opisu sprawy – dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżając kwotę podatku należnego oraz kwotę podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a ponadto dane faktury (odpowiednio: sprzedaż/zakupu) takie jak numer, dane stron (w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej) , daty etc. oraz pozycje kwotowe dla poszczególnych stawek VAT, wskazany przez Spółkę sposób prowadzenia ewidencji nie stoi w sprzeczności z wymogami określonymi w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2017 r.

W konsekwencji za prawidłowe należy uznać stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym w prowadzonej ewidencji po wejściu w życie od 1 stycznia 2017 r. nowej treści przepisu art. 109 ust. 3 ustawy nie ma potrzeby prezentowania każdej pozycji faktury (sprzedaży i zakupu). Wystarczającym bowiem będzie dla identyfikacji poszczególnych transakcji zawarcie w ewidencji sprzedaży i zakupu danych stron transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej oraz numerów faktur i ich dat sprzedaży, które umożliwiają pełną identyfikację transakcji.

Niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie kwestii braku obowiązku ewidencjonowania poszczególnych pozycji faktur w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Jednocześnie wskazać należy, iż ocena prawidłowości prowadzonej ewidencji może nastąpić jedynie w drodze przeprowadzonych czynności sprawdzających lub postępowania kontrolnego lub podatkowego przez właściwy organ pierwszej instancji. (...)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów