Rozliczenie podróży służbowej przy umowie zlecenie

Przeczytaj także: Zwrot kosztów dojazdu weterynarza prowadzącego firmę

Z reguły zleceniodawca dokonuje tutaj zwrotu zleceniobiorcy kosztów podróży odbytej w celu wykonania zlecenia. Czy zwrot taki stanowi przychód tego ostatniego, który należy opodatkować? Co mówią w tym zakresie przepisy?

Generalnie każde przysporzenie otrzymane od innego podmiotu jest przychodem podlegającym opodatkowaniu. Tak samo jest z wynagrodzeniem uzyskiwanym z wykonywanego zlecenia (traktowanego jako tzw. działalność wykonywana osobiście).

W art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy ustawodawca zwalnia jednak od podatku diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Przepisami tymi jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). Wśród świadczeń takich można wymienić:

• diety
• zwrot kosztów przejazdów, dojazdów (w tym także odbytych własnym środkiem transportu) czy noclegów, a także innych niezbędnych udokumentowanych wydatkó, określonych lub uznanych przez zleceniodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Podróż służbowa zleceniobiorcy

Jak nietrudno zauważyć, ustawodawca w powyższych regulacjach nie posługuje się pojęciem podróży służbowej a jedynie podróży. Dlaczego?
Podróż służbowa jest bowiem pojęciem występującym (i wyjaśnionym) w prawie pracy. Dlatego też zleceniodawca nie może go zastosować do pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie, czyli umowę cywilnoprawną, regulowaną przepisami Kodeksu cywilnego.

Organy podatkowe uznają jednak, że na potrzeby przytoczonej regulacji art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pojęcia podróż służbowa w przypadku pracowników i podróż w przypadku osób zatrudnionych na innej podstawie, należy traktować jako tożsame.

Wypłata wskazanych wyżej świadczeń do limitów określonych odrębnymi przepisami korzysta ze zwolnienia od podatku. Jeżeli natomiast zleceniodawca postanowi je wypłacić w wyższej wysokości, nadwyżka ponad te limity będzie już opodatkowana - należy ją doliczyć do pozostałego wynagrodzenia zleceniobiorcy i rozliczyć na takich samych zasadach.