Podróż służbowa przedsiębiorcy w kosztach podatkowych

Przeczytaj także: Diety za podróż służbową w kosztach uzyskania przychodu

Jak nietrudno zauważyć, powyższe jest bardzo zbliżone do definicji podróży służbowej pracowników. Niemniej sposób dokumentowania kosztów w dużej mierze jest tutaj inny.

Otóż nie ma przeszkód, aby przedsiębiorca zaliczył do kosztów uzyskania przychodu wszystkie poniesione wydatki związane ze swoją podróżą służbową, o ile będzie możliwe wykazanie, że zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu. Ważne też, aby nie znalazły się one w katalogu wydatków, które bezwzględnie do kosztów podatkowych nie mogą być zaliczone. Te zostały wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Koszty transportu

Podstawowym kosztem w podróży służbowej jest niewątpliwie wydatek związany z przemieszczeniem się przedsiębiorcy z miejsca siedziby/prowadzenia działalności do miejsca docelowego takiej podróży służbowej. Środek komunikacji może tutaj być przeróżny i w zasadzie każdy jest dopuszczalny. Trzeba jedynie pamiętać o prawidłowym udokumentowaniu takich wydatków.

I tak w przypadku podróży publicznym środkiem transportu koszt określa się co do zasady w wysokości ceny biletu za przejazd określonym środkiem transportu (warto pamiętać, że jeżeli odległość wynosi tutaj co najmniej 50 km, bilet taki jest traktowany jak faktura, czyli daje także prawo do odliczenia VAT).

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z taksówki, najlepiej aby posiadał fakturę.

Jeżeli transport odbywa się samochodem firmowym, kosztem są wszelkie faktycznie poniesione wydatki związane z jego eksploatacją. W szczególności będą to: zakup paliwa, opłaty za parking, przejazd drogami płatnymi i autostradami, a także naprawa samochodu, jego holowanie czy mycie.

Sytuacja komplikuje się, gdy przedsiębiorca odbywa podróż służbową samochodem osobowym niezaliczonym do środków trwałych jego firmy (z wyjątkiem pojazdów użytkowanych na podstawie umowy leasingu operacyjnego). Wówczas to bowiem aby rozpoznać wyżej opisane koszty, musi on zaprowadzić ewidencję przebiegu takiego pojazdu. Koszty określa się tutaj wprawdzie w dalszym ciągu na podstawie dowodów potwierdzających ich poniesienie, niemniej są one ograniczone do limitu tzw. kilometrówki, czyli iloczynu faktycznie przejechanych służbowo kilometrów (a wynikających z zaprowadzonej ewidencji) oraz określonej ustawowo stawki za 1 km przebiegu pojazdu.

Warto też dodać, że na wydatki związane z parkowaniem samochodu, udokumentowane biletem z parkometru, kuponem, biletem jednorazowym, które nie zawierają danych przedsiębiorcy, należy sporządzić dowód wewnętrzny, do którego dołącza się powyższe dokumenty.

Jeżeli zaś podatnik ponosi wydatki na paliwo nabywane za granicą, może je dokumentować paragonami lub dowodami kasowymi. Na ich odwrocie powinien jednakże wpisać swoje dane oraz rodzaj zakupionego towaru.

Nocleg i wyżywienie oraz koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej

Pracownik, który korzystał z noclegu w podróży służbowej, niemniej nie okaże się dowodem zakupu takiej usługi, ma prawo do ryczałtu w określonej wysokości (chyba że przedłoży dokument zakupu). W przypadku przedsiębiorców sytuacja wygląda zgoła odmiennie. Ten koszty noclegu w podróży służbowej rozpoznaje wyłącznie w wysokości wynikające z faktury lub rachunku. Nie ma tutaj żadnych ryczałtów.

To samo tyczy się korzystania ze środków komunikacji miejscowej. Koszty takiego dojazdu również określa się wyłącznie w wysokości wynikającej z biletu za przejazd czy innego dowodu zewnętrznego określającego wartość poniesionych wydatków.

Zupełnie inaczej sprawa wygląda w przypadku wyżywienia w podróży służbowej przedsiębiorcy. Otóż może on zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodu ryczałtową wartość diety w wysokości diet przysługujących pracownikom.
Nie są natomiast kosztem faktycznie poniesione wydatki na wyżywienia, pomimo posiadania rachunków potwierdzających ich poniesienie.

Dokumentem będącym podstawą ujęcia w kosztach diety jest dowód wewnętrzny zwany rozliczeniem podróży służbowej.

Inne wydatki w wartości faktycznie poniesionej

Ponoszenie podczas podróży służbowej innych wydatków (które spełniają definicję kosztów podatkowych) są zaliczane do kosztów uzyskania przychodu na podstawie dowodów potwierdzających ich poniesienie. Są to m.in. koszty zakupu biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, koszty opłaty za bagaż w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem itp.