Wystawianie faktur przy usługach najmu w podatku VAT

Przeczytaj także: Najem nieruchomości prywatnej a VAT

Najem jest uregulowany w Kodeksie cywilnym. Zgodnie z jego art. 659 §1 przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

Na tle podatku VAT oczywiście najem jest traktowany jako odpłatne świadczenie usług, zaś podstawą opodatkowania jest tutaj wspomniany już wyżej czynsz (pomniejszony o należny VAT).

Podatnik trudniący się najmem może korzystać ze zwolnienia z uwagi na obroty. Warto w tym miejscu też dodać, że prowadzony na własny rachunek najem nieruchomości o charakterze mieszkalnym na cele mieszkalne jest z tego podatku zwolniony na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy. Stawki podatku są tutaj w związku z tym różne w zależności od statusu samego podatnika jak i konkretnej czynności.

Moment powstania obowiązku podatkowego

To, na który moment należy rozpoznać obowiązek podatkowy z tytułu świadczonych usług najmu, reguluje art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b) ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem w przypadku świadczenia na terytorium kraju m.in. usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, usług ochrony osób, usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, oraz usług stałej obsługi prawnej i biurowej - obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (reguła ta nie dotyczy jednak importu usług).

Wskazana wyżej reguła powstania obowiązku podatkowego ma zastosowanie jednakże jedynie wówczas, gdy faktura dokumentująca taką usługę zostanie wystawiona obowiązującym terminie, czyli najpóźniej w dniu płatności. Jeżeli z jakichś względów faktura zostanie wystawiona później, to upływ terminu płatności będzie determinował powstanie obowiązku podatkowego.

Wystawianie faktur dokumentujących usługi najmu

Jak zostało to już wyżej podkreślone, faktury dokumentujące usługi najmu, dzierżawy czy leasingu winny być wystawione najpóźniej z upływem terminu płatności. Mówi o tym art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT.

Dokumentu tego nie trzeba jednak wystawiać zawsze. Otóż jeżeli najemcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej - wynajmujący nie ma obowiązku jej wystawienia. Dodajmy w tym miejscu, że obowiązku wystawienia faktury dla osoby prywatnej nie ma nawet wówczas, gdy ta wystąpi z takim żądaniem. Nie ma jednakże regulacji, które w takim przypadku zabraniałyby dokument ten wystawić dobrowolnie (w tym także na żądanie najemcy), co jest też często spotykaną praktyką.

Faktury nie trzeba też wystawiać, gdy świadczona usługa najmu korzysta ze zwolnienia z VAT i to bez względu na to, kto jest nabywcą takiej usługi.

W sprawie wystawiania faktur VAT do usług najmu wypowiedział się m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 23.04.2015 r. nr IBPP1/4512-51/15/DK.

W rozpatrywanej sprawie podatnik wynajmował teren pod przyczepy kempingowe i korzystał ze zwolnienia z VAT z uwagi na obroty. W swojej odpowiedzi organ przytoczył m.in. art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, w myśl którego na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1,
2. sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118

-jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Organ wskazał iż ta regulacja wymaga wystawienia faktury przez podatnika bez względu na jego status (czynny lub zwolniony). Regulacja ta wyłącza przy tym obowiązek wystawienia faktur w przypadku czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy, czyli m.in. w stosunku do usług najmu czy dzierżawy).

W związku z powyższym w świetle przytoczonych regulacji podatnik, zarówno czynny jak i zwolniony z podatku VAT, nie jest obowiązany do wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, która dokumentuje usługę najmu czy dzierżawy.

Organ wyjaśnił przy tym, że nie ma przeszkód, aby w takiej sytuacji podatnik, wystawił fakturę zgodnie z przepisami podatku od towarów i usług dobrowolnie.

Jeśli jednak to uczyni, to dokument taki musi zawierać dane wymagane dla faktury i wtedy będzie uznawany za fakturę w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.

Jeżeli jednak podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w opisanych przypadkach, musi pamiętać, że data jej wystawienia będzie determinować powstanie obowiązku podatkowego w VAT (gdy jej wystawienie będzie miało miejsce przed upływem terminu płatności).