Czy trzeba wystawiać noty i faktury korygujące?

Przeczytaj także: Błędy formalne faktury nie pozbawiają prawa do odliczenia VAT

Podstawowym dokumentem służącym do korygowania błędów w wystawionej fakturze jest faktura korygująca. Może ona skorygować każdą nieprawidłowość występującą na dokumencie pierwotnym, od danych sprzedawcy czy nabywcy zaczynając, na wartościach liczbowych kończąc.

Fakturę korygującą wystawia podatnik dokonujący sprzedaży.

Dodatkowo błędy tzw. mniejszej wagi mogą być skorygowane poprzez wystawienie noty korygującej. Ten dokument wystawia nabywca.

Warto też dodać, iż zdaniem organów podatkowych noty korygującej nie można wystawić w przypadku całkowitej zmiany danych nabywcy.

Powstaje tutaj pytanie, czy każdorazowo przy błędach mniejszej wagi należy wystawić notę korygującą a nie fakturę korygującą? Nie ma takiego obowiązku. Wydaje się też, że wystawienie noty korygującej jest prawem podatnika. Jeżeli ten z niego nie skorzysta, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą, która naprawi błędy na dokumencie pierwotnym.

Stanowisko takie wyraził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 30.11.2015 r., nr IPPP1/4512-979/15-3/AŻ. We wniosku o wydanie tejże interpretacji zainteresowany spytał, czy w przypadku stwierdzenia błędu w danych adresowych nabywcy na fakturze ten może odmówić wystawienia noty korygującej oraz czy w takim stanie rzeczy sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę korygującą?

Organ podatkowy uznał, że w sytuacji, gdy na fakturze otrzymanej od dostawcy towaru, bądź świadczącego usługę – obok imienia i nazwiska wnioskodawcy i jego numeru identyfikacji podatkowej widnieją błędne dane adresowe - zainteresowany może wystawić notę korygującą, która skoryguje adres widniejący na otrzymanej fakturze, ale także może odmówić wystawienia noty korygującej.

Powołując się na przepisy regulujące wystawianie faktur korygujących organ poparł także podatnika w drugiej kwestii. Otóż sprzedawca w razie podania na fakturze nieprawidłowych danych nabywcy, w tym nieprawidłowych danych adresowych ma obowiązek wystawienia faktury korygującej z prawidłowymi danymi nabywcy, w tym prawidłowymi danymi adresowymi. - oczywiście o ile pomyłka taka nie została sprostowana notą korygującą.

Organy podatkowy wypowiedział się tutaj w jeszcze jednej, bardzo istotnej kwestii - czyli ważności dokumentu-faktury zawierającej błędy formalne.

Dyrektor warszawskiej izby uznał mianowicie, że jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują jedynie tzw. wadliwości mniejszej wagi, to nie ma podstawy do ich kwestionowania wyłącznie z powodu wspomnianych błędów adresowych. W związku z tym, chociaż faktury VAT, w których nabywca figuruje z błędnym adresem, nie spełniają wymogów określonych przepisami prawa, nie można uznać, że zawierają one błędy, które nie pozwalają na rzeczywiste odzwierciedlenie przebiegu zdarzeń gospodarczych.

Można w związku z powyższym przyjąć, że faktury z takimi błędami nie powinny pozbawiać nabywcy prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Na zakończenie dodajmy, że w przypadku wystawienia noty korygującej na sprostowanie błędów formalnych, ta wymaga akceptacji wystawcy faktury. Akceptacja taka może przyjąć dowolną formę, w tym także być dorozumiana.

Jak bowiem podkreślił Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 8.11.2013 r., nr ILPP2/443-773/13-2/MR, brak sprzeciwu kontrahenta co do treści takiej noty może być traktowany jako zaakceptowanie przez niego tej treści. W rozpatrywanej sprawie jednakże wnioskodawca umieszczał na nocie odpowiednią informację o skutkach braku sprzeciwu.

„(...) z uwagi na fakt, że Zainteresowany na nocie korygującej zamieszcza określoną adnotację o skutkach braku reakcji na otrzymaną notę, uznać należy, że wystawca faktury ma świadomość, że w przypadku niewyrażenia sprzeciwu (braku akceptacji) dla noty w sposób dorozumiany ją zaakceptuje. Sugeruje to zatem, że brak wyrażenia sprzeciwu lub brak zaakceptowania noty korygującej przez kontrahenta Wnioskodawcy (tj. nieprzekazania wiadomości za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej, czy też za pośrednictwem telefonu, albo w jakikolwiek inny sposób) oznacza, że nota korygująca została zaakceptowana (...)."