Prywatny samochód osobowy wykorzystywany w firmie na PKPiR

Przeczytaj także: Kilometrówka 2014 gdy (nie) firmowy samochód osobowy

Przedsiębiorcy ci jednakże nie zawsze decydują się na wprowadzenie takiego składnika majątku do swojej firmy. To bowiem co do zasady wiązałoby się z wykazaniem z tej firmy przychodu z ewentualnej sprzedaży takiego pojazdu. Pozostawiają go zatem w majątku prywatnym przy założeniu, że samochód będzie wykorzystywany zarówno służbowo jak i prywatnie.

Powyższe rozwiązanie wywołuje jednakże określone konsekwencje. Pierwszą z nich jest brak zaliczenia do kosztów wydatków związanych z zakupem takiego samochodu, a więc amortyzacji. Tej podlegają bowiem jedynie te składniki majątku, które zostały uznane za środki trwałe i wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Po wtóre, aby wydatki związane z eksploatacją takiego samochodu stały się kosztem, musi być zaprowadzona ewidencja przebiegu pojazdu.


Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje bowiem, że kosztami uzyskania przychodów nie są poniesione wydatki (z pewnym wyjątkiem, dla nas nieistotnym) z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Dane, które powinny znaleźć się w ewidencji, wprost wymienia ustawa.

W związku z tym przedsiębiorca, który zdecyduje się wykorzystywać w prowadzonej firmie swój prywatny samochód osobowy, musi do niego zaprowadzić wskazaną ewidencję oraz określić wartość tzw. kilometrówki, czyli iloczyn liczby służbowo przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu danego pojazdu.

Nie ta wartość podlega jednakże ujęciu w kosztach uzyskania przychodu. Tutaj bowiem znaleźć się mogą jedynie wydatki faktycznie poniesione na eksploatację takiego samochodu, a nie szacunkowe. Wydatki te określa się na podstawie dowodów potwierdzających ich poniesienie (z reguły będą to faktury wystawione w myśl przepisów ustawy o podatku od towarów i usług). Limit kilometrówki określa jedynie górną granicę tych wydatków, które mogą trafić do kosztów uzyskania przychodu.

Dodatkowo podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są zobowiązani sporządzać miesięczne zestawienie wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu do celów służbowych (pkt 13 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

To na podstawie tego zestawienia, po zakończeniu miesiąca, wydatki te są wpisywane w kolumnie 13 księgi po stronie kosztów.

Wydatki w wartości netto czy brutto?

Pytanie to często nurtuje podatników. Czy przy liczeniu poniesionych wydatków (do limitu kilometrówki) brać pod uwagę wartość brutto czy wartość netto i w jakich wartościach ujmować wydatki we wskazanym zestawieniu?

Otóż jeżeli podatnik korzysta ze zwolnienia z podatku VAT, w związku z czym od dokonywanych zakupów tego podatku nie może odliczyć, powinien uwzględniać je na potrzeby zaliczania do kosztów uzyskania przychodu w wartościach brutto.
Jeżeli natomiast przysługuje mu częściowe odliczenie podatku naliczonego, wydatki te na potrzeby podatku dochodowego rozpoznaje w wartości netto powiększonej o niepodlegającą odliczeniu kwotę podatku VAT.