Usługi gastronomiczne w kosztach firmy: faktura zakupu to za mało

Przeczytaj także: Usługi gastronomiczne a koszty uzyskania przychodu

Podatnik, aby udokumentować wydatki związane z organizacją spotkań biznesowych z kontrahentami, poza przedstawieniem dowodu poniesienia kosztu w postaci faktury, powinien również posiadać inne dokumenty umożliwiające w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo - skutkowego wydatków poniesionych tytułem usług gastronomicznych z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzające ich racjonalność. Zaznaczenia bowiem wymaga, iż to na podatniku ciąży obowiązek należytego udokumentowania poniesionych wydatków.

Należy podkreślić, iż stosownie do aktualnego stanowiska organów podatkowych, w przypadku usług gastronomicznych, nabywanych przy okazji spotkań z kontrahentami, posiadane dowody nie mogą ograniczać się do faktur (rachunków) stwierdzających wysokość poniesionych wydatków (por. np. interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach: z 12.12.2014 r., znak IBPBI/1/415-1075/14/ESZ; z 12.12.2014 r., znak IBPBI/1/423-35/14/ESZ oraz z 14.04.2015 r., znak IBPBI/1/4511-49/15/ESZ).

Przedstawione stanowisko znajduje potwierdzenie również w innych interpretacjach, zgodnie z którymi za prawidłowe należy uznać potwierdzanie organizacji spotkania nie tylko fakturą zakupu, ale również innymi dokumentami wewnętrznymi, takimi jak podpisane umowy handlowe, ustalone pisemne warunki rzeczowe dostaw i usług, protokół ze spotkania, czy oświadczenie o odbytym spotkaniu (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12.12.2014 r., znak IBPBI/2/423-1353/14/SD).

Powyższe koresponduje również ze stanowiskiem NSA wyrażonym w wyroku z 17.06.2013 r., sygn. akt II FSK 702/11, w którym NSA, w kontekście prawidłowego dokumentowania usług gastronomicznych, stwierdza, że: „(…) ze względu na konieczność indywidualnej oceny każdego przypadku ponoszenia przez podatnika tego rodzaju wydatków, które mogą zostać zaliczone do kosztów reprezentacji na podatniku spoczywa obowiązek szczególnej dbałości o ich udokumentowanie oraz wskazanie okoliczności im towarzyszących”.

Nawiązując do zaprezentowanego powyżej orzeczenia NSA, przedstawiciele doktryny prawa podatkowego uznają, iż podatnicy, aby udokumentować poniesione wydatki na usługi gastronomiczne, mają do wyboru przeprowadzanie dowodów w oparciu o swoje oświadczenia albo o dokumenty podpisane przez uczestników spotkań w lokalach gastronomicznych. Nadto wskazują, iż przykładem dowodu, który redukuje ryzyko wzywania na świadków kontrahentów i klientów przedsiębiorcy celem weryfikowania przez organy podatkowe poniesienia przez podatnika kosztu (co w realiach kontaktów biznesowych może być negatywnie odbierane) jest protokół ze spotkania, w którym jego uczestnicy potwierdzą, że miało ono charakter biznesowy i dotyczyło negocjacji, prezentacji oferty, współpracy, marketingu.

Podsumowując, podatnik celem potwierdzenia wydatków poniesionych tytułem usług gastronomicznych związanych z organizacją spotkań z kontrahentami nie może ograniczać się do dowodów w postaci faktur (rachunków) stwierdzających wysokość poniesionych wydatków. Aby ograniczyć ryzyko zakwestionowania zaliczenia ww. wydatków w koszty uzyskania przychodów, konieczne jest również posiadanie przez podatnika innych dowodów potwierdzających cel spotkania oraz jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.