Podróż służbowa samochodem pracownika: opłata za autostradę

Przeczytaj także: Diety za podróż służbową w kosztach uzyskania przychodu

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w odpowiednich przepisach (tzw. kilometrówka).

O powyższym traktuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Co ważne, przepisy tego rozporządzenia zobowiązują pracodawcę do zwrotu szeregu wydatków związanych z taką podróżą służbową. Jego §4 dodaje przy tym, że pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 25.08.2014 r. nr ILPB1/415-532/14-4/AMN wskazał przy tym, że „(…) zwrot pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej – na warunkach wskazanych w ww. rozporządzeniu – poniesionych – oprócz kosztów przejazdu – kosztów za przejazd płatną autostradą czy poniesionych kosztów w postaci opłat parkingowych, będzie przychodem tego pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże zwolnionym z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kwota zwolnienia z tego tytułu nie jest wliczana do kwoty zwolnienia limitowanego, dotyczącego kosztów samego przejazdu (tzw. kilometrówki). To oznacza, że kwota zwrotu tych wydatków nie rodzi obowiązku opodatkowania, a co za tym idzie na Wnioskodawcy nie ciąży obowiązek pobrania od ww. kwot zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.(…)”

Niestety od strony kosztowej sytuacja nie jest już tak korzystna dla pracodawcy. Tutaj bowiem, nie tylko fiskus, ale i sądy administracyjne uważają, że zwrot takich opłat stanowi podatkowy koszt pracodawcy w ramach tzw. kilometrówki, jako wydatek związany z używaniem nie-firmowego samochodu. Konkluzje takie są wyciągane na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W przepisach tych bowiem ustawodawca mówi o wydatkach ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności, nie definiując jednocześnie tego pojęcia. Zarówno organy podatkowe jak i sądy uważają, że ma ono szerszy zakres, niż jedynie koszty eksploatacji.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 07.06.2013 r. sygn. akt II FSK 1945/11 wyjaśnił: „(…) To, że ze wskazanych w skardze kasacyjnej, wydanych na podstawie Kodeksu pracy rozporządzeń wynika, iż pracodawca zwraca pracownikowi koszty przejazdu według ustalonego w innym rozporządzeniu przelicznika, a także inne odpowiednio udokumentowane koszty, w żadnej mierze nie świadczy, iż takie same zasady obowiązują w zakresie kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym.

Całkowicie odmienny jest bowiem kształt i cel tych przepisów, a zwrot kosztów przejazdów - o czym mowa w tych rozporządzeniach - nie jest w żaden sposób równoznaczny z kosztami, ponoszonymi z tytułu używania samochodu, o czym stanowi art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) u.p.d.o.p., co dawałoby asumpt do twierdzenia, że ograniczeniami, wynikającymi z tego przepisu w zakresie zaliczania do kosztów uzyskania przychodów, nie są objęte inne udokumentowane wydatki związane z używaniem samochodu w trakcie podróży służbowej.(…)”

Reasumując, zwrot pracownikowi kosztów z tytułu korzystania w podróży służbowej, odbywanej własnym samochodem, z płatnych odcinków dróg czy parkingów stanowi wprawdzie dla niego przychód, niemniej jest on zwolniony z podatku dochodowego.

U pracodawcy jednakże zwrot taki stanowi koszt uzyskania przychodu w ramach tzw. kilometrówki, jako wydatek związany z używaniem prywatnego samochodu. W związku z powyższym nie może być uwzględniany w kosztach w wysokości faktycznie poniesionej.