Nieprawidłowy wydatek w kosztach = odsetki podatkowe i kara z kks-u?

Przeczytaj także: Usługi cateringowe: (nie)odliczony VAT a koszty podatkowe

Szeroki wachlarz wydatków możliwych do rozliczenia

Przedsiębiorcy chętnie korzystają z opcji rozliczenia w firmowych kosztach wydatków związanych z prowadzoną działalnością. Dzieje się tak dlatego, że im wyższe koszty, tym niższy podatek do zapłaty.

Trzeba jedynie udowodnić, że wydatki służą uzyskaniu przychodu lub utrzymaniu (zabezpieczeniu) jego źródła. Obowiązek udowodnienia, że poniesiony i zaksięgowany koszt spełnia te kryteria spoczywa na przedsiębiorcy. Dodatkowo zakup powinien zostać odpowiednio udokumentowany, czemu zazwyczaj służy po prostu faktura.

Błędne rozliczenie wydatku w kosztach

Brzmienie definicji kosztów uzyskania przychodów sprawia, że niekiedy staje się ona polem różnych interpretacji urzędników oraz przedsiębiorców. W praktyce może więc dojść do sytuacji, że rozliczony zostanie wydatek, co do którego nie było takiej możliwości.

Niezależenie z czego wynika błędne zakwalifikowanie wydatku, przedsiębiorca powinien liczyć się z jego konsekwencjami.

Konsekwencje zależą od wysokości niezapłaconego podatku

Podstawowym następstwem zapisania w kosztach błędnego wydatku jest konieczność zapłaty odsetek od zaległości podatkowych. Ważna informacja jest taka, że odsetki są naliczane od momentu, w którym przedsiębiorca zobligowany był zapłacić podatek (nie od chwili ujawnienia pomyłki).

Nie ma obowiązku zapłaty odsetek, jeśli ich wysokość nie przekracza równowartość 3-krotności opłaty pobieranej przez Pocztę Polską za „traktowanie przesyłki listownej jako poleconej”. Obecnie jest to 2,90 zł, co sprawia, że odsetek nie trzeba płacić jeżeli wynoszą 8,70 zł lub mniej.

Przedsiębiorca może spotkać się również z pewnymi konsekwencjami karnoskarbowymi. Postępowanie właściciela firmy może zostać uznane za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe. Wszystko zależy od tego jak wysoka jest kwota niezapłaconego podatku. Jak wygląda to w praktyce?

Przepisy przewidują dwa rodzaje grzywien. Wyższe oczywiście grożą za czyny zakwalifikowane jako przestępstwo skarbowe. Tutaj grzywny liczone są w stawkach dziennych. Ostateczną decyzję podejmuje sąd ustalając wysokość dziennej stawki oraz liczbę stawek. Minimalna wysokość grzywny za przestępstwo skarbowe wynosi 583,33 zł, zaś maksymalna 16 mln 800 tys. zł.

W przypadku wykroczeń, wysokość grzywny określana jest kwotowo. Najniższa możliwa grzywna to 175 zł, a najwyższa 35 tys. zł. Za wykroczenie przedsiębiorcy może grozić także mandat. Z tym, że jego wysokość nie może przekraczać 2-krotności minimalnej płacy (3,5 tys zł).

Jak postąpić przy błędnym zaliczeniu wydatku do kosztów?

Poza poniesieniem konsekwencji wynikających z wrzucenia w koszty nieprawidłowego wydatku, przedsiębiorca musi naprawić swój błąd. Sposób postępowania zależny jest od tego, kiedy zakup znalazł się w kosztach firmy.

1. Jeżeli pomyłka odnosi się do wydatku poniesionego w obecnym roku podatkowym, a przedsiębiorca nie złożył jeszcze PIT, to wystarczy usunąć koszt z KPiR oraz zapłacić zaległy podatek wraz z odsetkami.
2. W przypadku, gdy błędny koszt dotyczy roku, za który przedsiębiorca złożył już zeznanie, to poza działaniami wskazanymi w powyższym punkcie, należy również złożyć korektę rocznego zeznania podatkowego.
3. Po upływie 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku nie trzeba nic robić. Na przedsiębiorcy nie ciąży już bowiem żadna odpowiedzialność.

Arkadiusz Caryk,