Tylko elektroniczna księga podatkowa? - tak ale z wydrukami

Przeczytaj także: Księga przychodów i rozchodów w wersji elektronicznej

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów „papierowo” do lamusa odchodziło już w latach 90-tych ubiegłego wieku, zwłaszcza gdy dokumenty były powierzane biuru rachunkowemu. Ręczne zapisywanie kart księgi było bowiem z jednej strony bardzo czasochłonne, z drugiej zaś nietrudno było tutaj o błędy i pomyłki (głównie rachunkowe). Wymagało ono także dużo większej uwagi jak i wiedzy wypełniającego.

Dlatego też nie dziwi fakt, że papierowe wypełnianie księgi podatkowej wyparły księgi w formie elektronicznej. Tutaj większość operacji na liczbach wykonuje komputer (poczynając od sumowania poszczególnych kwot, na wyliczeniu podatku i tworzeniu niezbędnych zestawień kończąc). Programy komputerowe często też domyślnie podpowiadają w której kolumnie księgi jakie wartości wpisywać, pozwalają także na tworzenie schematów księgowań czy tworzeniu baz kontrahentów (co znacznie skraca czas poświęcany na wprowadzanie danych).

Procedura postępowania wygląda w ten sposób, że użytkownik (w postaci czy to przedsiębiorcy, jego pracownika czy też zewnętrznego księgowego) wprowadza niezbędne dane do programu komputerowego, po czym drukuje księgę do zbroszurowanej formy papierowej, którą dopina do dokumentów źródłowych. Wydruk taki jest niezbędny. Czytając przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi pojawiają się jednak niekiedy wątpliwości, czy obok niego nie należy zaprowadzić także ręcznie dodatkowej księgi w wersji papierowej?

Z pytaniem takim zwróciła się do fiskusa podatniczka prowadząca biuro rachunkowe m.in. w zakresie usługowego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wszystkie niezbędne ewidencje prowadzi ona z zastosowaniem licencjonowanego programu komputerowego. We wniosku wskazała, że wykorzystywany przez nią program spełnia wymagania określone w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia księgi w zakresie korzystania z technik informatycznych przy prowadzeniu tego typu ewidencji, jak też zapewnia wydrukowanie księgi wg obowiązującego wzoru.

Zdaniem organu podatkowego wystarcza elektroniczny wydruk księgi

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 10.03.2015 r. nr IBPBI/1/415-1486/14/BK wskazał, że nie ma przeszkód, aby podatkowa księga przychodów i rozchodów była prowadzona w formie elektronicznej. Niemniej po zakończeniu miesiąca należy ją wydrukować, co wynika wprost z przepisów prawa.

Organ podatkowy wskazał, że jeżeli prowadzona przez podatniczkę przy zastosowaniu technik informatycznych podatkowa księga przychodów i rozchodów spełnia wymogi rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi, jest ona prowadzona z uwzględnieniem zasad wynikających z treści tego rozporządzenia, w szczególności określonych w § 31 a dotyczących terminów sporządzania jej wydruków oraz program, którym podatnik się posługuje posiada określoną na piśmie szczegółową instrukcję obsługi, to podatniczka nie jest obowiązana do prowadzenia dodatkowej ewidencji księgowej w formie papierowej.

Podsumowując jeżeli księga jest prowadzona komputerowo zgodnie z przepisami rozporządzenia, wystarczające jest sporządzenie jej papierowego wydruku. Niestety nie jest tutaj możliwe ograniczenie się jedynie do przechowywania danych (księgi) tylko w formie elektronicznej. Jeżeli jednak program nie umożliwia wydrukowania księgi wg odgórnie ustalonego wzoru, na podstawie sporządzonego z niego wydruku należy przenieść ręcznie do (dodatkowej) „papierowej” wersji księgi podsumowania takiego wydruku do odpowiednich kolumn księgi.