Tylko szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdu w podatku VAT

Przeczytaj także: Wykup z leasingu i sprzedaż samochodu osobowego w podatku VAT

Spółka wystąpiła o wydanie interpretacji podatkowej, w której wskazała, że w prowadzonej działalności gospodarczej zamierza używać samochody, które zostaną uznana za wykorzystywane wyłącznie służbowo. Samochody takie mogą jednego dnia pokonywać bardzo krótkie odległości, np. przejazdy w ramach jednej miejscowości do sklepu, urzędu czy na pocztę. Jednego dnia pojazd może pokonywać nawet kilkadziesiąt takich przejazdów, zaś jego powrót nastąpi dopiero pod koniec danego dnia.

Dlatego też spółka zadała pytanie, czy ewidencja przebiegu pojazdu określona w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, będzie mogła być traktowana jako prowadzona prawidłowo, jeżeli na udokumentowanie wielu takich krótkich przejazdów zostanie w niej wprowadzony jeden zapis obejmujący opis trasy jako nazwa miejscowości wyjazdu oraz powrotu (gdzie może to być tylko jedna miejscowość, np. „K-K”) i łączny cel wyjazdu (a także pozostałe elementy wymagane przepisami prawa)?

Zdaniem spółki taki zapis będzie wystarczający. Nie ma bowiem przeciwskazań, aby za jednokrotne wykorzystanie pojazdu można uznać wyjazd w kilka różnych miejsc w obrębie jednego dnia aż do momentu, gdy samochód przestanie być używany przez określonego kierowcę.

Z takim stanowiskiem nie zgodził się organ wydający interpretację wskazując, że potwierdzenie wykorzystywania pojazdu do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej podatnika nie powinno wzbudzać wątpliwości.

Zdaniem organu wydającego interpretację dla samochodu wykonującego w danym dniu bardzo wiele krótkich przejazdów, w ewidencji przebiegu pojazdu należy dla każdej trasy dokonać odrębnych wpisów. Zapis dotyczący opisu trasy i celu wyjazdu musi zapewnić rzetelność prowadzonej ewidencji, w związku z czym musi być na odpowiednio wysokim poziomie szczegółowości. Dlatego też konieczne tutaj jest dokonanie odrębnego wpisu każdej trasy przejazdu pojazdu przez oznaczenie celu wyjazdu oraz opisu trasy wyjazdu (np. poprzez wskazanie adresu sklepu, urzędu czy poczty).

Spór ostatecznie trafił do sądu, który przyznał rację organom podatkowym.

WSA uznał, że w opisanej sytuacji wskazanie w rubryce dotyczącej opisu trasy jedynie miejscowości (w postaci np. zapisu „K-K”) jest zbyt enigmatyczne. W takim przypadku nie sposób bowiem ustalić, czy rzeczywiście realizowany był wyłącznie cel z którym ustawa o VAT wiąże prawo do pełnego odliczenia podatku VAT.
Przy wielu krótkich przejazdach w ramach jednej miejscowości, prawidłowy opis trasy powinien zawierać adresy miejsc, do których dany pojazd się udawał.

Sąd podkreślił, że w opisanym stanie faktycznym wpisanie jedynie miejscowości wyjazdu i przyjazdu (przykładowo „K-K”) oraz łącznego celu, bez ścisłego określenia miejsca, gdzie cel ten był realizowany, może doprowadzić do wpisywania dowolnej ilości przejechanych kilometrów, w której będzie ukrywane wykorzystywanie samochodu do celów prywatnych, a co byłoby nie do zweryfikowania przy ewentualnej kontroli podatkowej.

Ewidencja przebiegu pojazdu i zasady używania pojazdów służą różnym celom

W przytoczonym wyroku WSA w Rzeszowie zwrócił uwagę na jeszcze jedną bardzo istotną rzecz, a tyczącą się dokumentacji potwierdzającej jedynie służbowy użytek pojazdów.

Otóż zasady używania pojazdów samochodowych stanowią swego rodzaju deklaracje odpowiedniego korzystania z samochodów. Prawdziwość tych deklaracji następnie weryfikowana jest na podstawie zapisów w ewidencji przebiegu pojazdu.
Ewidencja taka winna być na tyle klarowna, jasna i czytelna, aby nie budziła żadnych wątpliwości. Jeżeli te wystąpią, podatnik może zostać pozbawiony pełnego prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Jak czytamy w orzeczeniu, „(…)w sposób kazuistyczny nie da się z góry określić jak każdy przypadek wykorzystania pojazdu powinien być wpisany do ewidencji przebiegu pojazdu. W każdym konkretnym przypadku taki wpis winien być wszelako na tyle czytelny aby pozwalał zweryfikować czy taki użytek był bezpośrednio powiązany z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, a jednocześnie wykluczał wykorzystanie dla celów prywatnych. Od okoliczności danego wypadku będzie więc często zależało czy wyjazd samochodu należącego do Spółki zarejestrowanego wyłącznie na potrzeby prowadzonej przez nią działalności gospodarczej będzie ewidencjonowany pod jednym wpisem czy w rozbiciu na kilka wpisów, co może być prawidłowe i w jednym i w drugim przypadku, byleby dokonane zapisy w ewidencji przebiegu pojazdu wykluczały użycie pojazdu do celów nie związanych z działalnością gospodarczą.(…)”