Jak wybrać solidne biuro rachunkowe dla swojej firmy?

Przeczytaj także: Komu się opłaca outsourcing usług księgowych?

Skutki deregulacji

Deregulacja zawodów związanych z księgowością spowodowała, że praktycznie każdy może usługowo prowadzić księgi rachunkowe i ewidencje podatkowe, sporządzać deklaracje podatkowe i udzielać porad podatkowych. Ustawa zlikwidowała proces wydawania certyfikatu księgowego i obwarowała tę usługę jedynie posiadaniem pełnej zdolności do czynności prawnych, niekaralnością za przestępstwa gospodarcze i księgowe oraz posiadaniem ubezpieczenia OC. Zniknęło więc łatwe do sprawdzenia, obiektywne kryterium, które wyróżniało profesjonalistów w rachunkowości.

Powstało więc pytanie: Jakie wybrać biuro rachunkowe i czym się kierować w jego wyborze? Poniżej w punktach przedstawiam najważniejsze kryteria wyboru, stosunkowo łatwe do zastosowania.

1. Atmosfera w biurze rachunkowym
   
   Zwykle od razu się ją wyczuwa i najczęściej ma na nią wpływ właściciel. Jeżeli pracownicy są zestresowani, stłamszeni, to nie będą swojej pracy wykonywać prawidłowo. Pojawienie się problemów, pomyłek i błędów jest niemal pewne.
   W takiej atmosferze trudniej również o szersze spojrzenie na firmę klienta ze strony pracowników biura rachunkowego oraz inicjatywę w poszukiwaniu korzystnych rozwiązań optymalizacyjnych. Prawdopodobnie braknie im motywacji, by wyjść poza ściśle wyznaczone obowiązki związane z prowadzeniem ksiąg i ewidencji.
2. Ład i porządek
   
   Należy zwrócić uwagę na to, jak wyglądają stanowiska pracy. Jeżeli na biurkach znajdują się stosy papierów, to znaczy, że pracownicy nie panują nad dokumentacją klientów. To również jest potencjalnym źródłem błędów.
3. System ERP
   
   Dobrze, by biuro rachunkowe miało wdrożony system komputerowy klasy ERP. Nowoczesne systemy pozwalają przedsiębiorcy na kontakt z księgami on-line, czyli na przeglądanie ich w dowolnym czasie, np. na tablecie. Dobrze wdrożony system pozwala na wyliczenie podatku dochodowego oraz VAT w każdym momencie. Daje szerokie możliwości raportowania, tworzenia bilansów i zestawień. Pozwala szybko przeanalizować przychody, zobowiązania, przepływy pienieżne i daniny publiczno-prawne.
   Znaczna liczba biur rachunkowych bazuje na programach starszych, takich jak Symfonia lub nawet na programach DOS-owych. Systemy te są przestarzałe i czasochłonne. Są sygnałem, że biuro technologicznie nie rozwija się. Jeśli przyczyna jest finansowa, to może oznaczać, że biuro jest źle zarządzane. Jeśli jest nią niechęć wobec zmian, powstaje wątpliwość czy w innych ważnych kwestiach (np. przepisów prawnych) firma jest na bieżąco.
4. Zdalne przekazywanie dokumentacji
   
   Ważnym elementem jest wdrożony system skanowania dokumentów. Dziś, aby dokumenty zostały zaksięgowane nie trzeba wysyłać oryginałów lub kopii tradycyjną pocztą. Nowoczesne biuro rachunkowe powinno mieć wdrożony system OCR (Optical Character Recognition) służący do rozpoznawania i sczytywania danych, czyli bezpośredniego zapisywania ich do systemu księgowego z zeskanowanych dokumentów. Przyspiesza on i ułatwia prowadzenie ksiąg rachunkowych, ale również zmniejsza ryzyko popełnienia błędu w trakcie ręcznego wprowadzania danych.
5. Controling
   
   Nowoczesne biuro rachunkowe charakteryzuje wdrożony system controlingu, dzięki któremu zarząd ma możliwość sortowania danych wedle swojego uznania.
   Dobre biuro rachunkowe, to nie tylko prawidłowe rozliczanie podatków, prawidłowa prezentacja danych w sprawozdaniu finansowym, czy też przyjęcie pełnej odpowiedzialność cywilnej za prowadzenie ksiąg. Te usługi są usługami standardowymi. Controling natomiast umożliwia wyciągnięcie danych, które pozwolą na podjęcie racjonalnych decyzji przez zarząd oraz wdrożenie skutecznej strategii rozwoju. Właśnie ta możliwość stanowi przewagę konkurencyjną wobec przedsiębiorców podejmujących decyzje intuicyjnie. Wiadomym jest, że nie tylko brak informacji o rynku, ale także brak informacji o własnym przedsiębiorstwie stanowi barierę rozwoju małych i średnich przedsiębiorstw.
6. Wielospecjalistyczny zespół
   
   Biuro powinno być zespołem wysokiej klasy specjalistów zarówno z wąskich dziedzin jak i posiadających szeroki zakres kompetencji. Najlepiej by w jego skład wchodzili:
   • księgowi – pełniący rolę opiekunów klienta, posiadający wiedzę operacyjną, od których zaangażowania zależy współpraca klienta z biurem rachunkowym,
   • doradcy podatkowi – ich zadaniem jest zoptymalizowanie obciążeń podatkowych, ściśle współpracują z księgowymi; wyłączną domeną osób z uprawnieniami doradców podatkowych jest reprezentowanie podatników w postępowaniu przed organami administracji publicznej i w sądzie w sprawach z podatkowych, celnych i z zakresu egzekucji administracyjnej.
   • adwokaci, radcy prawni – te osoby pomogą w zawiłych problemach formalno-prawnych,
   • biegli rewidenci – osoby te stanowią nadzór i gwarancję prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych,
   • specjaliści ds. controlingu – to osoby zajmujące się obróbką danych na potrzeby zarządzania przedsiębiorstwem,
   • informatycy –dbający o archiwizowanie i bezpieczeństwo danych,
   • wdrożeniowcy – dzięki nim księgowość prowadzona jest efektywniej; pozwalają w pełni wykorzystać system ERP.
   
   Wbrew pozorom takie zespoły możemy znaleźć nie tylko w dużych, wielospecjalistycznych kancelariach księgowo-podatkowych, ale również w mniejszych biurach rachunkowych. Jeśli nawet nie wszyscy specjaliści są dostępni na miejscu, zatrudnieni na etacie, to ważne, by biuro na stałe z nimi współpracowało przy obsłudze klientów.
7. Biznes społecznie odpowiedzialny
   
   Ważna jest społeczna odpowiedzialność biznesu, czyli zaangażowanie właściciela i pracowników biura w działalność społeczną np. na rzecz środowiska biznesowego, studentów lub lokalnej społeczności. Zwiększa to ich poczucie odpowiedzialności za jakość świadczonych usług i poziom etyczny.