Prowadzenie ksiąg rachunkowych: jak liczyć limit?

Przeczytaj także: Dla kogo księgi rachunkowe w 2012 r.?

1 200 000 euro – to limit przychodu, którego przekroczenie w danym roku podatkowym powoduje, że firma w roku następnym obligatoryjnie musi prowadzić księgi rachunkowe. Limit ten należy przeliczyć po średnim kursie NBP z dnia 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy. W przeliczeniu na złote polskie na rok 2014 wynosi on 5 059 560 (kurs średni NBP na dzień 30 września 2013 r. wynosił 4,2163 zł). Firmy, które w roku 2013 wskazany limit przychodu przekroczyły, obecnie muszą prowadzić księgi rachunkowe. Przy niższym przychodzie mogą zaś stosować podatkową księgę przychodów i rozchodów (przy rozliczaniu podatku dochodowego od uzyskanego dochodu) bądź też dobrowolnie prowadzić pełną księgowość. Wybór taki przysługuje przy tym jedynie osobom fizycznym, spółkom cywilnym osób fizycznych, spółkom jawnym osób fizycznych, spółkom partnerskim oraz spółdzielniom socjalnym.

Przychód przychodowi nierówny
Wskazane wyżej obowiązki wynikają z ustawy o rachunkowości. Mówi ona także, o jaki przychód tutaj chodzi. Otóż przy ustalaniu limitu należy uwzględniać przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy. Ustawa ta wskazuje przy tym, że towary to rzeczowe aktywa obrotowe nabyte w celu odprzedaży w stanie nieprzetworzonym, produkty to zaś rzeczowe aktywa obrotowe (w postaci wyrobów i usług) zdatne do sprzedaży lub w toku produkcji.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości we wskazanym limicie nie uwzględnia się przychodów ze sprzedaży materiałów, pozostałych przychodów operacyjnych czy zysków nadzwyczajnych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych odsyła zaś co do zasady do ustawy o rachunkowości. Art. 24a tej ustawy wskazuje mianowicie, że osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości (czyli 1 200 000 euro).

Problem jednak w tym, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi o przychodach w rozumieniu art. 14, a więc określonych w niej przychodach z pozarolniczej działalności gospodarczej. Tym samym ustawa podatkowa w zakresie określenia wysokości limitu, po przekroczeniu którego występuje obowiązek prowadzenia ksiąg, odsyła do ustawy o rachunkowości, jednakże samą wartość przychodów nakazuje ustalić zgodnie z jej art. 14.

Tutaj zaś katalog przychodów jest określony bardzo szeroko. Otóż za przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Przychodem z działalności gospodarczej są również m.in.:

1. przychody z odpłatnego zbycia wykorzystywanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą oraz przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej składników majątku będących:
   a) środkami trwałymi,
   b) składnikami majątku, o których mowa w art. 22d ust. 1, z wyłączeniem składników, których wartość początkowa ustalona zgodnie z art. 22g nie przekracza 1.500 zł,
   c) wartościami niematerialnymi i prawnymi
   - ujętych w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w tym także przychody z odpłatnego zbycia składników majątku wymienionych w lit. b, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu użytkowego lub udziału w takim prawie nieujętych w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (z wyłączeniem niektórych nieruchomości mieszkalnych);
2. dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych;
3. różnice kursowe;
4. otrzymane kary umowne;
5. odsetki od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością;
6. wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań (z pewnym wyłączeniem), w tym z tytułu zaciągniętych kredytów (pożyczek), z wyjątkiem umorzonych pożyczek z Funduszu Pracy;
7. wartość zwróconych wierzytelności, które zostały odpisane jako nieściągalne albo na które utworzono rezerwy zaliczone uprzednio do kosztów uzyskania przychodów;
8. kwota podatku od towarów i usług:
   a) nieuwzględniona w wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających amortyzacji, lub
   b) dotycząca innych rzeczy lub praw niebędących środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi, o których mowa w lit. a
   - w tej części, w jakiej dokonano korekty powodującej zwiększenie podatku odliczonego zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług;
9. wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń,
10. przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz z innych umów o podobnym charakterze, składników majątku związanych z działalnością gospodarczą;
11. otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej;

Jak nietrudno zauważyć, przepisy podatkowe określają większy zakres przychodów, które należy brać pod uwagę przy ustalaniu przychodu, po przekroczeniu którego konieczne jest prowadzenie ksiąg rachunkowych (jak chociażby zaliczane do pozostałych przychodów operacyjnych przychody ze sprzedaży środków trwałych, czy części otrzymanych kar umownych).

Z reguły zatem przychód określony zgodnie z przepisami podatkowymi, który należy brać pod uwagę przy ustalaniu obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych będzie większy aniżeli ten, który wynika z prawa bilansowego. Niemniej możliwe jest wystąpienie także sytuacji odwrotnej. Pamiętajmy bowiem że przychody bilansowe mogą być wyższe od podatkowych o np. nadwyżkę dodatnich różnic kursowych nad ujemnymi, wynikającą z wyceny bilansowej (gdy dla potrzeby podatku dochodowego różnice te są ustalane metodą podatkową) czy o odsetki od należności naliczone a jeszcze niezapłacone (te bowiem podatkowo będą przychodem dopiero z chwilą zapłaty).

Który zatem przychód brać pod uwagę? Wydaje się, że za każdym razem istotny jest przychód wyższy. Wzięcie pod uwagę przychodu niższego, który jednocześnie nie będzie powodował obowiązku prowadzenia ksiąg (gdy przychód wyższy taki obowiązek będzie nakładał), wiąże się bowiem z naruszeniem bądź to przepisów prawa podatkowego bądź bilansowego.