Samochód osobowy: koszty gdy dodatkowe zestawienie w KPiR

Przeczytaj także: Kilometrówka a koszty uzyskania przychodu firmy

Powyższych obowiązków wymagają obydwie ustawy o podatku dochodowym, z tym że PIT jest tutaj bardziej rygorystyczny niż CIT (odnosi się bowiem do wszystkich samochodów nieuznanych za środki trwałe firmy, w tym także aut prywatnych przedsiębiorcy). I tak art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi, że wydatki związane z używaniem na potrzeby firmy samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych (w tym też stanowiącego własność przedsiębiorcy) mogą zostać uznane za podatkowe koszty uzyskania przychodu wyłącznie do limitu, którego wysokość określa tzw. kilometrówka i to pod warunkiem, że podatnik prowadzi ewidencję przebiegu takiego pojazdu (która jest niezbędna w celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu, a dokładniej ilości kilometrów przejechanych w celach służbowych). Kilometrówka stanowi tutaj iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu pojazdu.

Przypomnijmy że stawki za 1 km przebiegu pojazdu określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:

• do 900 cm³ - stawka ta wynosi 0,5214 zł,
• powyżej 900 cm³ - stawka ta wynosi 0,8358 zł.

Ewidencja przebiegu pojazdu winna przy tym zawierać co najmniej następujące elementy: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, kwota wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika.

Trzeba przy tym bezwzględnie pamiętać, że w razie braku wskazanej ewidencji, wydatki związane z używaniem danego samochodu na potrzeby działalności gospodarczej nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodu.

Do wydatków związanych z używaniem samochodu zalicza się przy tym nie tylko wydatki na paliwo, części zamienne, płyny, oleje, usługi remontowe czy konserwacyjne, ale także wydatki na przejazdy autostradami czy parkingi. Nie mieści się tutaj jednak czynsz najmu takiego pojazdu.

Obok ewidencji przebiegu dodatkowa ewidencja wydatków
Ewidencja przebiegu pojazdów i wyliczona na jej podstawie kilomterówka, a także dowody potwierdzające poniesienie kosztu (w postaci chociażby faktur czy paragonów za autostrady) mogą się przy tym okazać niewystarczające, aby wydatki związane z danym „niefirmowym” samochodem osobowym zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Jak bowiem wskazuje pkt 13 załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w kolumnie 13 księgi po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków.

Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Jeżeli zatem wystąpi sytuacja, w której wydatki związane z używaniem takiego pojazdu do celów firmowych będą niższe od kilometrówki za dany okres, cała wartość poniesionych wydatków może zostać uznana za koszt podatkowy. Gdyby jednak wydatki takie były wyższe od kilometrówki, nadwyżka ponad jej limit nie będzie stanowiła kosztów uzyskania przychodów w danym okresie. Niemniej nadwyżkę tę podatnik będzie mógł uwzględnić w kosztach następnych okresów danego roku podatkowego, jeżeli limit ustalony kilometrówką na to pozwoli.

Warto wiedzieć
Z dniem 01 kwietnia 2014 r. ustawodawca zmienił definicję samochodu osobowego. Obecnie jest to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:
a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

• klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
• z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

b) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
c) pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

• agregat elektryczny/spawalniczy,
• do prac wiertniczych,
• koparka, koparko-spycharka,
• ładowarka,
• podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
• żuraw samochodowy,

d) pojazdu samochodowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług.