Programy komputerowe jako wartości niematerialne i prawne

Przeczytaj także: Znak towarowy: amortyzacja wartości niematerialnej i prawnej

Na wstępie trzeba jednak przypomnieć, iż na potrzeby podatku dochodowego inaczej są rozliczane wydatki na programy użytkowe, a inaczej na oprogramowanie systemowe (a więc systemy operacyjne). Te ostatnie bowiem są zaliczane do wartości początkowej komputera (tudzież zestawu komputerowego), jako że bez oprogramowania systemowego komputer w zasadzie nie może spełniać swoich zasadniczych funkcji. Przyjmuje się zatem, że oprogramowanie takie jest konieczne do kompletności i zdatności do użytku składnika majątku w postaci komputera (zestawu komputerowego). Ma to dosyć istotne znaczenie. Skoro bowiem system operacyjny podnosi wartość początkową komputera, może się okazać że ten stanie się środkiem trwałym który trzeba będzie amortyzować (poprzez przekroczenie wartości początkowej w wysokości 3 500 zł) podczas gdy sam sprzęt komputerowy miał wartość niższą. Z drugiej strony nie ma przeszkód, aby mali podatnicy czy też podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą dokonali jednorazowej amortyzacji takiego środka trwałego.

Oprogramowanie jako licencja bądź prawa autorskie
Zakup gotowego, typowego oprogramowania, w postaci chociażby pakietów biurowych czy programów do projektowania itd., stanowi zakup odpowiedniej licencji. Licencje zaś są w ustawie o podatku dochodowym traktowane jako wartości niematerialne i prawne. Podobnie traktowany jest zakup oprogramowania dedykowanego, opracowanego na zamówienie danej firmy. W tym przypadku jednakże nabywana jest nie licencja a prawo autorskie, które także stanowi WNiP.

Licencje, czy programy będące przedmiotem praw autorskich, zaliczane są do wartości niematerialnych i prawnych, gdy spełniają kilka warunków:

• zostały nabyte,
• nadają się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania,
• przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok,
• są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Jak nietrudno zauważyć, warunki uznania danego prawa za wartość niematerialną i prawną są bardzo zbliżone do środków trwałych. Niemniej, w odróżnieniu od środków trwałych, wartości niematerialne i prawne można jedynie nabyć – nie da się natomiast ich wytworzyć we własnym zakresie (o czym mówi pierwszy z przytoczonych warunków).

WNiP są przy tym jedynie te programy komputerowe, które mają firmie służyć przez okres dłuższy niż rok czasu. W związku z tym, jeżeli licencja na program komputerowy czy też zakupione prawo autorskie miałyby być wykorzystywane w firmie przez okres krótszy, nie będą one stanowiły wartości niematerialnych i prawnych, zaś wydatki związane z ich nabyciem będą podlegać bezpośredniemu zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Jak ustalić wartość początkową?
W zakresie określenia wartości początkowej WNiP stosuje się te same przepisy, co przy ustalaniu wartości początkowej środków trwałych. Trzeba jedynie pamiętać, że WNiP nie można wytworzyć, w związku z czym nie będą tutaj stosowane regulacje dotyczące kosztu wytworzenia.

Z reguły wejście w posiadanie licencji czy też prawa autorskiego w postaci programu komputerowego będzie następować w ramach odpłatnego nabycia. W takim przypadku wartością początkową WNiP będzie cena nabycia rozumiana tak samo, jak na potrzeby środków trwałych. Będzie to zatem cena należna zbywcy powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania programu do używania w postaci chociażby wydatków na instalację i uruchomienie programu komputerowego, opłaty notarialne, skarbowe i inne, odsetki, prowizje. Elementem wartości początkowej nie będzie VAT naliczony podlegający odliczeniu. Jeżeli zaś zakup takiej wartości niematerialnej i prawnej był rozliczany w walucie obcej, to cenę nabycia trzeba skorygować o różnice kursowe naliczone do dnia przekazania takiego niematerialnego składnika majątku firmy do używania.

Warto przy tym pamiętać, że do wartości początkowej oprogramowania komputerowego nie wlicza się wydatków związanych ze szkoleniem pracowników w ramach obsługi tego oprogramowania. Wymienione w poprzednim zdaniu stanowią bowiem wydatki na podwyższenie kwalifikacji zawodowych pracowników, co potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach.

Amortyzacja oprogramowania komputerowego
Podobnie jak w przypadku środków trwałych, także wydatki na nabycie wartości niematerialnych i prawnych co do zasady nie podlegają bezpośredniemu zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów lecz poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane przez odpowiedni okres czasu od wartości początkowej.

Tutaj także ustawodawca określił próg 3 500 zł – jeżeli wartość początkowa danego programu komputerowego tej kwoty nie przekroczy, może zostać odniesiona bezpośrednio w ciężar kosztów uzyskania przychodu bądź też podlegać amortyzacji w czasie. Powyżej tej wartości WNiP musi być bezwzględnie amortyzowana.

W przypadku odpisów amortyzacyjnych rozłożonych w czasie również zasady ich naliczania są analogiczne do tych, które obowiązują przy środkach trwałych. Co za tym idzie, amortyzację nalicza się począwszy od miesiąca następującego po tym, w którym WNiP została oddana do użytkowania i wprowadzona do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Konieczne jest tutaj określenie odpowiedniej stawki amortyzacyjnej, przy czym inaczej aniżeli w przypadku środków trwałych, przy WNiP ustawodawca nie określił odgórnie wysokości tych stawek lecz wskazał minimalne okresy, przez które WNiP winny być amortyzowane. Okres amortyzacji od licencji na programy komputerowe oraz praw autorskich nie może być krótszy niż 24 miesiące.

Należy przy tym pamiętać, że oprogramowanie komputerowe trzeba amortyzować metodą liniową. Nie jest przy tym możliwe skorzystanie tutaj z tzw. amortyzacji jednorazowej – ta jest bowiem zarezerwowana jedynie dla określonych środków trwałych.